Thư Ký Pháp lý - Văn phòng Hội đồng Điều hành

1. Công tác Thư ký Tổng hợp:
- Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban
Lãnh đạo
- Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp
- Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.
- Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.
2. Tổng hợp và báo cáo:
- Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng
- Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
- Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo Ban Lãnh đạo
3. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:
- Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của
Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu
NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn
- Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ
4. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị:
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của
Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…
Trình Độ:
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các
Kinh nghiệm:
Chuyên môn: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương Có
Kỹ Năng:
-Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng
- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…
- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu
- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).
- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;
- Năng động, sáng tạo, nhạy bén;
- Giọng chuẩn, rõ ràng, biết điều chỉnh âm lượng theo môi trường làm việc
- Trang phục lịch thiệp, trang nhã - Ngoại hình gọn gàng - Tác phong nhanh nhẹn
- Kiến thức chuyên môn cần có để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc tại:
+ Ban Đầu tư: hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường
+ Ban Tài chính kế toán: hiểu biết chung về báo cáo tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính - kế toán
+ Ban Pháp chế: hiểu biết về chuyên ngành Luật, soạn thảo các hồ sơ mang tính pháp lý, có kỹ năng đàm phán
+ Ban Nhân sự: hiểu biết chung về Hành chính - Nhân sự, quy định và quy chế Lao động, chế độ phúc lợi
+ Ban Cung ứng đấu thầu: hiểu biết chung về lĩnh vực Xây dựng - Đấu thầu - Mua sắm, Hợp đồng thi công/Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán
+ Ban Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh BĐS, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường
+ Ban Marketing: hiểu biết về lĩnh vực marketing, quản trị thương hiệu, truyền thông báo chí
+ Các Cụm Dự án: hiểu biết chung về Pháp lý - Thiết kế - Triển khai dự án - Quản lý vận hành Dự án
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Luật / Pháp lý, Quản lý điều hành
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Trưởng nhóm / Giám sát
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh