Chuyên Viên Kiểm Soát Quy Trình & Pháp Chế Nội Bộ

Mục tiêu công việc

• Đảm bảo các hoạt động của các phòng ban (Kinh doanh, Mua hàng, Hỏi hàng, Báo giá...) tuân thủ đúng quy trình nội bộ, chính sách công ty và các quy định pháp luật cơ bản.
• Giúp lãnh đạo nắm rõ nguyên nhân chủ quan – khách quan của các sự cố, sự chậm trễ, hoặc sai sót trong vận hành.
• Ghi nhận, tổng hợp chứng cứ, lập biên bản, lên lịch họp, theo dõi kế hoạch hành động sau họp.

Nhiệm vụ chi tiết

1. Kiểm tra & thu thập chứng cứ

• Kiểm tra các “issue” phát sinh từ các phòng KD, Mua hàng, Kế toán, Giao hàng...
• Thu thập hồ sơ, chứng từ, email, tin nhắn hoặc log hệ thống để xác định lỗi thuộc về quy trình – cá nhân – hay khách quan.
• Lập Biên bản ghi nhận sự việc theo mẫu, trình Tổng Giám đốc.

2. Phân tích & đề xuất

• Xác định bản chất của sự việc (lỗi chủ quan, khách quan, hệ thống, quy trình...).
• Đề xuất hướng khắc phục và cải tiến quy trình.

3.    Lên lịch & điều phối họp

• Soạn lịch họp định kỳ kiểm điểm issue, báo cáo tiến độ khắc phục.
• Lập Agenda, ghi Biên bản cuộc họp, theo dõi Action list đến khi hoàn tất.

4.    Theo dõi tuân thủ nội quy & hợp đồng

• Hỗ trợ kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, phụ lục, các điều khoản ràng buộc.
• Theo dõi việc ký, lưu trữ và nhắc hạn hợp đồng.

5.    Hỗ trợ lãnh đạo

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác hành chính, lịch họp, theo dõi KPI, kế hoạch tuần/tháng.
• Tổng hợp báo cáo về tình hình tuân thủ quy trình, vi phạm, biện pháp xử lý.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao Đẳng /Đại học Luật, ngành Luật của các trường khác (ưu tiên Luật Kinh tế, Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp).
• Độ tuổi: 24 - 35 tuổi
• Ưu tiên: Nữ
• Tư duy logic, khách quan, kỹ năng phân tích tình huống mạnh.
• Kỹ năng viết báo cáo, biên bản, trình bày mạch lạc.
• Cẩn trọng, trung thực, công bằng – không nể nang trong việc đánh giá.
• Ưu tiên biết sử dụng Excel, Google Sheet, Odoo/ERP, hoặc có kinh nghiệm làm trợ lý.
• Có khả năng giao tiếp, đôn đốc, nhắc việc nhẹ nhàng nhưng hiệu quả.

Quyền lợi được hưởng

• Lương thu nhập 9 triệu – 13 triệu/tháng tùy theo vị trí được tiếp nhận.
• Hướng phát triển: Trưởng nhóm Kiểm soát nội bộ / Trợ lý điều hành cấp cao.
• Thưởng các ngày lễ lớn (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...), sinh nhật, hiếu hỉ,..
• Đánh giá & xét tăng lương định kỳ theo hiệu quả công việc.
• Thị trường đang phát triển tốt, kinh doanh top đầu trong lĩnh vực kinh doanh vật tư tiêu hao;
• Công ty có nhiều đối tác lớn, tin cậy như: Canon, Panasonic, Fushan, Kangaroo, Lotte, Sika, Vinfast, Vinpearl,...
• Thời gian làm việc: 8h00 – 17h15 (Thứ 2 – Thứ 6), Thứ 7 làm buổi sáng; nghỉ Chủ nhật và các ngày lễ/tết theo quy định.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo luật và quy định công ty. Tham gia khám sức khỏe định kỳ.
• Hỗ trợ ăn trưa tại văn phòng công ty. Hỗ trợ thiết bị làm việc: máy tính, điện thoại,...
• Tham gia các hoạt động tập thể: du lịch công ty (3N2Đ), team building, các sự kiện nội bộ (8/3, 20/10, Noel, sinh nhật công ty, YEP...).
• Địa điểm làm việc: Hà Nội - Tầng 4 tòa A số 10 Chương Dương Độ, P. Chương Dương, Hoàn Kiếm