Operation Assistant for CEO

1. Mục tiêu vị trí:
Đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, hỗ trợ CEO ra quyết định nhanh và đúng, quản lý hệ thống báo giá chuyên nghiệp – phản ánh đúng chất lượng dịch vụ Mars Group.
2. Trách nhiệm chính
Function 1 – Quản lý Hệ thống Báo giá (Pricing Management)
•
Xây dựng & vận hành: Database báo giá chuẩn hóa cho toàn bộ sản phẩm/dịch vụ Mars Group
•
Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo mọi báo giá đúng giá, đúng mô tả, đúng điều khoản theo chuẩn Mars Group
•
Cập nhật liên tục: Theo dõi biến động giá thị trường, cập nhật pricing kịp thời
Function 2 – Vận hành Hệ thống Báo giá & Hỗ trợ Sales
•
Xử lý báo giá: Tiếp nhận yêu cầu từ Sales, tra cứu hệ thống & xuất báo giá nhanh – đúng – chuẩn theo hệ thống Mars Group
•
Follow đến khi WIN: Theo dõi vòng lặp báo giá với Sales team, đảm bảo không có inquiry nào bị “rợi”
•
Báo cáo tăng trưởng: Tổng hợp số liệu Sales định kỳ, cung cấp báo cáo phân tích cho CEO ra quyết định
Function 3 – Hỗ trợ CEO & Điều phối nội bộ
•
Quản lý lịch & tài liệu: Chuẩn bị tài liệu họp, ghi chép, follow-up quyết định CEO
•
Kết nối nội bộ: Là cầu nối giữa CEO và các bộ phận theo tinh thần CREATE CONNECTION
•
Báo cáo định kỳ: Tổng hợp số liệu báo giá, tỷ lệ chốt deal, doanh thu cho CEO
Function 4 – Cải tiến Quy trình (Kaizen)
•
SOP hóa: Chuẩn hóa quy trình báo giá, proposal, customer care
•
Đề xuất cải tiến: Theo phương pháp Kaizen/Yokoten của Mars Group
•
Quản lý tài liệu: Lưu trữ hợp đồng, báo giá, SOP theo hệ thống dễ truy xuất
• Kiến thức : Tốt Nghiêp loại Khá Giỏi –
Ưu tiên loại giỏi các ngành Quản Tri Kinh Doanh, Maketing, phân tich dữ liệu, Supply chain
•
Kinh nghiệm: 2+ năm ở vị trí Operation, Admin, hoặc Coordinator trong môi trường doanh nghiệp
•
Production & Pricing: Có kinh nghiệm xử lý báo giá hoặc production management (bất kỳ ngành nào)
•
Excel/Google Sheets: Thành thạo – xây dựng database, formula, pivot table
•
Tư duy hệ thống: Làm việc có quy trình, biết SOP hóa công việc
•
Tiếng Anh: Đọc hiểu email và tài liệu doanh nghiệp
Ưu tiên cộng điểm
•      Từng làm việc với khách hàng B2B (Insurance, Banking, Corporate)
•      Có kinh nghiệm hỗ trợ CEO / C-level executives
•      Biết sử dụng phần mềm CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng
•      Có tư duy và đã làm trong ngành dịch vụ Khách Hàng
•      Thành Thạo sử dụng các công cụ AIO, Claude…
Tính cách & Phong cách làm việc phù hợp
•      Cẩn thận & tỉ mỉ – không để sót lỗi trong báo giá, tài liệu
•      Kiên nhẫn & ổn định – làm tốt cả công việc lặp đi lặp lại
•      Có cấu trúc – sắp xếp công việc rõ ràng, deadline không bị trễ
•      Chủ động – không chờ được giao việc, tự nhìn thấy vấn đề và giải quyết
•      Kín đáo & đáng tin cậy – xử lý thông tin nhạy cảm có trách nhiệm
•      Chịu áp lực công việc và luôn có tư duy Học hỏi cầu tiế
Bạn KHÔNG phù hợp nếu...
•      Thích công việc sáng tạo tự do, không thích quy trình
•      Làm việc theo cảm hứng, thiếu tính kỷ luật
•      Cần được nhắc việc thường xuyên
•      Không thoải mái với môi trường làm việc có áp lực tốc độ
Ngành nghề: Thương mại điện tử, Quản lý điều hành, Hành chính / Thư ký
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh

Yêu cầu công việc

• Kiến thức : Tốt Nghiêp loại Khá Giỏi –
Ưu tiên loại giỏi các ngành Quản Tri Kinh Doanh, Maketing, phân tich dữ liệu, Supply chain
•
Kinh nghiệm: 2+ năm ở vị trí Operation, Admin, hoặc Coordinator trong môi trường doanh nghiệp
•
Production & Pricing: Có kinh nghiệm xử lý báo giá hoặc production management (bất kỳ ngành nào)
•
Excel/Google Sheets: Thành thạo – xây dựng database, formula, pivot table
•
Tư duy hệ thống: Làm việc có quy trình, biết SOP hóa công việc
•
Tiếng Anh: Đọc hiểu email và tài liệu doanh nghiệp
Ưu tiên cộng điểm
•      Từng làm việc với khách hàng B2B (Insurance, Banking, Corporate)
•      Có kinh nghiệm hỗ trợ CEO / C-level executives
•      Biết sử dụng phần mềm CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng
•      Có tư duy và đã làm trong ngành dịch vụ Khách Hàng
•      Thành Thạo sử dụng các công cụ AIO, Claude…
Tính cách & Phong cách làm việc phù hợp
•      Cẩn thận & tỉ mỉ – không để sót lỗi trong báo giá, tài liệu
•      Kiên nhẫn & ổn định – làm tốt cả công việc lặp đi lặp lại
•      Có cấu trúc – sắp xếp công việc rõ ràng, deadline không bị trễ
•      Chủ động – không chờ được giao việc, tự nhìn thấy vấn đề và giải quyết
•      Kín đáo & đáng tin cậy – xử lý thông tin nhạy cảm có trách nhiệm
•      Chịu áp lực công việc và luôn có tư duy Học hỏi cầu tiế
Bạn KHÔNG phù hợp nếu...
•      Thích công việc sáng tạo tự do, không thích quy trình
•      Làm việc theo cảm hứng, thiếu tính kỷ luật
•      Cần được nhắc việc thường xuyên
•      Không thoải mái với môi trường làm việc có áp lực tốc độ