Office Administrator

Facility Operations & Coordination
- Coordinate, assign, and monitor facility-related work orders.
- Promptly detect damages or losses and report to supervisors for timely action.
- Manage facility equipment, tools, and chemicals.
- Inspect and supervise subcontractors' work to ensure service quality.
- Coordinate daily tasks and maintain clear communication with the service team.
Building & Access Management
- Register VIP visitors, contractors, and employees with building management.
- Liaise with the landlord on building-related matters (façade issues, pest control, major repairs).
- Assist with registering, updating, and canceling parking cards and access cards.
Procurement & Inventory Control
- Prepare purchase lists for new equipment, tools, and chemicals; submit for approval.
- Order, track, and manage stationery, office amenities, and supplies.
- Manage vendors related to office supplies and services.
Administrative & Event Support
- Support administrative duties such as coordinating with vendors, processing payments, and managing mail services.
- Collaborate with HR to support office event setups and seasonal decorations.
Compliance & Safety
- Ensure all facility operations comply with internal policies, HSE standards, and sustainability requirements.
REQUIREMENTS:
- College or Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or related fields.
- 1–2 years of experience in Admin, Facility, or Office Coordinator roles.
- Strong communication and coordination skills.
- Good English communication skills.
- Strong coordination, communication, and problem-solving skills.
- Proactive, detail-oriented, and able to work independently.
- Proficient in MS Office (Excel, Word, Outlook).
-------------------------------------------------------------
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng hoặc các lĩnh vực liên quan.
Có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở các vị trí Hành chính (Admin), Quản lý cơ sở vật chất (Facility) hoặc Điều phối văn phòng (Office Coordinator).
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
Có khả năng giao tiếp tiếng Anh khá trong môi trường làm việc.
Kỹ năng điều phối, giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt.
Chủ động trong công việc, cẩn thận, chú ý đến chi tiết và có khả năng làm việc độc lập.
Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office như Excel, Word và Outlook.
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Quản lý điều hành
Kinh nghiệm: 1 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh