HR Admin Executive

- Quản lý các dịch vụ hành chính bao gồm cơ sở vật chất văn phòng, bảo trì, hậu cần, vệ sinh, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, pantry, chỗ đậu xe, thẻ ra vào, phương tiện di chuyển (thẻ taxi, Grab/Xanh SM), danh thiếp và các dịch vụ nơi làm việc khác.
- Quản lý tài sản văn phòng, công cụ làm việc của nhân viên, đồng phục, SIM card, vật tư văn phòng, bộ chào mừng và đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng được bảo trì đúng cách.
- Chuẩn bị và xử lý các yêu cầu mua hàng (PR/PO), hợp đồng dịch vụ, gia hạn, quyết toán và thanh toán hàng tháng tuân thủ chính sách công ty.
- Quản lý nhà cung cấp, giám sát chất lượng dịch vụ, giải quyết các vấn đề vận hành và đảm bảo quản lý hợp đồng, chi phí hiệu quả.
- Phối hợp các chuyến công tác trong nước và quốc tế theo chính sách công ty.
- Hỗ trợ xác minh chi phí đi lại, yêu cầu bảo hiểm sức khỏe, xác nhận hóa đơn và quản lý ngân sách hành chính trong phạm vi AOP đã duyệt.
- Xác định và triển khai các sáng kiến để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và chi phí.
- Duy trì sự sạch sẽ, an toàn và tiêu chuẩn 5S tại nơi làm việc.
- Phối hợp hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, hoạt động gắn kết nhân viên và sự kiện công ty.
- Cung cấp dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp, quản lý hoạt động thư tín và chuyển phát nhanh, hỗ trợ onboarding nhân viên bằng cách sắp xếp chỗ làm việc, thẻ ra vào, bộ chào mừng và công cụ làm việc.
- Chuẩn bị báo cáo hành chính và cập nhật hoạt động.
- Xử lý các yêu cầu ad-hoc, hỗ trợ các dự án liên chức năng và thúc đẩy cải tiến liên tục để nâng cao hoạt động hành chính và trải nghiệm nhân viên.
Yêu cầu công việc
- Bằng cử nhân với ít nhất 3 năm kinh nghiệm về Hành chính, Hành chính Nhân sự hoặc vai trò liên quan.
- Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; kiến thức về SAP là một lợi thế.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp, đàm phán, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề tốt, có khả năng sử dụng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
- Hướng đến khách hàng, chủ động, tỉ mỉ và là người chơi trong đội nhóm với tinh thần trách nhiệm cao.
- Có khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc và phản ứng hiệu quả với các nhu cầu kinh doanh khẩn cấp, đồng thời liên tục thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí.
Quyền lợi được hưởng
- Thưởng: Lương tháng 13 và Thưởng thành tích năm (dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và cống hiến của nhân viên).
- Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ, thẻ bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên và vợ/chồng con.
- Nghỉ phép có lương: 15 ngày nghỉ phép năm, 5 ngày nghỉ chăm sóc gia đình, 1 ngày nghỉ sinh nhật.