Chuyên Viên Hành Chính Vận Hành

1. Quản lý, Phân tích Dữ liệu & Hệ thống Báo cáo Vận hành
Quản trị dữ liệu: Thu thập, tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu vận hành hàng ngày từ hệ thống POS, ERP (SAP/Oracle/Odoo) và các phần mềm nội bộ.
Xây dựng Báo cáo & Dashboard: Thiết lập và duy trì các báo cáo Ngày/Tuần/Tháng, Dashboard KPI điều hành cho Ban Giám đốc.
Kiểm soát Chỉ số Tài chính - Vận hành: Theo dõi, phân tích chuyên sâu các chỉ số Sales, Labor Cost, Food Cost/COGS, OPEX, Productivity và so sánh Ngân sách thực tế vs Dự toán (Budget vs Actual).
Chuẩn hóa & Tự động hóa: Chuẩn hóa Management Information (MI), liên tục cải tiến và tự động hóa quy trình lập báo cáo.
2. Dự báo (Forecast), Hoạch định & Tối ưu Chi phí
Lập Forecast & Ngân sách: Thực hiện dự báo xu hướng hàng tháng; hỗ trợ xây dựng Ngân sách năm (Annual Budget) và xây dựng các mô hình kịch bản vận hành (Scenario Modeling).
Phân tích Chi phí: Đánh giá xu hướng chi phí toàn chuỗi, phát hiện các điểm lãng phí/nghẽn vận hành và đề xuất giải pháp tối ưu hóa.
3. Đối soát Tài chính & Khóa số
Khóa số tháng: Hỗ trợ quy trình khóa số hàng tháng, phối hợp chặt chẽ với phòng Finance/Kế toán để đối soát số liệu doanh thu, chi phí, kho vận.
Ứng dụng ERP: Khai thác các tính năng hệ thống SAP/ERP để tối ưu tính chính xác khi đối soát dữ liệu.
4. Hỗ trợ Điều hành & Quản lý Dự án
Hỗ trợ Họp & Điều hành: Chuẩn bị nội dung cuộc họp, ghi chép Biên bản họp (Meeting Minutes), đôn đốc và theo dõi tiến độ các Action Plan.
Audit & Cải tiến: Phối hợp với bộ phận Kiểm toán; tham gia các dự án cải tiến quy trình vận hành toàn chuỗi.
Đồng hành cùng Chuỗi: Làm việc trực tiếp với Area Manager (AM), Store Manager (SM) để tháo gỡ khó khăn vận hành thực tế.
Học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị, Tài chính, Kế toán hoặc tương đương.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong ngành Retail/F&B/FMCG. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các chuỗi bán lẻ từ 50 cửa hàng trở lên.
Kỹ năng Excel: Sử dụng thành thạo Excel nâng cao (Pivot Table, Power Query, XLOOKUP, INDEX/MATCH, SUMIFS, Dashboard).
Công cụ & Phần mềm: Ưu tiên biết Power BI, SQL cơ bản và có hiểu biết/kinh nghiệm làm việc trên SAP/Oracle/Odoo/ERP.
Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt, đọc hiểu báo cáo và tài liệu chuyên ngành.
Năng lực & Tố chất: Tư duy phân tích (Data-driven), chính trực, tinh thần làm chủ (Ownership), tư duy thương mại (Commercial mindset), chịu áp lực cao và có tinh thần cải tiến liên tục.
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Tài chính / Đầu tư, Thực phẩm & Đồ uống
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh