Tuyển dụng Trợ lý Giám đốc - CAF tại Hồ Chí Minh

I. Mục đích vị trí Đồng hành cùng CEO CAF trong công tác điều hành. Đảm bảo các hoạt động quản trị, thông tin, kế hoạch và quyết định điều hành được tổ chức triển khai hiệu quả và kiểm soát xuyên suốt. Vận hành Văn phòng Ban Điều hành CAF trơn tru. Góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, phối hợp liên phòng ban và năng lực thực thi của Công ty. II. Trách nhiệm chính 1. Điều phối các hoạt động quản trị điều hành Xây dựng và duy trì cơ chế quản trị, lịch điều hành và nhịp vận hành của CEO. Điều phối việc triển khai các chỉ đạo và quyết định của CEO đến các đơn vị liên quan. Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tiến độ thực hiện các chỉ đạo điều hành. Tổng hợp báo cáo điều hành định kỳ và theo yêu cầu của CEO. Đầu ra: Lịch điều hành CEO. Danh mục theo dõi chỉ đạo CEO. Biên bản họp & Action Tracker. 2. Quản lý kế hoạch làm việc và lịch công tác của CEO Quản lý và điều phối lịch làm việc của CEO. Sắp xếp, ưu tiên và tối ưu lịch họp, lịch làm việc theo mức độ ưu tiên. Chuẩn bị chương trình làm việc, tài liệu và thông tin phục vụ các cuộc họp. Điều phối lịch công tác trong và ngoài nước. Điều phối các yêu cầu hậu cần cho các chuyến công tác và hoạt động điều hành. Phối hợp với GA thực hiện các dịch vụ travel, logistics và hành chính liên quan. Đầu ra: Lịch làm việc CEO tối ưu. Weekly CEO Briefing. Hồ sơ, tài liệu & hậu cần công tác hoàn chỉnh. 3. Quản lý thông tin, truyền đạt chỉ đạo và theo dõi triển khai quyết định Tiếp nhận, phân loại và điều phối thông tin, hồ sơ, tài liệu trình CEO. Rà soát tính đầy đủ, chất lượng và tuân thủ quy trình của hồ sơ trước khi trình. Quản lý luồng trình ký, phê duyệt, phát hành và lưu trữ văn bản của CEO. Truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời các quyết định, chỉ đạo của CEO đến các đơn vị liên quan. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tiến độ thực hiện. Cảnh báo các nội dung chậm tiến độ hoặc cần CEO quyết định. Cập nhật kết quả thực hiện và đóng task đối với các quyết định, chỉ đạo trọng yếu. Đầu ra: Báo cáo điều hành định kỳ/đột xuất. Hồ sơ trình CEO đầy đủ, đúng chuẩn và đúng quy trình. Luồng chỉ đạo được truyền đạt chính xác, bảo mật và có theo dõi. Danh mục quyết định/chỉ đạo được cập nhật trạng thái đến khi hoàn tất. 4. Điều phối quan hệ đối nội và đối ngoại của CEO Điều phối các hoạt động làm việc giữa CEO với: HĐTV. Ban Điều hành. Các đơn vị trong PNJ Group. Đối tác và khách mời. Quản lý danh mục đối tác, khách mời và các đầu mối làm việc của CEO. Điều phối công tác tiếp khách, đối ngoại, đối nội và các sự kiện dưới danh nghĩa CEO hoặc theo phân công. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong các hoạt động truyền thông đối ngoại của CEO khi cần thiết. Đầu ra: Kế hoạch & tài liệu phục vụ các buổi làm việc của CEO. Danh mục đối tác và khách mời được cập nhật. Hoạt động đối nội/đối ngoại được triển khai hiệu quả. 5. Hỗ trợ công tác hành chính điều hành Quản lý hồ sơ, tài liệu và văn bản thuộc Văn phòng CEO. Theo dõi nhu cầu và tình trạng xử lý các thủ tục thanh toán, công tác phí và chi phí điều hành của CEO. Điều phối các nguồn lực hậu cần phục vụ hoạt động điều hành của CEO. Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công. Đầu ra: Hồ sơ Văn phòng CEO được lưu trữ khoa học. Hồ sơ công tác, thanh toán và hậu cần được xử lý đầy đủ, đúng hạn. 6. Hỗ trợ công việc cá nhân của CEO Điều phối lịch cá nhân phù hợp với lịch công tác. Điều phối các nhu cầu hỗ trợ sinh hoạt của CEO trong quá trình làm việc tại Công ty. Phối hợp với Trợ lý cá nhân (nếu có) nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác hỗ trợ. Đầu ra: Lịch trình công việc và cá nhân kết hợp nhịp nhàng. Tối ưu hóa thời gian cho CEO. 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của CEO và Quản lý trực tiếp. Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tham gia hỗ trợ các chương trình, dự án hoặc sáng kiến đặc biệt theo yêu cầu của CEO. Đầu ra: Các công việc đột xuất/dự án phát sinh được giải quyết kịp thời, đạt chất lượng cam kết.

Quyền lợi

Máy tính xách tay, Bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Phụ cấp thâm niên, Chế độ nghỉ phép