GA Governance Manager

Job Purpose

This role is responsible for ensuring the General Agent office Network nationwide operates effectively and in compliance with the Company’s policies and Government regulations; Driving operational policy improvements through on-site observations, system feedback, and newly updated policies; Managing and monitoring financial processes and standards for all support expenses related to the Company’s corporate social responsibility initiatives; Serving as the focal point for organizing and supporting workshops and events that strengthen engagement between General Agency Directors (GAD) and the Company’s Executive Leadership.

Vị trí này có trách nhiệm đảm bảo Hệ thống văn phòng Tổng Đại lý trên toàn quốc vận hành hiệu quả, tuân thủ quy định của Công ty và Nhà nước; Triển khai hoạt động cải tiến các chính sách vận hành thông qua quan sát thực tế, các phản hồi từ hệ thống và chính sách mới cập nhật; Xử lý và theo dõi quy trình và quy chuẩn về tài chính cho tất cả chi phí hỗ trợ liên quan đến hoạt động thể hiện trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng; Đầu mối tổ chức, hỗ trợ các hội thảo và sự kiện kết nối giữa Giám đốc Tổng Đại lý (GAD) và Ban lãnh đạo Công ty.

Job Responsibilities

Ensure efficient and compliant operations of the nationwide GA network:

Đảm bảo Hệ thống văn phòng Tổng Đại lý trên toàn quốc vận hành hiệu quả, tuân thủ quy định:

Monitor Ensure the GA channel operates and is governed in accordance with Prudential Vietnam Assurance (PVA) and Group standards, as well as local regulatory requirements updated from time to time.

Đảm bảo kênh GA được vận hành và quản trị theo tiêu chuẩn và khuôn khổ cho phép của PVA và tập đoàn, chính quyền sở tại cập nhật theo từng thời điểm khác nhau.

Monitor compliance with internal policies and government regulations.

Giám sát theo dõi việc tuân thủ các quy chế, chính sách nội bộ và quy định của Nhà nước.

Conduct regular audits and evaluate operational effectiveness and compliance of the GA channel by developing audit plans with clear guidelines and full legal requirements.

Thực hiện các đợt kiểm toán thường xuyên và đánh giá tính hiệu quả hoạt động và tuân thủ của kênh GA thông qua việc lên kế hoạch kiểm toán theo yêu cầu với hướng dẫn rõ ràng, các yêu cầu pháp lý đầy đủ.

Ensure GA audits are completed on schedule and regularly, and that all transactions and activities comply with standard operating procedures, conventions, and authorized guidelines.

Đảm bảo công tác kiểm toán kênh GA được hoàn thành theo các thời điểm ấn định và có tính thường xuyên, tất cả các giao dịch và hoạt động tại kênh GA được thực thi trong phạm vi quy trình vận hành tiêu chuẩn, các qui ước, hướng dẫn và của bên có thẩm quyền.

Analyze audit findings, prepare comprehensive reports, and propose corrective actions to Management and Executive Leadership.

Phân tích các lỗi trong báo cáo kiểm toán, chuẩn bị báo cáo toàn diện và các đề xuất biện pháp khắc phục cho cấp Quản lý và Ban lãnh đạo.

Maintain effective communication with all internal and external stakeholders during the audit process.

Duy trì sợi dây liên lạc hiệu quả và tích cực với tất cả các bên liên quan ở nội bộ cũng như đối tác trong quá trình kiểm toán.

Support GA offices on governance-related issues.

Hỗ trợ GA liên quan đến các vấn đề về quản trị hệ thống văn phòng

Coordinate with Legal and Compliance teams to address violations and stay updated on regulatory changes.

Phối hợp với bộ phận pháp chế và tuân thủ để xử lý các trường hợp vi phạm và đảm bảo luôn cập nhật theo sát các thay đổi của Nhà nước.

Collaborate with relevant departments to engage with GA offices regarding operational matters.

Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc tiếp cận, trao đổi với hệ thống GA liên quan đến hoạt động vận hành của GAD và nhân viên GA.

Work with Data Analytics to collect reports on financial capacity and risk management.

Làm việc với bộ phận phân tích dữ liệu để thu thập các báo cáo liên quan đến năng lực tài chính và quản lý rủi ro.

Partner with various business units to ensure operational objectives and optimal, compliant use of budgets for GA offices in line with PVA’s strategy.

Phối hợp đa dạng các bộ phận nghiệp vụ để đảm bảo mục tiêu hoạt động và việc sử dụng ngân sách cho hệ thống VPTĐL hiệu quả, hợp lý hợp tình, tối ưu nhất và cũng tuân thủ yêu cầu và chiến lược của PVA

Giám sát theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu pháp chế và chính sách nội bộ.

Drive operational policy improvements for GA offices nationwide:

Triển khai hoạt động cải tiến các chính sách vận hành cho Hệ thống văn phòng Tổng Đại lý trên toàn quốc:

Proactively update Company and government policies to recommend appropriate operational changes.

Chủ động cập nhật các chính sách mới của Công ty và của Nhà nước để đề xuất các thay đổi phù hợp trong việc vận hành hệ thống GA.

Collect and consolidate feedback from GA offices through multiple channels (email, surveys, workshops, site visits, etc.).

Theo dõi và tổng hợp phản hồi từ hệ thống bằng việc thu thập phản hồi từ các văn phòng Tổng Đại lý thông qua nhiều kênh (email, khảo sát, hội thảo, thị sát thực tế,…).

Categorize feedback by issue type and coordinate with relevant departments for resolution (operations, processes, compensation policies, underwriting, HR, etc.).

Phân loại phản hồi theo các nhóm vấn đề để kết nối với các phòng ban liên quan giải quyết (Vận hành hệ thống, quy trình, chính sách thu nhập, thẩm định, nhân sự,…).

Assess priority and impact of each feedback item.

Đánh giá mức độ ưu tiên và tác động của từng phản hồi.

Establish a transparent and efficient feedback mechanism.

Xây dựng cơ chế tiếp nhận phản hồi nhanh và minh bạch.

Develop improvement plans based on feedback data.

Xây dựng kế hoạch cải tiến vận hành dựa trên dữ liệu phản hồi.

Coordinate with relevant departments to implement improvement projects across the network.

Phối hợp với các phòng ban liên quan để triển khai những dự án cải tiến vận hành trên toàn hệ thống.

Monitor progress and evaluate effectiveness post-implementation.

Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau triển khai để đảm bảo việc cải tiến được thực hiện hiệu quả.

Manage and monitor financial processes and standards for CSR-related expenses:

Xử lý và theo dõi quy trình và quy chuẩn về tài chính cho tất cả chi phí hỗ trợ liên quan đến hoạt động thể hiện trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng (CSR):

Develop and control financial processes for CSR activities.

Xây dựng và kiểm soát quy trình tài chính cho hoạt động thể hiện trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng (CSR)

Establish standards for budgeting, forecasting, and payment for CSR programs.

Thiết lập quy chuẩn về lập ngân sách, dự chi và thanh toán cho các chương trình CSR.

Track actual expenses against budgets and analyze variances.

Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách, phân tích chênh lệch nếu có.

Prepare regular reports for Executive Leadership on CSR budget utilization.

Chuẩn bị báo cáo cập nhật định kỳ cho Ban lãnh đạo về tình hình sử dụng ngân sách CSR.

Work with partners and vendors to ensure quality and effectiveness of CSR programs.

Làm việc với các đối tác, nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và hiệu quả chương trình.

Monitor progress and outcomes of CSR initiatives.

Giám sát tiến độ và kết quả thực hiện.

Ensure compliance with internal policies and legal requirements.

Đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật liên quan.

Serving as the focal point for organizing and supporting workshops and events that strengthen engagement between GAD and the Company’s Executive Leadership:

Đầu mối tổ chức, hỗ trợ các hội thảo và sự kiện kết nối giữa Giám đốc Tổng Đại lý (GAD) và Ban lãnh đạo Công ty:

Develop overall plans for workshops and events that foster engagement between GAD and Executive Leadership.

