Nhân Viên Hỗ Trợ Bán Hàng (Sales Admin)

I. THÔNG TIN CHUNG

• Chức danh vị trí: Nhân viên Hỗ trợ Bán hàng (Sales Admin)
• Bộ phận làm việc: Phòng Kinh doanh / Phòng Thương mại
• Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Kinh doanh / Giám đốc Điều hành

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Vị trí Nhân viên Sales Admin đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa đội ngũ kinh doanh, khách hàng và các bộ phận nội bộ nhằm đảm bảo quy trình vận hành bán hàng diễn ra thông suốt, chính xác và hiệu quả. Đồng thời, vị trí này hỗ trợ kiểm soát công nợ bán hàng, quản lý nguồn hàng hóa tại kho và tối ưu hóa các dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ bền vững với đối tác.

III. MÔ TẢ NHIỆM VỤ CHI TIẾT

1. Hỗ trợ Hoạt động Bán hàng & Vận hành Đơn hàng

• Xử lý đơn hàng: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và xử lý nhanh chóng, chính xác các đơn hàng từ khách hàng, đại lý hoặc nhà phân phối.
• Quản lý thông tin đối tác: Cập nhật, lưu trữ và bảo mật dữ liệu khách hàng; phân loại nhóm đối tác để áp dụng chính xác các chính sách bán hàng, chiết khấu và chương trình khuyến mãi đã được phê duyệt.
• Soạn thảo & Quản lý văn bản: Soạn thảo, theo dõi tiến độ ký kết và quản lý hệ thống văn bản, hợp đồng thương mại, báo giá, hóa đơn cùng các chứng từ pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh: Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ kinh doanh, cung cấp kịp thời các tài liệu, catalog, thông tin sản phẩm và công cụ cần thiết để hỗ trợ tối đa việc thúc đẩy doanh số.
• Hỗ trợ Tiếp thị & Khuyến mãi: Tham gia lập kế hoạch, chuẩn bị hậu cần và phối hợp triển khai các chiến dịch tiếp thị, quảng cáo hoặc các chương trình khuyến mãi bán hàng theo định kỳ.

2. Quản lý Kế toán Bán hàng, Công nợ & Kho hàng (Phối hợp)

• Theo dõi và Kiểm soát công nợ: Theo dõi sát sao tình hình dư nợ của từng khách hàng; chủ động nhắc nhở, đôn đốc và phối hợp thu hồi công nợ đến hạn/quá hạn, đảm bảo dòng tiền lưu thông đúng quy định.
• Hỗ trợ quản lý kho hàng: Giám sát số lượng hàng hóa tồn kho định kỳ, đối chiếu số liệu xuất - nhập - tồn với bộ phận vận chuyển/kho vận để đảm bảo nguồn cung ứng luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Đối chiếu số liệu tài chính: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán tổng hợp để đối chiếu số liệu hóa đơn, chứng từ doanh thu và các khoản chiết khấu thương mại một cách minh bạch.

3. Chăm sóc Khách hàng & Báo cáo Hiệu suất

• Giải đáp & Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận các yêu cầu, phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại từ khách hàng; trực tiếp giải quyết trong phạm vi quyền hạn hoặc điều phối đến bộ phận liên quan để xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ thủ tục mua bán: Hỗ trợ và hướng dẫn đối tác hoàn thiện các thủ tục mua bán, quy trình thanh toán cũng như các chính sách hậu mãi sau bán hàng.
• Lập báo cáo định kỳ: Định kỳ (tuần/tháng/quý) hoặc đột xuất lập báo cáo tổng hợp tiến độ bán hàng, báo cáo doanh số chi tiết, phân tích tình hình biến động thị trường để tham mưu cho cấp trên.
• Các công việc khác: Thực hiện các công việc hành chính phát sinh và các nhiệm vụ khác thuộc phòng kinh doanh theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

Yêu cầu ứng viên

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính, Thương mại hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Kế toán bán hàng hoặc các vị trí hỗ trợ thương mại tương đương.
• Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt năng lực xử lý số liệu trên Excel/Google Sheets phải từ mức Khá trở lên (biết sử dụng các hàm quản lý, lọc dữ liệu, làm báo cáo).
• Lợi thế công nghệ: Có khả năng ứng dụng và khai thác tốt các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) như ChatGPT, Gemini... để tối ưu hóa việc soạn thảo văn bản, viết email thương mại và xử lý thông tin hành chính nhanh chóng.
• Kỹ năng mềm: Giao tiếp tự tin, mạch lạc, có khả năng lắng nghe và xử lý tình huống khéo léo; khả năng phối hợp làm việc nhóm tốt.
• Phẩm chất cá nhân: Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ trong việc quản lý số liệu và chứng từ; có tinh thần trách nhiệm, chịu khó, chủ động học hỏi và chịu được áp lực công việc cao.
• Sức khỏe: Sức khỏe tốt, đảm bảo đáp ứng được tiến độ công việc và cường độ xử lý đơn hàng lớn trong các giai đoạn cao điểm.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập & Thưởng: Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm làm việc (lương cứng + thưởng hiệu suất/thưởng doanh số theo quy định công ty).
• Chế độ đãi ngộ: Được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và các quyền lợi lao động theo đúng Luật Lao động Việt Nam hiện hành.
• Lộ trình thăng tiến: Xét duyệt tăng lương định kỳ dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất công việc (KPIs).
• Môi trường & Đào tạo: Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, thân thiện; được tạo điều kiện học hỏi, tiếp cận công nghệ mới (AI) và các khóa đào tạo nội bộ nâng cao nghiệp vụ.
• Phúc lợi khác: Thưởng các ngày lễ tết, quà sinh nhật, tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty.