Chuyên viên Vận hành văn phòng

TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý văn bản (20%)
- Đảm bảo tài liệu văn phòng chính xác, được cập nhật và lưu trữ đúng quy định, dễ tra cứu.
- Chuyển đổi tài liệu giấy sang hệ thống lưu trữ số an toàn, nâng cao truy cập và bảo mật.
- Xây dựng và duy trì quy trình hiệu quả cho việc soạn thảo, phê duyệt, phân phối tài liệu.
2. Quản lý dấu và chữ ký điện tử (20%)
- Đảm bảo tuân thủ quy định trong việc sử dụng con dấu.
- Quản lý quy trình chữ ký điện tử, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
- Lưu trữ hồ sơ con dấu & chữ ký điện tử một cách an toàn và có tổ chức.
3. Cập nhật chính sách, chuẩn hóa quy trình (20%)
- Rà soát các văn bản hành chính định kỳ, theo quy định.
- Chuẩn hóa quy trình vận hành để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.
- Tư vấn, hướng dẫn đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu.
4. Dịch vụ lễ tân (20%)
- Quản lý toàn bộ hoạt động tại quầy lễ tân, đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Đăng ký khách đến với Ban lãnh đạo, kiểm tra an ninh và sắp xếp phòng họp.
- Đảm bảo khu vực lễ tân ngăn nắp sạch sẽ.
5. Thanh toán (20%)
- Xử lý thanh toán đúng hạn.
- Quản lý hồ sơ thanh toán chính xác.
- Triển khai các biện pháp tiết kiệm chi phí trong quy trình thanh toán.
6. Thực hiện các công việc khác theo phân công
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
• Cử nhân chuyên ngành Thông tin thư viện, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ…
• Tối thiểu 5 năm (Chuyên gia)/3 năm (Chuyên viên cao cấp)/2 năm (Chuyên viên chính) kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng;
• Am hiểu về lĩnh vực quản trị văn phòng; văn thư, lễ tân, ngoại giao;
• Kỹ năng giao tiếp, thương lượng, đàm phán và giải quyết khiếu nại khách hàng tốt;
• Kỹ năng tiếng Anh thành thạo.