Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Công tác hành chính

• Biên soạn, lưu trữ và quản lý các văn bản hành chính, công văn, thông báo, quyết định, biên bản, hồ sơ nội bộ của Viện.
• Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu hành chính theo đúng quy định và quy trình nội bộ.
• Theo dõi, tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ công văn đến – công văn đi.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc họp, chương trình đào tạo, sự kiện, hội thảo và hoạt động chuyên môn của Viện.
• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, thiết bị văn phòng và các nhu cầu hành chính thường xuyên.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho lớp học, chương trình đào tạo, hội thảo, tọa đàm và các sự kiện của Viện REI.

2. Quản lý chứng nhận, chứng chỉ và hồ sơ đào tạo

• Quản lý việc cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ, xác nhận hoàn thành khóa học và các văn bản liên quan đến hoạt động đào tạo của Viện REI.
• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp và lưu trữ hồ sơ học viên theo từng khóa học, chương trình đào tạo.
• Phối hợp với bộ phận đào tạo, tuyển sinh và giảng viên để xác nhận điều kiện cấp giấy chứng nhận cho học viên.
• Theo dõi danh sách học viên, kết quả học tập, tình trạng tham dự, kiểm tra và các thông tin liên quan phục vụ việc cấp chứng nhận.
• Đảm bảo hồ sơ cấp chứng nhận, chứng chỉ được thực hiện chính xác, đầy đủ, đúng quy trình và đúng thời hạn.
• Lưu trữ, tra cứu và quản lý dữ liệu chứng nhận, chứng chỉ của học viên khi có yêu cầu.

3. Công tác nhân sự

• Theo dõi chấm công, ngày công, ngày nghỉ, phép, tăng ca và các thông tin liên quan đến thời gian làm việc của nhân sự.
• Tổng hợp dữ liệu phục vụ tính lương, thưởng, phụ cấp, hoa hồng hoặc các khoản chi trả nội bộ theo quy định của Viện.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự, thông tin cá nhân và các tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ công tác tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, hướng dẫn quy định nội bộ và theo dõi quá trình làm việc.
• Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế, quy trình làm việc của nhân sự trong Viện.
• Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ, họp giao ban, đào tạo nội bộ và các chương trình gắn kết đội ngũ.

4. Quản lý chi tiêu nội bộ

• Theo dõi, tổng hợp và kiểm soát các khoản chi tiêu nội bộ hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng.
• Tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ hóa đơn, chứng từ, đề nghị thanh toán, phiếu chi và các hồ sơ tài chính nội bộ.
• Phối hợp với kế toán hoặc bộ phận liên quan để đối chiếu, tổng hợp chi phí và hoàn thiện chứng từ.
• Theo dõi các khoản chi liên quan đến văn phòng, lớp học, sự kiện, marketing, hậu cần, nhân sự và hoạt động vận hành của Viện.
• Lập bảng tổng hợp chi tiêu định kỳ theo yêu cầu của Ban điều hành.
• Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ và minh bạch của các khoản chi trước khi trình duyệt.

5. Công tác tổng hợp và hỗ trợ vận hành

• Theo dõi tiến độ các công việc hành chính – nhân sự – vận hành theo phân công.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban điều hành.
• Phối hợp với các bộ phận: Đào tạo, Tuyển sinh, Marketing, Kế toán, R&D để đảm bảo hoạt động của Viện diễn ra thông suốt.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu, tài liệu cho các chương trình, dự án, đối tác và hoạt động phát triển của Viện.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban điều hành / Viện trưởng.

Yêu cầu ứng viên

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

1. Yêu cầu chuyên môn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Nhân sự, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm ở vị trí hành chính, hành chính nhân sự, thư ký, kế toán nội bộ hoặc tổng hợp là lợi thế.
• Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Google Sheet, Google Drive và các công cụ quản lý dữ liệu cơ bản.
• Có khả năng soạn thảo văn bản hành chính rõ ràng, đúng thể thức, cẩn thận.
• Biết quản lý hồ sơ, chứng từ, dữ liệu và sắp xếp công việc khoa học.

2. Yêu cầu về kỹ năng

• Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm và bảo mật thông tin tốt.
• Có khả năng tổng hợp, theo dõi và kiểm soát công việc chi tiết.
• Giao tiếp lịch sự, phối hợp tốt với các bộ phận.
• Chủ động trong công việc, biết nhắc việc, theo sát tiến độ và báo cáo kịp thời.
• Có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc trong môi trường đào tạo, sự kiện và vận hành văn phòng.

3. Ưu tiên ứng viên

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong các lĩnh vực:
• Giáo dục, đào tạo;
• Hành chính nhân sự;
• Kế toán nội bộ;
• Quản lý đào tạo;
• Văn phòng viện, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp dịch vụ hoặc tổ chức chuyên môn.

Quyền lợi được hưởng

QUYỀN LỢI

• Lương + phụ cấp: 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng Gross, thỏa thuận theo năng lực.
• Thưởng: Thưởng KPI hằng tháng, thưởng theo chiến dịch và các khoản thu nhập khác theo quy định của REI.
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, tri thức, có định hướng phát triển rõ ràng.
• Được đào tạo về quy trình hành chính, nhân sự, quản lý hồ sơ, vận hành đào tạo và hệ thống nội bộ.
• Có cơ hội tham gia các chươ