Customer Service Executive

Job Purpose

Đảm bảo toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi giao hàng được thực hiện chính xác, kịp thời và hiệu quả trên hệ thống SAP. Phối hợp chặt chẽ với Sales, Warehouse, Logistics, Finance và các bộ phận liên quan nhằm mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Key Responsibilities

1. Sales Order Processing

• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin đơn hàng từ đội ngũ Sales hoặc khách hàng.

• Tạo và xử lý Sales Order trên hệ thống SAP theo đúng quy trình và SLA.

• Kiểm tra tính chính xác của thông tin về mã hàng, giá bán, chương trình khuyến mãi, điều khoản thanh toán, địa điểm giao hàng và các điều kiện thương mại.

• Theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc tạo đến khi hoàn tất giao hàng.

• Xử lý các yêu cầu chỉnh sửa, hủy đơn hoặc thay đổi thông tin đơn hàng theo quy định.

2. Order Coordination

• Phối hợp với Warehouse để đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị và xuất kho đúng thời gian.

• Làm việc với Logistics nhằm đảm bảo kế hoạch giao hàng đúng tiến độ.

• Phối hợp với Finance trong các vấn đề liên quan đến công nợ, hạn mức tín dụng hoặc điều kiện thanh toán trước khi phát hành đơn hàng.

• Hỗ trợ Sales giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng.

3. Customer Service Support

• Cập nhật tình trạng đơn hàng cho khách hàng và đội ngũ Sales.

• Giải đáp các thắc mắc liên quan đến đơn hàng, thời gian giao hàng và tình trạng tồn kho.

• Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan đến quá trình xử lý đơn hàng, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp.

4. SAP Data Management

• Đảm bảo dữ liệu đơn hàng trên SAP luôn đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy trình.

• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan trên SAP như Delivery, Billing Request, Return Order, Credit/Debit Memo (nếu được phân công).

• Phát hiện và báo cáo các lỗi dữ liệu hoặc lỗi hệ thống ảnh hưởng đến quy trình xử lý đơn hàng.

5. Reporting & Continuous Improvement

• Theo dõi và báo cáo các chỉ số vận hành như:

o Order Processing Lead Time

o Order Accuracy

o On-time Order Processing

o Back Order

o Open Order

• Đề xuất các sáng kiến cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.

• Tham gia các dự án cải tiến quy trình Customer Service và SAP khi được phân công.

Yêu cầu công việc

Education

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Logistics, Chuỗi cung ứng, Thương mại hoặc các ngành liên quan.

Experience

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Customer Service, Sales Administration hoặc Order Processing.

• Có kinh nghiệm sử dụng SAP (SD Module) là lợi thế.

• Có kinh nghiệm làm việc trong công ty thương mại hoặc phân phối là một điểm cộng.

Knowledge & Skills

• Thành thạo SAP ERP, đặc biệt các nghiệp vụ Sales Order.

• Thành thạo Microsoft Excel và Microsoft Office.

• Hiểu quy trình Order-to-Cash (O2C).

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban tốt.

• Khả năng xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc và làm việc dưới áp lực.

• Tư duy chi tiết, chính xác và có tinh thần phục vụ khách hàng.

• Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu ở mức khá.

Quyền lợi

• Thưởng: Allowances, 13th payment, Quarterly Bonus, Yearly Bonus
• Chăm sóc sức khoẻ: Healthcare package
• Nghỉ phép có lương: 16 days annual leave