Chuyên Viên Hỗ Trợ Văn Phòng Trường Cao Đẳng

1. Mục tiêu công việc

• Thực hiện các công tác hành chính – tổng hợp, văn thư – lưu trữ; hỗ trợ hoạt động điều hành của Ban Giám hiệu và các phòng ban; đảm bảo hoạt động của Trường diễn ra trôi chảy, đúng quy trình và tuân thủ quy định của các cơ quan quản lý giáo dục.

2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
2.1. Công tác hành chính – văn phòng

• Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn đến – đi, đảm bảo đúng quy trình và thời hạn.
• Soạn thảo, trình ký, phát hành các văn bản hành chính, thông báo, báo cáo định kỳ.
• Quản lý con dấu, giấy tờ, biểu mẫu và hồ sơ hành chính của Trường.
• Quản lý văn phòng phẩm, in ấn, trang thiết bị, tài sản hành chính; đảm bảo sử dụng hiệu quả.
• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, v.v.

2.2. Phối hợp và đối ngoại

• Là đầu mối liên hệ, trao đổi công việc với các cơ quan, ban, ngành giáo dục khi cần thiết (ví dụ: gửi báo cáo, tiếp đoàn kiểm tra, phối hợp sự kiện…).
• Hỗ trợ Trưởng phòng/Ban Giám hiệu trong việc gửi – nhận hồ sơ, công văn, tài liệu đến Sở GD&ĐT, Sở LĐTB&XH, Tổng cục GDNN hoặc các đối tác liên quan.
• Ghi nhận và phản hồi thông tin từ các đơn vị bên ngoài một cách chuẩn mực, kịp thời, chính xác.

2.3. Hỗ trợ nội bộ

• Hỗ trợ các phòng ban trong việc đặt lịch làm việc, chuẩn bị hồ sơ họp, ghi biên bản, tổng hợp báo cáo tuần/tháng.
• Theo dõi thời gian làm việc, ngày nghỉ, chấm công và các công tác hành chính nội bộ.
• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên; hợp đồng, quyết định và biểu mẫu hành chính.

2.4. Công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng hoặc Ban Giám hiệu.
• Đảm bảo tác phong chuyên nghiệp, lịch sự trong giao tiếp và tuân thủ quy định bảo mật của Trường.

Yêu cầu ứng viên

1. Trình độ:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ nghiệp vụ hành chính – văn thư.

2. Kinh nghiệm:

• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính / văn thư / tổng hợp trong môi trường giáo dục (trường học, trung tâm đào tạo, cơ quan nhà nước).
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc hoặc phối hợp với các cơ quan quản lý giáo dục (ví dụ: Sở GD&ĐT, Sở LĐTBXH, Tổng cục GDNN…).

3. Kỹ năng:

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng soạn thảo và trình bày văn bản hành chính chuẩn mực.
• Kỹ năng tổ chức công việc, tổng hợp thông tin, sắp xếp hồ sơ khoa học.
• Giao tiếp lịch sự, linh hoạt, nắm bắt nhanh yêu cầu từ các cơ quan quản lý.

4. Phẩm chất:

• Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và chủ động.
• Tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp chuẩn mực, làm việc nhóm tốt.
• Có tinh thần phục vụ và sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: thỏa thuận
• Được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi theo quy định của Luật lao động hiện hành.
• Được tham gia du lịch nghỉ mát hàng năm cùng Tập đoàn
• Được xét khen thưởng, vinh danh 6 tháng/1 lần.
• Được tham gia rất nhiều các chương trình mang đậm chất Cen Group.
• Được tham gia các khóa học đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ.
• Được hưởng những chính sách Phúc lợi mà chỉ những Cenner mới có được.
• Được tham gia các khóa đào tạo của Công ty.
• Được thưởng lương tháng 13.
• Được trang bị bảo hiểm sức khỏe PTI.