Nhân viên Hành chính (gấp)

1. Quản lý hồ sơ, văn bản & công văn
•     Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và lưu chuyển công văn đến – đi theo đúng quy trình của Công ty.
•     Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu (bản cứng và bản mềm); đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, dễ tra cứu và bảo mật.
•
Soạn thảo, trình ký và ban hành các văn bản hành chính: thông báo nội bộ, biên bản, tờ trình, quyết định, hợp đồng dịch vụ...
•     Theo dõi hiệu lực hợp đồng liên quan đến hoạt động hành chính của Công ty; nhắc nhở gia hạn kịp thời.
•     Lập và cập nhật các báo cáo hành chính định kỳ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
2. Hậu cần văn phòng
•     Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ; theo dõi tồn kho và đề xuất mua sắm bổ sung đúng thời điểm.
•     Thực hiện hoặc phối hợp mua sắm tài sản, trang thiết bị văn phòng; kiểm soát chi phí hành chính trong định mức được giao.
•     Quản lý cơ sở vật chất văn phòng: theo dõi tình trạng thiết bị, điều phối sửa chữa bảo trì khi cần thiết.
•     Tổ chức, điều phối hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ, đón tiếp khách đối tác tại Công ty.
•     Quản lý xe công vụ, lịch đặt xe, và các dịch vụ hành chính hỗ trợ khác.
3. Xử lý dữ liệu & báo cáo bằng Excel
•
Xây dựng và duy trì các file theo dõi bằng Excel: quản lý tài sản, chi phí hành chính, danh sách nhà cung cấp, theo dõi hợp đồng...
•     Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, lập báo cáo định kỳ và đột xuất phục vụ quản lý.
•     Sử dụng thành thạo các hàm Excel nâng cao để xử lý số liệu nhanh và chính xác.
4. Hỗ trợ nội bộ & phối hợp liên phòng ban
•     Là đầu mối liên lạc hành chính giữa các phòng ban: truyền đạt thông tin, theo dõi tiến độ xử lý công việc hành chính.
•     Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ: sinh nhật, lễ tết, sự kiện công ty, du lịch nhân viên.
•     Tiếp đón khách đến Công ty chu đáo, lịch sự; hỗ trợ đặt lịch họp, phòng họp cho các bộ phận.
•     Phối hợp với bộ phận Nhân sự trong các công việc có liên quan: thông báo nội bộ, phúc lợi, sự kiện nhân viên.
5. Các công việc hành chính khác
•     Thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận.
•     Đề xuất cải tiến quy trình hành chính, ứng dụng công cụ số hóa nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn phòng.
Bằng cấp & Kinh nghiệm
•     Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học
•     Độ tuổi từ
23 – 33 tuổi.
•
Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm tại vị trí hành chính, thư ký, văn phòng;
Kỹ năng chuyên môn — Bắt buộc
•
Thành thạo Excel ở mức nâng cao
•     Sử dụng tốt Word, PowerPoint và các công cụ văn phòng thông dụng (Google Workspace, Zalo, email công việc).
•     Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn, trình bày rõ ràng, không mắc lỗi chính tả.
Phẩm chất & Tính cách
•
Nhanh nhẹn, hoạt bát
— xử lý nhiều đầu việc cùng lúc mà không bỏ sót.
•
Cẩn thận, tỉ mỉ
— đặc biệt trong quản lý hồ sơ, số liệu và soạn thảo văn bản.
•
Khéo léo trong giao tiếp
— ứng xử linh hoạt với nhiều đối tượng: nội bộ, đối tác, khách hàng.
•
Trung thực, có trách nhiệm với công việc được giao — không để công việc tồn đọng, luôn báo cáo kịp thời.
•
Ham học hỏi, chủ động cải tiến, sẵn sàng tiếp nhận công việc mới và ứng dụng công nghệ vào hành chính.
•     Tác phong chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp.
Ưu tiên ứng viên có thể nhận việc ngay
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Nhân sự
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh