Admin & Receptionist – Hành Chính Kiêm Lễ Tân (Điều Phối Vận Hành)

- A. Lễ tân & Tiếp đón khách
- Tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên và các bên liên quan đến làm việc tại văn phòng.
- Hướng dẫn khách liên hệ đúng bộ phận và hỗ trợ các nhu cầu cơ bản trong quá trình làm việc tại công ty.
- Trực điện thoại tổng đài, tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận liên quan.
- Tiếp nhận, theo dõi và xử lý thư từ, bưu phẩm, công văn đến và đi.
- Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng họp và không gian văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
- B.Công tác hành chính văn phòng
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và tài sản hành chính của công ty.
- Thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm văn phòng.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng như internet, chuyển phát, vệ sinh, bảo trì, điện nước và các dịch vụ liên quan.
- Theo dõi và quản lý các hợp đồng hành chính theo phân công.
- Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, tài liệu và các nhu cầu hậu cần cho các cuộc họp nội bộ hoặc làm việc với đối tác.
- Theo dõi các chi phí hành chính và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy trình công ty.
- C. Điều phối vận hành hệ thống cửa hàng
- Theo dõi và điều phối các yêu cầu hành chính phát sinh từ hệ thống cửa hàng.
- Hỗ trợ mua sắm, cấp phát và theo dõi vật tư hành chính cho các cửa hàng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo các nhu cầu vận hành được xử lý kịp thời.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc hành chính và vận hành được giao.
- Hỗ trợ lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động vận hành hệ thống.
- Hỗ trợ điều phối các hoạt động nội bộ giữa văn phòng và cửa hàng khi cần thiết.
- D. Hỗ trợ Nhân sự & Tuyển dụng
- Hỗ trợ sắp xếp lịch phỏng vấn và đón tiếp ứng viên.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan.
- Cập nhật danh sách nhân sự và hồ sơ nhân viên theo quy định công ty.
- Hỗ trợ quá trình onboarding nhân viên mới.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ, đào tạo, teambuilding và sự kiện công ty.
- E. Báo cáo & Quản lý hồ sơ
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ hành chính và tài liệu công ty theo quy định.
- Lập các báo cáo hành chính định kỳ theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Theo dõi, cập nhật và quản lý các biểu mẫu, quy trình hành chính nội bộ.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành hành chính văn phòng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Yêu cầu công việc
- Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
- Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Office Admin hoặc các vị trí tương đương.
- Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ hoặc startup là một lợi thế.
- Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc tốt.
- Thành thạo các phần mềm văn phòng, có khả năng ứng dụng AI tối ưu hiệu suất.
- Kỹ năng xử lý tình huống và phối hợp công việc với nhiều bộ phận.
- Kỹ năng quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu.
- Có khả năng điều phối công việc, theo dõi tiến độ và làm việc với nhiều bên liên quan cùng lúc.
- Phẩm chất
- Thân thiện, chỉn chu và có tinh thần phục vụ.
- Trung thực, cẩn thận và có trách nhiệm trong công việc.
- Chủ động và linh hoạt trong xử lý công việc hàng ngày.
- Có tư duy hỗ trợ và tinh thần đồng hành cùng đội ngũ.
- Tác phong chuyên nghiệp và khả năng làm việc đa nhiệm.
Quyền lợi được hưởng
- Thu nhập: Mức lương cạnh tranh, trao đổi theo năng lực và kinh nghiệm.
- Chế độ bảo hiểm: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Luật Lao động.
- Lộ trình phát triển: Cơ hội đồng hành cùng quá trình mở rộng hệ thống và phát triển lên các vị trí Kế toán trưởng hoặc Quản lý Tài chính trong tương lai.
- Phúc lợi khác: Thưởng Lễ/Tết, tham gia các hoạt động Teambuilding, Year-end Party và các chế độ phúc lợi khác theo chính sách công ty.