Nhân Viên Admin Hành Chính

+ Nhận cuộc gọi đến:
- Trả lời và chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.
- Ghi nhận thông tin từ các cơ quan nhà nước và chuyển cho người phụ trách.
+ Chào đón và hỗ trợ khách đến văn phòng
+ Quản lý thư từ:
- Nhận và phân phối thư/ bưu phẩm từ bên ngoài gửi về.
- Phối hợp chuyển thư nội bộ giữa tòa nhà Centec và Opal (hai văn phòng Công ty)
- Hỗ trợ kiểm tra kết quả giao nhận thư.
- Liên hệ Sagawa để gửi thư/ tài liệu sang Nhật.
+ Đặt mua các loại văn phòng phẩm như: dụng cụ văn phòng, con dấu, nước uống, mực in các loại, thuốc tây,...
+ Quản lý hệ thống kiểm soát ra vào với bên Secom:
- Quản lý thẻ ra vào.
- Cập nhật dữ liệu thẻ lên hệ thống (nếu phát sinh)
- Lập báo cáo hàng tháng về hoạt động ra vào.
- Thông báo cho Secom về nhân viên làm việc ngoài giờ để tránh kích hoạt hệ thống báo động.
+ Kiểm tra bảng kê của các nhà cung cấp, thực hiện thanh toán trên phần mềm E-office và cung cấp giải trình chi phí (nếu cần)
+ Quản lý thiết bị và tài sản văn phòng: quản lý, phối hợp sửa chữa/ mua mới, xử lý thanh lý tài sản.
+ Lưu trữ hồ sơ Intersky:
- Đặt thùng lưu kho theo yêu cầu của các phòng ban.
- Phối hợp quá trình gửi hồ sơ vào kho.
- Hỗ trợ các phòng ban trong việc lấy/ trả hồ sơ.
+ Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ
+ Làm việc với Ban quản lý tòa nhà để quản lý đăng ký gửi xe, đăng ký thi công, giao nhận hàng hóa ra/ vào tòa nhà, liên hệ xử lý các sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, đăng ký thông tin làm việc ngoài giờ.
+ Nhận, thực hiện và lưu File đóng/ mở khóa tủ.
+ Hỗ trợ trình hồ sơ xin chữ ký/ đóng đấu và theo dõi hồ sơ cho các phòng ban làm việc tại văn phòng Opal.
+ Quản lý thẻ taxi và thẻ thang máy: phân phát thẻ cho nhân viên và thu hồi khi không còn sử dụng, cập nhật dữ liệu, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan.
+ Hỗ trợ đặt phòng họp và xe công ty
+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
- Ưu tiên nam, tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học
- Có trình độ tiếng Anh cơ bản.
- Có khả năng giao tiếp và phản ứng nhanh.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Quản lý thời gian tốt và linh hoạt chủ động trong công việc
- Thành thạo MS Office.
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính là một lợi thế
- Có kiến thức trong lĩnh vực tài chính là một điểm cộng
- Biết tiếng Anh là một lợi thế
- Có khả năng làm việc dưới áp lực và làm việc nhóm tốt
- Năng động, chăm chỉ, trung thực, tự tin
- Thân thiện, có tinh thần cầu tiến, chủ động và có thể làm việc độc lập
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Nhân sự, Tài chính / Đầu tư
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh