EVENT COORDINATOR

1. Lập kế hoạch & triển khai sự kiện
Phối hợp xây dựng kế hoạch triển khai cho từng sự kiện.
Theo dõi timeline, checklist và đảm bảo các đầu việc được thực hiện đúng tiến độ.
Chủ động làm việc với các phòng ban liên quan để thu thập thông tin và điều phối công việc.
Chuẩn bị đầy đủ các hạng mục phục vụ sự kiện: địa điểm, thiết bị, quà tặng, tài liệu, nhân sự, hậu cần…
2. Làm việc với đối tác
Tìm kiếm, làm việc và đàm phán với nhà cung cấp.
Lấy báo giá, so sánh phương án và đề xuất lựa chọn phù hợp.
Theo dõi hợp đồng, thanh toán và nghiệm thu với nhà cung cấp.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ trước, trong và sau sự kiện.
3. Điều phối hiện trường
Tham gia trực tiếp vận hành chương trình.
Phối hợp cùng MC, đơn vị thi công, kỹ thuật, nhân sự nội bộ và các đối tác để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản.
Chủ động xử lý các tình huống phát sinh tại hiện trường.
4. Quản lý ngân sách
Theo dõi chi phí thực hiện theo từng chương trình.
Kiểm soát ngân sách được giao.
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, đối chiếu chi phí và lưu trữ chứng từ.
5. Báo cáo & cải tiến
Thực hiện báo cáo tổng kết sau sự kiện.
Đánh giá hiệu quả chương trình, tổng hợp bài học kinh nghiệm.
Đề xuất các ý tưởng mới nhằm nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện.
Kiến thức & Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Marketing, Truyền thông, Quan hệ công chúng, Quản trị sự kiện hoặc các ngành liên quan.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện (ưu tiên làm in-house hoặc agency).
Đã từng tham gia triển khai các sự kiện quy mô từ 100 khách trở lên là lợi thế.
Kỹ năng
Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
Kỹ năng điều phối, giao tiếp và làm việc với nhiều đối tác.
Kỹ năng xử lý tình huống nhanh và linh hoạt.
Thành thạo Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word).
Có khả năng quản lý ngân sách và theo dõi chi phí.
Sẵn sàng đi công tác và làm việc ngoài giờ khi có sự kiện.
Ngành nghề: Tổ chức sự kiện, Quảng cáo / Đối ngoại / Truyền Thông, Tiếp thị / Marketing
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh