Chuyên Viên Hồ Sơ Dự Án/Đấu Thầu

• Theo dõi thông tin thầu & kế hoạch tham gia
  - Tiếp nhận, rà soát thông tin mời thầu/mời chào giá (HSMT/RFQ/RFP), điều kiện tham dự, thời hạn và yêu cầu pháp lý.
  - Lập checklist hồ sơ, timeline chuẩn bị; nhắc việc các bộ phận liên quan theo deadline.
  - Chuẩn bị các thủ tục đăng ký, mua/nhận HSMT, khảo sát hiện trường (nếu có), tham dự làm rõ thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ năng lực & pháp lý doanh nghiệp
  - Thu thập, cập nhật và quản lý bộ hồ sơ pháp lý: ĐKKD, điều lệ, ủy quyền, chữ ký mẫu, chứng chỉ hành nghề/năng lực, báo cáo tài chính, bảo hiểm, ISO... (tùy yêu cầu).
  - Xây dựng/duy trì “thư viện” hồ sơ năng lực: profile công ty, danh sách hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, thiết bị, năng lực tài chính.
  - Soạn thảo/hoàn thiện biểu mẫu hành chính: đơn dự thầu, cam kết, thỏa thuận liên danh, bảng kê khai, form theo HSMT.
• Lập & hoàn thiện hồ sơ dự thầu (HSDT/HSĐX)
  - Phối hợp phòng kỹ thuật/thiết kế/QA lập hồ sơ kỹ thuật: biện pháp thi công, tiến độ, thuyết minh kỹ thuật, nhân sự – thiết bị, an toàn – môi trường, kiểm soát chất lượng.
  - Phối hợp phòng dự toán/kinh doanh lập hồ sơ tài chính: bảng giá dự thầu, BOQ, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán, bảo hành...
  - Kiểm tra tính tuân thủ HSMT: hình thức, số lượng bản, niêm phong, ký đóng dấu, hiệu lực hồ sơ, bảo lãnh dự thầu...
  - In ấn, đóng quyển, đóng gói, niêm phong và thực hiện nộp hồ sơ đúng quy định & thời hạn.
• Quản lý bảo lãnh, công văn, hợp đồng liên quan
  - Thực hiện thủ tục xin phát hành: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng... (làm việc với ngân hàng/bảo hiểm).
  - Soạn thảo/cập nhật công văn đối ngoại: làm rõ, gia hạn hiệu lực HSDT, xác nhận, đề nghị thanh toán mua HSMT...
  - Theo dõi kết quả thầu; chuẩn bị hồ sơ thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo yêu cầu.
• Quản lý hồ sơ
  - Bàn giao bộ hồ sơ trúng thầu cho bộ phận triển khai/ban điều hành dự án.
  - Theo dõi các thủ tục đầu vào: hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh, tạm ứng, nghiệm thu – thanh toán (phần hồ sơ).
  - Lưu trữ hồ sơ dự án theo quy định, đảm bảo truy xuất nhanh khi kiểm tra/đối soát.
• Lưu trữ – quản trị dữ liệu – báo cáo
  - Quản lý file cứng và file mềm (share drive): phân quyền, đặt tên, version control, nhật ký cập nhật.
  - Báo cáo định kỳ: danh mục gói thầu tham gia, tiến độ chuẩn bị, tỷ lệ trúng thầu, nguyên nhân trượt thầu, chi phí dự thầu.

Yêu cầu ứng viên

• Trình độ/Kinh nghiệm
  - Tốt nghiệp CĐ/ĐH.
  - Có 2 năm kinh nghiệm làm hồ sơ thầu/hồ sơ dự án (ưu tiên lĩnh vực CNTT, cung cấp thiết bị...).
• Ưu tiên đã có kinh nghiệm làm hồ sơ dự án vốn ngân sách
• Kiến thức
  - Hiểu quy trình đấu thầu và thành phần hồ sơ (HSMT/HSDT, HSĐX, BOQ...).
  - Nắm các yêu cầu pháp lý/công chứng/ủy quyền/đóng dấu; biết sử dụng mạng đấu thầu (nếu áp dụng) là lợi thế.
• Kỹ năng
  - Cẩn thận, kiểm soát checklist tốt, chịu áp lực deadline.
  - Soạn thảo văn bản, trình bày hồ sơ chuyên nghiệp.
  - Tin học văn phòng (Word/Excel), PDF, scan/in ấn; quản lý file khoa học. Biết sử dụng phần mềm autocard để đọc bản vẽ
  - Giao tiếp và phối hợp đa phòng ban.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Lương cứng từ 15 triệu đồng / tháng trở lên (Thỏa thuận theo năng lực ứng viên)
• Xét tăng lương hàng năm, lương tháng 13 và thưởng cuối năm
• Thời gian làm việc: 8h00 – 12h00 và 13h30 – 17h30 (Thứ 2 – Thứ 6 và 02 ngày thứ 7 trong tháng)
• Được đào tạo về sản phẩm, quy trình, thủ tục
• Đảm bảo đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, nghỉ phép theo quy định của nhà nước.
• Hưởng chế độ phúc lợi hàng năm của Công ty: du lịch, hiếu hỷ....
• Môi trường làm việc trẻ trung, hòa đồng và gắn kết.
• Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 đến Thứ 7 (Mỗi tháng được nghỉ 2 ngày thứ 7 cách tuần)