Operations Executive

- Hỗ trợ công tác thư ký cho CEO (20%)
- Sắp xếp lịch họp, điều phối meeting của CEO với các phòng ban và đối tác
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, in ấn và trình ký theo yêu cầu
- Kiểm tra, rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ trước khi trình ký
- Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần (quà tặng, tài liệu, setup) cho các buổi làm việc nội bộ và đối ngoại
- Theo dõi và nhắc việc các đầu mục công việc CEO giao
- Hỗ trợ vận hành & điều phối công việc khối Operations (80%)
- Báo cáo & phân tích vận hành
- Tổng hợp và xây dựng các báo cáo theo dõi hiệu quả hoạt động của các phòng ban (Logistics, Procurement, HR, S&OP ...)
- Phân tích dữ liệu từ các báo cáo định kỳ, phát hiện vấn đề (bottleneck, delay, underperformance...)
- Đưa ra các cảnh báo và đề xuất cải thiện phù hợp
- Quản lý & theo dõi công việc liên phòng ban
- Ghi nhận nội dung họp (MoM), tổng hợp và theo dõi tiến độ các đầu việc
- Tracking các task quan trọng của các phòng ban (đặc biệt các task do CEO giao)
- Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo công việc được triển khai đúng timeline
- Theo dõi và tổng hợp các vấn đề tồn đọng
- Xây dựng hệ thống & chuẩn hóa vận hành
- Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, chính sách và tài liệu vận hành
- Tham gia thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý công việc (Planner, báo cáo, dashboard...)
- Chuẩn hóa các form, template và cách thức vận hành giữa các phòng ban
- Hỗ trợ Assistant Operation Manager
- Hỗ trợ triển khai các dự án cải tiến vận hành nội bộ
- Tham gia phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình
- Thực hiện các công việc khác theo phân công
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại Học các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế hoặc liên quan
- Kiến thức và kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ 3 năm trở lên ở các vị trí: Executive Assistant / Operation Executive / Business Analyst, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành FMCG
- Tư duy logic, phân tích tốt
- Kỹ năng tổng hợp, làm báo cáo (Excel, PowerPoint)
- Có khả năng theo dõi và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc với nhiều phòng ban
- Có khả năng đọc hiểu và phân tích dữ liệu vận hành
- Có mindset về quy trình
- Chủ động, không chờ giao việc
Quyền lợi được hưởng
- Laptop
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Đồng phục
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương