Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

1. Công tác văn thư
Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra và chuyển giao công văn, văn bản, tài liệu đến các phòng/ban theo đúng quy trình.
Soạn thảo, trình ký, phát hành và quản lý các loại văn bản, công văn, thông báo, quyết định, tờ trình theo phân công.
Quản lý việc đóng dấu, sử dụng và bảo quản con dấu, chữ ký số và các công cụ văn thư theo quy định của Công ty.
Theo dõi số đến, số đi và cập nhật đầy đủ thông tin văn bản trên hệ thống quản lý.
Kiểm tra thể thức, hình thức và tính đầy đủ của văn bản trước khi phát hành.
Theo dõi tình trạng xử lý, luân chuyển và phản hồi đối với các văn bản cần thực hiện.
2. Quản lý hồ sơ, tài liệu và lưu trữ
Thực hiện phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu theo quy định.
Quản lý hồ sơ bản cứng và bản điện tử, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Theo dõi thời hạn lưu trữ và thực hiện việc bàn giao, tiêu hủy tài liệu theo quy định.
Số hóa, cập nhật và quản lý dữ liệu hồ sơ trên hệ thống lưu trữ của Công ty.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của hồ sơ, tài liệu.
3. Công tác hành chính văn phòng
Thực hiện các công việc hành chính thường xuyên của văn phòng theo phân công.
Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và tài sản hành chính.
Theo dõi nhu cầu sử dụng, lập đề xuất mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư hành chính.
Phối hợp quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và không gian làm việc.
Phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng, chuyển phát, vệ sinh, bảo trì, bảo dưỡng và các dịch vụ hành chính khác.
Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và hoạt động nội bộ của Công ty.
4. Quản lý và điều phối văn bản
Theo dõi, cập nhật và quản lý hệ thống văn bản nội bộ của Công ty.
Phối hợp với các phòng/ban trong việc phát hành, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ.
Theo dõi các văn bản cần phản hồi hoặc thực hiện theo thời hạn.
Tổng hợp và báo cáo tình hình xử lý văn bản khi có yêu cầu.
Đảm bảo thông tin, tài liệu được chuyển đến đúng người, đúng đơn vị và đúng thời hạn.
5. Hỗ trợ công tác quản trị hành chính
Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, quy định, biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư – hành chính.
Phối hợp triển khai các quy định về quản lý tài liệu, sử dụng tài sản và văn phòng phẩm.
Theo dõi và tổng hợp chi phí hành chính theo phạm vi được giao.
Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ và hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Hỗ trợ công tác quản lý nhà cung cấp và dịch vụ hành chính.
6. Hỗ trợ công tác tổ chức, hậu cần
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và các hoạt động nội bộ.
Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, nước uống, trang thiết bị và các điều kiện hậu cần cần thiết.
Phối hợp thực hiện công tác đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại Công ty.
Hỗ trợ công tác hậu cần cho Ban Lãnh đạo và các phòng/ban khi được phân công.
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị Nhân lực, Văn hóa, Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, quản trị…
- Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương Kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng;
- Biết sắp xếp và xử lý công việc chủ động, khoa học, nhanh nhẹn, nhiệt tình chịu khó học hỏi, cẩn thận, trung thực;
- Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ, tổ chức các hoạt động, giải quyết tình huống.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn lớn
Quyền lợi:
Thu nhập: Thoả thuận
Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước;
Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;
Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding….
Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững;
Cơ hội thăng tiến trong công việc.
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Nhân sự, Quản lý điều hành
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hà Nội