Operations Executive

1. Hỗ trợ công tác thư ký cho CEO (20%)
Sắp xếp lịch họp, điều phối meeting của CEO với các phòng ban và đối tác
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, in ấn và trình ký theo yêu cầu
Kiểm tra, rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ trước khi trình ký
Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần (quà tặng, tài liệu, setup) cho các buổi làm việc nội bộ và đối ngoại
Theo dõi và nhắc việc các đầu mục công việc CEO giao
2. Hỗ trợ vận hành & điều phối công việc khối Operations (80%)
a. Báo cáo & phân tích vận hành
Tổng hợp và xây dựng các báo cáo theo dõi hiệu quả hoạt động của các phòng ban (Logistics, Procurement, HR, S&OP …)
Phân tích dữ liệu từ các báo cáo định kỳ, phát hiện vấn đề (bottleneck, delay, underperformance…)
Đưa ra các cảnh báo và đề xuất cải thiện phù hợp
b. Quản lý & theo dõi công việc liên phòng ban
Ghi nhận nội dung họp (MoM), tổng hợp và theo dõi tiến độ các đầu việc
Tracking các task quan trọng của các phòng ban (đặc biệt các task do CEO giao)
Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo công việc được triển khai đúng timeline
Theo dõi và tổng hợp các vấn đề tồn đọng
c. Xây dựng hệ thống & chuẩn hóa vận hành
Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, chính sách và tài liệu vận hành
Tham gia thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý công việc (Planner, báo cáo, dashboard…)
Chuẩn hóa các form, template và cách thức vận hành giữa các phòng ban
d. Hỗ trợ Assistant Operation Manager
Hỗ trợ triển khai các dự án cải tiến vận hành nội bộ
Tham gia phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình
Thực hiện các công việc khác theo phân công
Trình độ:
Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại Học các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế hoặc liên quan
Kinh nghiệm:
Kiến thức và kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ 3 năm trở lên ở các vị trí: Executive Assistant / Operation Executive / Business Analyst,  ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành FMCG
Kiến thức/Kỹ năng/Thái độ:
Tư duy logic, phân tích tốt
Kỹ năng tổng hợp, làm báo cáo (Excel, PowerPoint)
Có khả năng theo dõi và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc
Kỹ năng giao tiếp và làm việc với nhiều phòng ban
Có khả năng đọc hiểu và phân tích dữ liệu vận hành
Có mindset về quy trình
Có khả năng đọc hiểu và phân tích dữ liệu vận hành
Có mindset về quy trình
Chủ động, không chờ giao việc
Ngành nghề: Bán hàng / Kinh doanh, Bán lẻ / Bán sỉ, Thực phẩm & Đồ uống
Kinh nghiệm: 3 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh