Admin Bất Động Sản

1. Tóm tắt công việc

Vị trí Admin Bất động sản chịu trách nhiệm quản lý, cập nhật giỏ hàng (bảng hàng), xử lý thủ tục cọc/booking, hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, theo dõi tiến độ thanh toán và tính toán dòng tiền hoa hồng (commission) cho đội ngũ kinh doanh. Đồng thời, Admin đảm nhận các công việc hành chính nội bộ để đảm bảo bộ máy văn phòng vận hành trơn tru.

2. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chi tiết

a. Quản lý Bảng hàng & Thủ tục Giao dịch (Nhiệm vụ cốt lõi)

• Quản lý giỏ hàng: Tiếp nhận thông tin bảng hàng, tình trạng căn (lock căn, ráp căn, căn ngoại giao) trực tiếp từ các Chủ đầu tư hoặc Giám đốc dự án để cập nhật realtime cho đội ngũ Sales.
• Hỗ trợ giao dịch: Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác của hồ sơ booking, cọc tiền của khách hàng. Phối hợp với thủ quỹ/kế toán để xác nhận dòng tiền.
• Thủ tục với Chủ đầu tư: Thực hiện các thủ tục khóa căn, nộp cọc, chuyển văn bản/hợp đồng lên Chủ đầu tư đúng thời hạn quy định.

b. Theo dõi Doanh số & Tính toán Hoa hồng

• Quản lý data giao dịch: Lập báo cáo doanh số, doanh thu theo tuần/tháng/quý của từng phòng ban, đội nhóm kinh doanh.
• Tính hoa hồng (Commission): Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng để tính toán chính xác hoa hồng về cho công ty, từ đó lập bảng phân chia hoa hồng cho Sales (in-house) và các đại lý liên kết (F2, F3 nếu có) theo đúng cơ chế đã duyệt.
• Theo dõi công nợ: Đôn đốc, theo dõi công nợ hoa hồng từ phía Chủ đầu tư để kịp thời báo cáo Ban giám đốc.

c. Hỗ trợ Pháp lý & Soạn thảo Văn bản

• Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các văn bản hành chính: Hợp đồng đặt cọc, Hợp đồng hợp tác kinh doanh, Hợp đồng đại lý liên kết, các tờ trình, thông báo ban hành nội bộ.
• Hỗ trợ Sales kiểm tra tính pháp lý cơ bản của dự án để tư vấn cho khách hàng khi cần.

d. Công tác Hành chính Văn phòng & Hỗ trợ Đội ngũ

• Hậu cần cho các sự kiện của công ty: Lễ ra quân (Kick-off) dự án, mở bán, đào tạo dự án mới, các buổi họp tổng kết hoặc sinh nhật, kỷ niệm của công ty.
• Cung cấp tài liệu bán hàng (Sales kit), tờ rơi, catalog, tài liệu dự án cho đội ngũ kinh doanh.
• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các chi phí vận hành văn phòng cơ bản.

Yêu cầu ứng viên

• Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm Admin, Trợ lý kinh doanh hoặc Kế toán nội bộ tại các sàn giao dịch hoặc công ty định giá, phân phối Bất động sản.
• Kỹ năng tin học: Thành thạo Excel (đây là công cụ bắt buộc để quản lý bảng hàng và tính toán hoa hồng phức tạp), Word, PowerPoint và các công cụ quản lý dữ liệu (Drive, CRM).
• Kỹ năng mềm:
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực cao (thị trường BĐS giao dịch rất nhanh, sai một con số hay chậm một phút lock căn là có thể mất giao dịch).
  • Kỹ năng giao tiếp, điều phối và xử lý tình huống khéo léo giữa các phòng ban.
  • Tác phong nhanh nhẹn, chủ động trong công việc.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Lương cơ bản (thường dao động từ 10 - 15 triệu tùy năng lực) + % Hoa hồng thưởng theo doanh số chung của sàn/dự án (đây là động lực lớn riêng của ngành BĐS dành cho khối back-office).
• Cơ hội mở rộng mối quan hệ với các cấp quản lý, các chủ đầu tư lớn và các sàn liên kết.
• Môi trường làm việc năng động, lộ trình thăng tiến lên Trưởng bộ phận Admin/Vận hành hoặc chuyển hướng sang Quản lý giỏ hàng dự án.