Chuyên Viên Văn Thư

1. Công tác văn thư và quản lý con dấu

- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, đăng ký và trình xử lý các văn bản đến.

- Thực hiện phát hành, theo dõi và lưu trữ các văn bản đi của Tập đoàn.

- Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu của doanh nghiệp theo đúng quy định.

- Thực hiện đóng dấu các văn bản, hợp đồng, hồ sơ, tài liệu sau khi được phê duyệt.

- Theo dõi sổ sách, hồ sơ liên quan đến việc sử dụng con dấu và ban hành văn bản.

- Kiểm soát hình thức, thể thức văn bản trước khi phát hành.

2. Soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo các loại văn bản hành chính theo yêu cầu

- Rà soát nội dung, thể thức trình bày văn bản đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy định nội bộ.

- Thực hiện quy trình trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản sau khi được phê duyệt.

- Cập nhật và quản lý hệ thống biểu mẫu, văn bản nội bộ của Tập đoàn.

3. Quản lý hồ sơ, tài liệu và lưu trữ

- Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, pháp lý, nhân sự và các tài liệu khác theo quy định.

- Sắp xếp, phân loại và lập danh mục hồ sơ khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.

- Quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

- Thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu khi có yêu cầu.

- Theo dõi thời hạn lưu trữ, thực hiện bàn giao, tiêu hủy hồ sơ theo quy định.

- Hỗ trợ cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc các yêu cầu nội bộ.

4. Công việc khác

- Phối hợp với các phòng ban trong việc quản lý hồ sơ, văn bản và công tác hành chính.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.

Yêu cầu ứng viên

- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, văn hóa, xã hội văn thư lưu trữ, quản trị…

- Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương Kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng;

- Biết sắp xếp và xử lý công việc chủ động, khoa học, nhanh nhẹn, nhiệt tình chịu khó học hỏi, cẩn thận, trung thực;

- Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ, tổ chức các hoạt động, giải quyết tình huống.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn lớn

Quyền lợi được hưởng

•  Thu nhập: Thoả thuận
•  Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước;
•  Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;
•  Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding….
•  Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững;
•  Cơ hội thăng tiến trong công việc.