Xây dựng kế hoạch tổng thể cho các hội thảo, sự kiện kết nối GAD với Ban lãnh đạo.

Coordinate with relevant departments to define topics, content, speakers, and participants.

Cùng phối hợp với các phòng ban liên quan để xác định chủ đề, nội dung, diễn giả và đối tượng tham dự.

Manage stakeholders: internal teams, event partners, and vendors.

Điều phối các bên liên quan: nội bộ, đối tác tổ chức sự kiện, nhà cung cấp.

Ensure events are delivered on time, within budget, and meet quality standards.

Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách.

Collect post-event feedback to improve future events and address operational enhancements.

Thu thập phản hồi sau sự kiện để cải thiện cho các lần tổ chức tiếp theo và đồng thời thông qua đó để xử lý trả lời, cải tiến các hoạt động được hiệu quả hơn.

Report event outcomes to Executive Leadership.

Báo cáo kết quả sự kiện cho Ban lãnh đạo.

Wherever and whenever is required, backing up for Line manager, Head of GA Growth in any event of develop and maintain effective strategic relationships with GA directors, agency forces, customers, partners, and local authorities.

Hỗ trợ thay thế khi cần thiết cho Giám đốc Phòng Quản lý Hệ thống Văn phòng Tổng Đại lý bất kỳ thời điểm và địa điểm trong việc phát triển, duy trì các mối quan hệ chiến lược với các giám đốc VPTĐL, lực lượng đại lý, khách hàng, đối tác và cơ quan chính quyền địa phương.

Others: to be assigned by the Line manager or Company’s management (if any).

Các công việc khác được giao từ người quản lý trực tiếp (nếu có)

Qualifications and Experience:

Minimum of bachelor degree with more than 5 years .

Trình độ cử nhân trở lên với tối thiểu 5 năm kinh nghiệm.

Insurance distribution governance or Risk and Compliance experiences would be an advantage.

Ưu tiên kinh nghiệm về các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm, về quản trị hoặc rủi ro và tuân thủ.

Knowledge and skill:

Excellent knowledge of distribution and franchise model in Vietnam

Kiến thức sâu rộng về kênh phân phối và mô hình nhượng quyền tại Việt Nam.

Good understanding of Insurance and Vietnam market

Hiểu biết tốt về bảo hiểm và thị trường Việt Nam.

Passion for change and continual improvement and ability to effectively lead/drive change

Đam mê sự thay đổi, tinh thần cải tiến không ngừng và khả năng dẫn dắt, đương đầu với sự thay đổi.

Demonstrated ability in balancing business risk vis a vis efficiency a

Yêu cầu công việc

Qualifications and Experience:

Minimum of bachelor degree with more than 5 years .

Trình độ cử nhân trở lên với tối thiểu 5 năm kinh nghiệm.

Insurance distribution governance or Risk and Compliance experiences would be an advantage.

Ưu tiên kinh nghiệm về các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm, về quản trị hoặc rủi ro và tuân thủ.

Knowledge and skill:

Excellent knowledge of distribution and franchise model in Vietnam

Kiến thức sâu rộng về kênh phân phối và mô hình nhượng quyền tại Việt Nam.

Good understanding of Insurance and Vietnam market

Hiểu biết tốt về bảo hiểm và thị trường Việt Nam.

Passion for change and continual improvement and ability to effectively lead/drive change

Đam mê sự thay đổi, tinh thần cải tiến không ngừng và khả năng dẫn dắt, đương đầu với sự thay đổi.

Demonstrated ability in balancing business risk vis a vis efficiency and upholding standard of partner’s operations.

Thể hiện rõ nét về khả năng cân bằng giữa hiệu quả và rủi ro trong kinh doanh, khả năng nâng tầm tiêu chuẩn hoạt động cho các đối tác.

Strong knowledge of the principles Life & health insurance, risk and governance

Quyền lợi

• Thưởng: 13th salary and Performance bonus
• Chăm sóc sức khoẻ: Medical check-up
• Nghỉ phép có lương: 20 Annual leave day per year
  Birthday Leave