Thư Ký Hành Chính

1. Quản lý hồ sơ - lưu trữ dữ liệu:
- Thực hiện chuẩn hóa hồ sơ, dữ liệu: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu (hard copy và soft copy) của Đơn vị theo thư mục NovaGen, File server (ổ Z) và theo ISO, quy trình/quy định lưu trữ hiện hành.
- Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật thường xuyên việc lưu trữ và tra soát
- Nhắc nhở, theo sát Cán bộ nhân viên của Đơn vị chuyên môn cập nhật và đồng bộ hóa liên tục dữ liệu phát sinh lên thư mục NovaGen Ban/Phòng, NovaGen chức danh và File server (ổ Z).
2. Triển khai chủ trương, chỉ đạo từ Ban lãnh đạo – Tuân thủ quy trình, quy định:
- Là đầu mối cập nhật và truyền đạt kịp thời, đầy đủ các thông tin chính thống từ Tập đoàn đến Đơn vị.
- Quản lý, cập nhật và rà soát định kỳ tài liệu/biểu mẫu theo sự thay đổi Quy trình, Quy định, đảm bảo hiệu lực và đề xuất điều chỉnh khi cần.
3. Quản lý lịch họp, lịch công tác - theo dõi Biên bản họp:
- Sắp xếp và điều phối lịch họp, lịch công tác
- Chuẩn bị tài liệu và công tác hành chính hậu cần (về phòng họp - phương tiện di chuyển - nơi lưu trú - công tác phí) liên quan đến lịch họp - lịch công tác.
4. Tổng hợp - báo cáo:
- Lập file báo cáo và theo dõi (Nhật ký công việc - Công việc cần thực hiện - Tiến độ thực hiện)
5. Kiểm soát hồ sơ - soạn thảo văn bản:
- Kiểm soát hồ sơ trình ký đúng hình thức và đầy đủ theo AM và quy trình
- Lập và quản lý file theo dõi "trình ký hồ sơ" đảm bảo ký đúng hạn và ghi nhận bàn giao
6. Công tác hành chính:
- Thực hiện công tác hành chính chung (đặt xe/phòng họp,..)
- Thực hiện các nghiệp vụ CNTT (PYC, ticket, cấp VPN, phân quyền…)
- Lập và theo dõi các hồ sơ thanh toán chi phí
- Lập và quản lý Ngân sách hoạt động (nếu có)
7. Đối nội - Đối ngoại:
- Thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà, hậu cần tiếp khách, hội họp,..)

Yêu cầu ứng viên

1. Trình độ: 

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên về chuyên ngành Hành chính - Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan…
- Tiếng Anh giao tiếp căn bản

2. Kiến thức:

- Có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin và có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp.
- Yêu cầu khác về chuyên môn phụ trách (Cần thêm kiến thức chuyên môn liên quan đến các ngành nghề trong hệ sinh thái đa ngành của NovaGroup để có thể thành thạo các nghiệp vụ tại các Ban/Phòng)

3. Chứng chỉ nghề nghiệp:

Chứng chỉ đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ thư ký văn phòng (ưu tiên)

4. Kinh nghiệm chuyên môn

Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký, Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

5. Kỹ năng:

- Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: tốc ký, soạn thảo văn bản, lưu trữ dữ liệu theo quy định NovaGen và hồ sơ chuẩn ISO;
- Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm Ms Office và các thiết bị văn phòng để nâng cao năng suất, cải thiện quy trình công việc;
- Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả cùng Kỹ năng theo dõi, và sắp xếp công việc tuân theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp/Quan trọng);
- Kỹ năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc và khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, truyền đạt mạch lạc và xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực (đối nội & đối ngoại);
- Kỹ năng quan sát và phân tích đưa ra cách hành xử và hành động phù hợp;
- Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả trên cơ sở phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp.
- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu

6. Các yêu cầu khác:

- Chuyên nghiệp - Hiệu quả - Chính trực - Những đặc tính Novator
- Năng động, sáng tạo, nhanh nhẹn, nhạy bén, ghi nhớ tốt và bảo mật thông tin;
- Ngoại hình ưa nhìn - Trang phục trang nhã, gọn gàng - Tác phong lịch sự và lịch thiệp;
- Giọng nói ôn hòa, rõ ràng, tốc độ và âm lượng phù hợp.

Quyền lợi được hưởng

- Thu nhập: Thoả thuận theo năng lực

- Phụ cấp cơm trưa, gửi xe, đi lại.

- Bảo hiểm sức khoẻ Novacare...