Nhân Viên Chứng Từ

1. Mục Tiêu Công Việc

Đảm bảo dòng chảy chứng từ hàng hóa (Hóa đơn, Phiếu xuất kho, PO...) được xử lý chính xác, kịp thời gian giao hàng và thu hồi đầy đủ sau giao hàng. Hỗ trợ cập nhật dữ liệu hệ thống (AX) và phối hợp với các bên liên quan (Vận tải, Kho, Sales, QC) để xử lý các sự cố phát sinh.

2. Nhiệm Vụ Chi Tiết

A. Xử Lý Chứng Từ Xuất Hàng & Bàn Giao (Pre-delivery)

• Chuẩn bị chứng từ đợt 1 (8:00) & đợt 2:
  • Tải dữ liệu E-invoice/Phiếu xuất kho từ hệ thống AX.
  • Xuất file PDF từ trang hóa đơn điện tử (VNPT), phân loại theo Nhà vận tải/Khách hàng.
  • In ấn, sắp xếp chứng từ, kẹp cùng các giấy tờ yêu cầu khác (PO, Lệnh điều động, Phiếu nhập...).
• Kiểm soát điều kiện giao hàng:
  • Lọc và kiểm tra các đơn hàng chưa đủ tiêu chuẩn (Sai giá, thiếu PO, lỗi hệ thống...) và thông báo cho bộ phận liên quan (Ordering, Điều phối).
  • Tạo Booking cho các khách hàng MT (Circle K, GS25...) và gửi thông báo cho Vận tải.
  • Tạo form xuất hàng theo yêu cầu đặc thù của từng khách (Taseco, Duy Anh...).
• Bàn giao: Thực hiện bàn giao chứng từ thực tế cho Tài xế/Đơn vị vận tải có ký nhận xác nhận.

B. Thu Hồi & Xử Lý Chứng Từ Sau Giao Hàng (Post-delivery)

• Kiểm tra chứng từ hoàn về:
  • Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (Chữ ký, mộc khách hàng).
  • Đối chiếu với Báo cáo xuất hàng để xác định các đơn thiếu/thất lạc.
• Nhập liệu & Lưu trữ:
  • Nhập liệu thông tin thu hồi lên File theo dõi tổng hợp và hệ thống AX.
  • Scan và upload chứng từ của các khách hàng đặc thù (Co.op, Ký gửi...) lên ổ đĩa chung.
  • Tạo phiếu trả kế toán (TO, SO) và phân loại chứng từ để lưu trữ/chuyển kế toán.
• Xử lý sự cố chứng từ:
  • Theo dõi, nhắc nhở vận tải về các hóa đơn đến hạn/quá hạn chưa hoàn về.
  • Phối hợp xử lý trường hợp thất lạc chứng từ (Gửi mail file mềm, hỗ trợ in lại để đi ký lại).

C. Quản Lý Dữ Liệu Hàng Hóa & Hỗ Trợ Kho (Data & QC Support)

• Cập nhật Master Data (Hàng mới về):
  • Thực hiện đo đạc, cân (Dimensions/Weight) từng mã hàng mới (SKU) và kiểm tra đối chiếu với thông số từ Marketing.
  • Upload/Import thông số chính xác lên hệ thống AX.
• Đánh giá & Phân loại hàng hóa:
  • Kiểm tra, phân loại hàng hóa theo tiêu chuẩn (Level 2 vs Level 3).
  • Phối hợp với QC để đánh giá hàng nằm giữa các tiêu chuẩn, dán tem VTA nếu đạt.
  • Tạo biên bản chuyển hàng, gửi email xác nhận cho Inventory để chuyển location trên hệ thống.
  • Giám sát xử lý sự cố: giám sát tiến độ sửa chữa hàng lỗi, đặc biệt đối với các lô hàng số lượng lớn cần huy động thêm nhân sự thời vụ.

D. Xử Lý Khiếu Nại & Sự Cố Giao Hàng (Exception Handling)

• Theo dõi các đơn hàng sự cố (Hư hỏng/Thiếu hàng) đặc biệt với khách Key Account (Lotte, Circle K...).
• Hướng dẫn Vận tải quy trình xử lý, theo dõi hàng trả về (RSO).
• Thực hiện các thủ tục xuất hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn mới và gửi chứng từ đi ký lại trong thời hạn cam kết (5-7 ngày).

E. Báo Cáo

• Báo cáo tổng hợp chứng từ Pending/Đã trả.
• Báo cáo số lượng hàng chuyển loại (Lv3 sang Lv2).

Báo cáo các lỗi vận hành: Sai giá, thiếu tem, hàng không đạt chuẩn..

Yêu cầu ứng viên

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Kế toán, Logistics hoặc Quản trị kinh doanh.
• Kinh nghiệm: Có ít nhất 6 tháng - 1 năm kinh nghiệm tại vị trí Admin kho, Admin vận tải hoặc xử lý chứng từ/kế toán bán hàng.
• Kỹ năng tin học:
  • Thành thạo Excel (Hàm tra cứu, lọc dữ liệu, Pivot table cơ bản).
  • Ưu tiên ứng viên từng sử dụng phần mềm ERP (Microsoft Dynamics AX là một lợi thế lớn) và phần mềm hóa đơn điện tử (VNPT).
• Kỹ năng mềm:
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực (Rất quan trọng vì liên quan đến hóa đơn tài chính).
  • Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt để làm việc với Tài xế và các phòng ban.
  • Chịu được áp lực về thời gian (deadline giao hàng/xuất hóa đơn).

Quyền lợi được hưởng

• Tham gia đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN
• Gói bảo hiểm sức khỏe Generali cao cấp
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động
• Lương, thưởng hiệu quả công việc
• Quà sinh nhật, quà quốc tế thiếu nhi
• Du lịch, team building gắn kết thành viên
• 12 ngày phép năm
• Các phúc lợi khác