Chuyên Viên Quản Trị Văn Phòng

A. Quản lý vận hành tòa nhà và văn phòng làm việc

·       Quản lý toàn bộ công tác vận hành tòa nhà/văn phòng Công ty, bao gồm:

o   Vận hành kỹ thuật;

o   Điện, nước, điều hòa;

o   Vệ sinh;

o   An ninh, bảo vệ;

o   Phòng cháy chữa cháy (PCCC).

·       Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động vận hành tòa nhà.

·       Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ và các đơn vị liên quan để đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt.

·       Theo dõi, quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng/trụ sở làm việc của Công ty.

·       Duy trì môi trường làm việc an ninh, an toàn, xanh – sạch – đẹp, văn minh và chuyên nghiệp.

B. Công tác đầu tư, sửa chữa và bảo trì cơ sở vật chất

·       Tổ chức thực hiện công tác đầu tư, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng:

o   Trang thiết bị;

o   Công cụ dụng cụ;

o   Phương tiện đi lại;

o   Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Công ty.

·       Theo dõi tình trạng sử dụng tài sản và đề xuất phương án sửa chữa, thay thế, nâng cấp khi cần thiết.

·       Quản lý kế hoạch bảo trì định kỳ nhằm đảm bảo điều kiện làm việc cho các phòng ban chức năng và đơn vị trực thuộc tại trụ sở chính.

·       Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị bảo trì, thi công để đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.

C. Công tác hành chính – hậu cần

·       Tổ chức thực hiện công tác hành chính, hậu cần phục vụ:

o   Hội nghị;

o   Hội thảo;

o   Sự kiện;

o   Các cuộc họp của Công ty;

o   Chương trình làm việc của Ban Lãnh đạo.

·       Thực hiện công tác tiếp đón khách, đối tác và hỗ trợ các hoạt động đối nội – đối ngoại của Công ty.

·       Phối hợp chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện, hậu cần phục vụ các hoạt động nội bộ và sự kiện phát sinh.

D. Quản lý tài sản và ngân sách hành chính

·       Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng của Công ty.

·       Thực hiện kiểm kê, theo dõi tình trạng sử dụng và điều phối tài sản theo quy định.

·       Quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí được giao nhằm đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Công ty.

·       Thực hiện mua sắm vật tư, trang thiết bị văn phòng theo nhu cầu và ngân sách được phê duyệt.

E. Truyền thông nội bộ; Chuyển đổi số và quản trị hệ thống

·       Quản trị các kênh truyền thông nội bộ như website, fanpage, màn hình Led,… và thiết kế các ấn phẩm truyền thông, phổ biến thông tin để đăng trên các kênh truyền thông nội bộ của công ty.

·       Đăng tải tin tức, hoạt động nội bộ, sự kiện và hình ảnh truyền thông doanh nghiệp.

·       Quản trị hệ thống email nội bộ và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng.

·       Tham gia triển khai các ứng dụng chuyển đổi số trong công tác hành chính – quản trị văn phòng.

·       Nghiên cứu, đề xuất và ứng dụng AI nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý công việc.

F. Công việc khác

·       Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý và Ban Lãnh đạo

Yêu cầu ứng viên

·       Tốt nghiệp các ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, CNTT, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan,…

·       Có kinh nghiệm từ 1 năm ở vị trí hành chính – quản trị văn phòng hoặc tương đương.

·       Có kỹ năng quản lý công việc, xử lý tình huống và phối hợp nhiều đầu việc.

·       Kỹ năng giao tiếp, đối nội – đối ngoại tốt.

·       Thành thạo tin học văn phòng, email và các công cụ làm việc số, biết sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa, photoshop cơ bản là lợi thế.

·       Có tư duy công nghệ, quan tâm đến AI và chuyển đổi số là lợi thế.

·       Chủ động, trách nhiệm, linh hoạt và chịu được áp lực công việc.

Quyền lợi được hưởng

• Môi trường làm việc hiện đại, năng động, chuyên nghiệp.
• Thưởng Lễ, Tết, Lương tháng 13 theo kết quả kinh doanh.
• Thời gian làm việc hành chính từ Thứ 2 đến Thứ 6 (8h-17h).
• Chế độ nghỉ phép, BHXH theo quy định của Nhà nước.
• Tham gia các hoạt động văn hóa, thể thao, nghỉ mát, các hoạt động đoàn thể khác,…
• Chế độ công tác phí, chế độ đào tạo trong nước và quốc tế do Công ty đài thọ.