Thư Ký Hotline - Văn phòng Hội đồng Điều hành

1. Công tác Thư ký Hotline:
Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến Hotline của Tập đoàn (khách hàng, đối tác, nội bộ).
Ghi nhận đầy đủ thông tin, phân loại và chuyển tiếp yêu cầu đến các phòng ban liên quan.
Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình trạng xử lý các yêu cầu từ Hotline.
Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo phản hồi khách hàng đúng thời gian và chất lượng.
Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình hình Hotline (số lượng cuộc gọi, nội dung, mức độ xử lý…).
Lưu trữ dữ liệu, quản lý thông tin khách hàng và đảm bảo bảo mật thông tin.
Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan theo phân công của quản lý.
2. Công tác Thư ký Tổng hợp:
Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo
Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp
Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.
Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.
3. Tổng hợp và báo cáo:
Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng
Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo Ban Lãnh đạo
4. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:
Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn
Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ
5. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị:
Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…
Trình Độ:
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các
Kinh nghiệm:
Chuyên môn: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương Có
Kỹ Năng:
-Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng
- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…
- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu
- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).
- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;
- Năng động, sáng tạo, nhạy bén;
- Giọng chuẩn, rõ ràng, biết điều chỉnh âm lượng theo môi trường làm việc
- Trang phục lịch thiệp, trang nhã - Ngoại hình gọn gàng - Tác phong nhanh nhẹn
- Kiến thức chuyên môn cần có để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc tại:
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Bất động sản, Bán hàng / Kinh doanh
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Trưởng nhóm / Giám sát
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh