Admin Văn Phòng - Hỗ Trợ Bán Hàng

1. Kiểm soát giấy tờ đầu vào – đầu ra của dự án

• Tiếp nhận, kiểm tra và tập hợp hồ sơ từ nhà cung cấp: báo giá, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
• Kiểm tra hồ sơ đầu ra theo từng đơn hàng/dự án: báo giá, hợp đồng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và thông tin xuất hóa đơn.
• Theo dõi hồ sơ còn thiếu hoặc chưa khớp thông tin; phối hợp các bộ phận liên quan để hoàn thiện.
• Sắp xếp, scan và lưu trữ hồ sơ theo từng khách hàng, dự án và hợp đồng.

2. Soạn thảo hợp đồng và bộ hồ sơ dự án

• Soạn thảo hợp đồng mua vào, hợp đồng bán ra, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán và các biểu mẫu hành chính theo mẫu Công ty.
• Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo từng đơn hàng hoặc dự án trước khi trình cấp quản lý kiểm tra, ký duyệt.
• Kiểm tra các thông tin quan trọng trước khi phát hành hoặc gửi nháp cho khách hàng: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, thông tin người đại diện, số tiền, thuế suất, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, danh mục thiết bị, phạm vi công việc và các thông tin trên hóa đơn nháp để đảm bảo khớp đúng với báo giá, hợp đồng và đơn hàng thực tế.

3. Làm báo giá cơ bản và kiểm tra thông tin xuất hóa đơn

• Lập báo giá cơ bản theo danh mục thiết bị, khối lượng và đơn giá đã được cung cấp.
• Kiểm tra lại tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, VAT, thành tiền và thông tin khách hàng trước khi gửi.
• Rà soát sự phù hợp giữa báo giá, hợp đồng, phiếu giao hàng, nghiệm thu và thông tin xuất hóa đơn.

4. Làm việc với nhà cung cấp và điều phối đơn hàng

• Liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá, kiểm tra tình trạng hàng, thời gian giao hàng, chứng từ kèm theo và chính sách thanh toán.
• Nhận đề xuất khối lượng hàng hóa từ bộ phận kỹ thuật/kinh doanh, đối chiếu với báo giá nhà cung cấp trước khi trình đặt hàng.
• Kiểm tra sự khớp đúng giữa danh mục đề xuất, báo giá gửi khách hàng, báo giá mua vào và đơn hàng thực tế.
• Theo dõi tiến độ đặt hàng, giao nhận, tình trạng thiếu hàng hoặc hàng cần bổ sung.

5. Hỗ trợ hồ sơ các dự án bảo trì PCCC

• Tạo và quản lý folder hồ sơ điện tử theo từng dự án bảo trì: hợp đồng, bảng kê, hình ảnh thi công, biên bản lỗi, nhật ký thi công, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao.
• Tiếp nhận ảnh báo cáo, nhật ký và bảng kê từ đội kỹ thuật; kiểm tra tính đầy đủ của thông tin trước khi lưu trữ.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật các tài liệu đã nhận và nhắc bổ sung các giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu dự án.
• Tổng hợp hồ sơ sau khi hoàn thành dự án để trình quản lý phê duyệt và bàn giao

6. Công việc hành chính văn phòng khác

• Soạn thảo văn bản, in ấn, scan, photocopy, đóng bộ và lưu trữ tài liệu.
• Quản lý biểu mẫu và hỗ trợ tiếp nhận thông tin văn phòng.
• Hỗ trợ các công việc văn phòng khác theo phân công của cấp quản lý.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành Hành chính văn phòng, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Thương mại hoặc các ngành liên quan.
• Sử dụng tốt Microsoft Word, Excel, Google Drive/Google Sheets và các công cụ văn phòng cơ bản.
• Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá và quản lý hồ sơ
• Có khả năng giao tiếp, làm việc với nhà cung cấp và khách hàng.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm admin dự án
• Chăm chỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và chủ động theo sát công việc

Quyền lợi được hưởng

• Thưởng theo hiệu quả công việc, thưởng lễ Tết và lương tháng 13 theo chính sách Công ty.
• Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Được đào tạo về hồ sơ dự án, quy trình mua bán thiết bị, hợp đồng và hồ sơ bảo trì PCCC.
• Môi trường làm việc ổn định, có cơ hội phát triển