NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CHUỖI CUNG ỨNG

Hỗ trợ quản lý hợp đồng và chứng từ:Soạn thảo và phát hành hợp đồng bán hàng theo các điều kiện đã được phê duyệt.
Quản lý toàn bộ quy trình nội bộ liên quan đến hợp đồng và các chứng từ liên quan, bao gồm: luân chuyển, phê duyệt, đóng dấu, ký kết và phát hành tài liệu.
Nhập liệu và cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến hợp đồng (khách hàng, điều khoản, giá bán, thời hạn hiệu lực,...) trên hệ thống nội bộ.
Lưu trữ và quản lý hợp đồng, hồ sơ đề nghị và các chứng từ liên quan (bản cứng và bản điện tử) theo quy định của công ty.
Chuẩn bị và nộp các hồ sơ cần thiết phục vụ việc xét duyệt tín dụng khách hàng.
Theo dõi tình trạng tín dụng khách hàng, tồn kho và đảm bảo tuân thủ các quy trình quản lý xuất khẩu.
Xác nhận nhu cầu bán hàng (Trước khi ký hợp đồng):Kiểm tra và xác nhận năng lực bán hàng (sản lượng theo kế hoạch tháng).Xác nhận khả năng thực hiện về logistics và giao hàng (giao từ hàng tồn kho hay cần sản xuất mới, năng lực sản xuất hiện có,...).Triển khai thực hiện (Sau khi ký hợp đồng):Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Sản xuất để đảm bảo kế hoạch bán hàng và kế hoạch sản xuất được đồng bộ.
Điều chỉnh kế hoạch sản xuất với nhà máy khi cần thiết và phối hợp quản lý, xử lý hàng tồn kho lâu ngày.
Hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ:Hỗ trợ các hoạt động quản lý rủi ro, đặc biệt liên quan đến nghiệp vụ phòng ngừa rủi ro (hedging).Đảm bảo hồ sơ, chứng từ liên quan đến tiền đặt cọc đơn hàng được quản lý đầy đủ và chính xác.
Hỗ trợ báo cáo:Trích xuất dữ liệu đơn hàng và doanh số để lập báo cáo tuần/tháng theo biểu mẫu quy định.
Tổng hợp các dữ liệu cơ bản (sản lượng, doanh thu,...) theo hướng dẫn của cấp quản lý.
Công việc khác:Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành:Quản trị Kinh doanhThương mại Quốc tếQuản lý Chuỗi cung ứngHoặc các ngành liên quanƯu tiên có kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Sales Admin hoặc các công việc hỗ trợ kinh doanh.
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực cà phê hòa tan, đồ uống hoặc nguyên liệu thực phẩm là một lợi thế.
Có hiểu biết cơ bản về hợp đồng bán hàng và các điều khoản thương mại (điều khoản thanh toán, Incoterms, điều kiện giao hàng,...).Có kiến thức cơ bản về quy trình Order-to-Cash (đơn hàng – giao hàng – xuất hóa đơn – thanh toán) là một lợi thế.
Có hiểu biết cơ bản về ngân sách và phân tích hiệu quả kinh doanh.
Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác trong việc nhập liệu và xử lý chứng từ.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt, có khả năng xử lý nhiều công việc và đảm bảo đúng thời hạn.
Chủ động, có tinh thần trách nhiệm, theo sát công việc đến khi hoàn thành và có khả năng đề xuất cải tiến trong phạm vi công việc được giao.
Có khả năng tuân thủ hướng dẫn, quy trình làm việc và làm việc độc lập trong các công việc hằng ngày.
Kỹ năng giao tiếp tốt để phối hợp với các phòng ban nội bộ và xử lý các vấn đề phát sinh.
Sử dụng tốt Excel, Word, Email và sẵn sàng học hỏi các hệ thống mới.
Tiếng Anh thương mại khá (Nghe, Nói, Đọc, Viết).
Quyền lợi được hưởng
Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 ~ Thứ 6 (8h ~ 17h)Có xe đưa rước 3 tuyến (Long Thành, Vũng Tàu, Châu Đức)BHTN 24/717 ngày năm/nămTăng lương hàng nămThưởng tết từ 01 tháng lươngThưởng KPI: Từ 0-3 tháng lươngKhám sức khỏe định kỳ hằng nămDu lịch hàng năm, tiệc cuối nămCông ty cung cấp bữa ăn giữa ca miễn phí tại canteen công ty.