Sale Admin

Xử lý hồ sơ & quản lý đơn hàng xuất khẩu
Tiếp nhận, xử lý và theo dõi toàn bộ đơn hàng OEM từ khách hàng quốc tế: nhập đơn hàng, phối hợp xác nhận thông số kỹ thuật với bộ phận Kỹ thuật và Sản xuất
Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Inspection Certificate, Shipping Instruction
Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với Logistics/Forwarder đảm bảo lịch ship đúng cam kết với khách hàng
Cập nhật trạng thái đơn hàng và hồ sơ lên hệ thống quản lý nội bộ; lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo từng đơn hàng
Thay mặt Sales – Giao tiếp trực tiếp với khách hàng
Là đầu mối liên lạc chính với khách hàng quốc tế khi Sales đi công tác hoặc cần hỗ trợ xử lý hồ sơ; trao đổi qua email, điện thoại, Zoom/Teams bằng tiếng Anh
Phản hồi thắc mắc của khách hàng về hồ sơ, chứng từ, tiến độ giao hàng; cập nhật thông tin chính xác và kịp thời
Gửi và xác nhận báo giá, Proforma Invoice (PI), Sale Contract theo hướng dẫn của Sales Manager
Phối hợp nội bộ & hỗ trợ Sales
Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, Sản xuất, QC, Kho vận và Kế toán để đảm bảo thông tin đơn hàng thông suốt từ đầu vào đến xuất hàng
Hỗ trợ Sales team trong việc chuẩn bị tài liệu chào hàng, catalog, hồ sơ năng lực Công ty bằng tiếng Anh
Tổng hợp báo cáo tình hình đơn hàng, doanh thu định kỳ trình Giám đốc Kinh doanh
Bằng cấp & kinh nghiệm
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Ngoại thương, Kinh doanh Quốc tế, Quản trị Kinh doanh, Logistics hoặc ngành liên quan
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Export Admin, Order Management hoặc Customer Service trong lĩnh vực xuất khẩu hàng công nghiệp, cơ khí, thiết bị
Ưu tiên: có kinh nghiệm làm việc với khách hàng OEM quốc tế (Mỹ, EU, Nhật, Hàn, Úc...)
Tiếng Anh – Yêu cầu thiết yếu
Tiếng Anh thương mại lưu loát: đọc, viết email chuyên nghiệp, giao tiếp trực tiếp với khách hàng quốc tế (nói/nghe đạt mức làm việc độc lập)
Thành thạo soạn thảo chứng từ xuất khẩu bằng tiếng Anh: Invoice, Packing List, C/O, hợp đồng ngoại thương, Proforma Invoice
Đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ khí bằng tiếng Anh: catalogue, technical drawing description, specification sheet
Kỹ năng chuyên môn
Nắm vững quy trình xuất nhập khẩu: Incoterms 2020, L/C, T/T, thanh toán quốc tế
Thành thạo Microsoft Office (Excel, Word); biết dùng phần mềm quản lý đơn hàng / ERP là lợi thế
Kỹ năng tổ chức công việc tốt; xử lý đồng thời nhiều đơn hàng, nhiều khách hàng
Phẩm chất
Cẩn thận, chính xác trong hồ sơ chứng từ; bảo mật thông tin khách hàng
Giao tiếp chuyên nghiệp, tự tin, linh hoạt khi làm việc với đối tác nước ngoài
Chủ động, trách nhiệm cao; sẵn sàng hỗ trợ Sales ngoài giờ khi cần
Ngành nghề: Xuất nhập khẩu, Hành chính / Thư ký, Dịch vụ khách hàng
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức , Bán thời gian
Địa điểm: Hồ Chí Minh