Phó Ban Trợ Lý Phụ Trách Khu Vực Phía Nam

Mục đích công việc và chức năng:

Đại diện Ban Trợ lý triển khai, giám sát và kiểm soát việc thực hiện các chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT tại các Công ty, đơn vị trực thuộc tại khu vực phía Nam; đảm bảo thông tin quản trị được tổng hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhằm hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong công tác điều hành và ra quyết định.

Nhiệm vụ chính

Đối với các công việc, đơn vị được Chủ tịch HĐQT và Giám đốc Ban Trợ lý giao.

1 Điều phối và giám sát thực thi

• Tiếp nhận và triển khai các chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và Giám đốc Ban Trợ lý đến các đơn vị.

• Theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm.

• Đôn đốc, nhắc việc và kiểm soát kết quả thực hiện.

• Báo cáo các nội dung chậm tiến độ hoặc không đạt yêu cầu.

2 Kiểm soát quản trị tại các Công ty/Đơn vị trực thuộc trong hệ thống

• Theo dõi việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định và chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT, Giám đốc Ban Trợ lý.

• Kiểm tra việc tuân thủ quy trình, quy chế và phân cấp quản trị.

• Giám sát việc triển khai KPI, kế hoạch kinh doanh và các dự án trọng điểm.

• Cảnh báo sớm các rủi ro về tài chính, nhân sự, pháp lý và vận hành.

3 Tổng hợp và phân tích thông tin quản trị

• Thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu từ các đơn vị.

• Lập báo cáo tuần, tháng và báo cáo đột xuất.

• Chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp của Chủ tịch HĐQT.

• Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và vận hành

4 Hỗ trợ điều hành

• Phối hợp với Ban Giám đốc các Công ty trong hệ thống để xử lý các công việc phát sinh.

• Tham gia các cuộc họp theo phân công.

• Theo dõi việc thực hiện kết luận sau họp.

• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên phòng ban, liên đơn vị.

5 Quản lý đội ngũ Trợ lý khu vực (nếu có)

• Phân công và kiểm soát công việc của đội ngũ Trợ lý tại khu vực phía Nam.

• Hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu quả làm việc.

• Đề xuất cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Trợ lý.

6 Chỉ số đánh giá (KPI)

• Tỷ lệ hoàn thành chỉ đạo đúng hạn 100%.

• 100% báo cáo gửi đúng thời gian quy định.

• Chất lượng báo cáo chính xác, đầy đủ và kịp thời.

• Phát hiện, cảnh báo và xử lý kịp thời các rủi ro trong quá trình triển khai.

• Mức độ hài lòng của Ban Lãnh đạo đối với chất lượng hỗ trợ điều hành.

• Không để xảy ra vi phạm về bảo mật thông tin.

7 Quyền hạn:

• Yêu cầu các Phòng Ban/Công ty cung cấp thông tin và dữ liệu phục vụ công tác tham mưu cho Chủ tịch HĐQT.

• Được quyền đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình quản trị và vận hành doanh nghiệp.

• Đề xuất cơ cấu tổ chức, nhân sự và cơ chế hoạt động của Ban Trợ lý.

• Được tham gia các cuộc họp chiến lược và các cuộc họp quan trọng của doanh nghiệp.

• Thay mặt Chủ tịch HĐQT xử lý một số công việc theo phạm vi được ủy quyền.

Trình độ chuyên môn

• Tốt nghiệp: Đại học trở lên. Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh; Kinh tế; Tài chính; Luật; hoặc các ngành liên quan.

Kỹ năng

• Phân tích và tổng hợp thông tin.

• Lập báo cáo quản trị.

• Điều phối nhiều phòng ban và đơn vị.

• Giao tiếp và thuyết trình tốt.

• Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.

• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt Excel và PowerPoint).

Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí.

• Trợ lý Chủ tịch HĐQT; Trợ lý Tổng Giám đốc; Quản lý điều hành; Kiểm soát nội bộ; Quản trị doanh nghiệp.

• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Ban Lãnh đạo cấp cao.

• Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong mô hình Tập đoàn hoặc hệ thống nhiều công ty thành viên.

Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, trách nhiệm và bản lĩnh.

• Tư duy hệ thống, logic và phản biện.

• Chủ động, quyết liệt trong công việc.Yêu cầu công việc

Trình độ chuyên môn

• Tốt nghiệp: Đại học trở lên. Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh; Kinh tế; Tài chính; Luật; hoặc các ngành liên quan.

Kỹ năng

• Phân tích và tổng hợp thông tin.

• Lập báo cáo quản trị.

• Điều phối nhiều phòng ban và đơn vị.

• Giao tiếp và thuyết trình tốt.

• Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.

• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt Excel và PowerPoint).

Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí.

• Trợ lý Chủ tịch HĐQT; Trợ lý Tổng Giám đốc; Quản lý điều hành; Kiểm soát nội bộ; Quản trị doanh nghiệp.

• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Ban Lãnh đạo cấp cao.

• Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong mô hình Tập đoàn hoặc hệ thống nhiều công ty thành viên.

Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, trách nhiệm và bản lĩnh.

• Tư duy hệ thống, logic và phản biện.

• Chủ động, quyết liệt trong công việc.

• Chịu được áp lực cao.

• Bảo mật tuyệt đối các thông tin của Tập đoàn.

• Sẵn sàng đi công tác thường xuyên.

Ứng viên phù hợp

• Đã từng làm Trợ lý điều hành hoặc Chánh văn phòng.

• Trưởng/Phó Quản lý dự án.

• Quản lý Kiểm soát nội bộ.

• Trưởng phòng Quản trị điều hành.

• Trợ lý Chủ tịch hoặc Tổng Giám đốc/Giám đốc tại các Tập đoàn.

Quyền lợi

• Thưởng: .