Chuyên viên Chứng từ Thủ tục Hải quan

Xử lý Chứng từ và Theo dõi Lô hàng
Tiếp nhận thông tin: Nhận và kiểm tra thông tin lô hàng (Pre-alert) từ đại lý/người gửi hàng, bao gồm Bill of Lading (B/L) draft, Invoice, Packing List, và các chứng từ liên quan khác.
Theo dõi lịch trình: Theo dõi sát sao lịch tàu, cập nhật ETA (Estimated Time of Arrival) chính xác và thông báo kịp thời cho khách hàng.
Kiểm tra chứng từ: Đảm bảo chứng từ gốc (hoặc Telex Release/Seaway Bill) hợp lệ, đối chiếu thông tin trên B/L với các chứng từ khác.
Phối hợp nhận D/O: Thực hiện các thủ tục cần thiết để lấy Lệnh Giao Hàng (Delivery Order - D/O), ưu tiên sử dụng các nền tảng eD/O trực tuyến của hãng tàu
Khai báo Hải quan và Hệ thống Hãng tàu
Khai báo EMNF: Theo dõi và thực hiện thủ tục khai báo E-Manifest (EMNF) chính xác và đúng thời hạn theo quy định của Hải quan, bao gồm việc theo dõi phân quyền khai báo từ các hãng tàu/Agent.
Sử dụng hệ thống Hãng tàu: Sử dụng thành thạo các hệ thống trực tuyến của các hãng tàu lớn (như Maersk, ONE, Evergreen, COSCO, Yang Ming, HMM, ZIM...) để:
Thực hiện eD/O.
Theo dõi tracking lịch trình và tình trạng container.
Tải các chứng từ cần thiết và kiểm tra các khoản phí liên quan.
Tài chính và Quản lý Phí
Thanh toán: Lập đề nghị thanh toán (PAYMENT) các khoản Local Charge, cước vận chuyển (nếu có) cho hãng tàu/Agent.
Hoàn ứng: Thu thập và bàn giao hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) liên quan đến lô hàng cho phòng Kế toán để thực hiện thủ tục hoàn ứng.
Thông báo Freetime: Kiểm tra và thông báo rõ ràng thời hạn Freetime (miễn phí lưu bãi/lưu container) cho khách hàng để chủ động kế hoạch lấy hàng, tránh phát sinh chi phí phạt
Xử lý Vấn đề và Lưu trữ Hồ sơ
Giải quyết vướng mắc: Chủ động liên hệ và làm việc với khách hàng, hãng tàu, và các bên liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh (sai sót chứng từ, thay đổi thông tin, khiếu nại về phí...) một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý hồ sơ: Lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ lô hàng (bản cứng và bản mềm) một cách cẩn thận, khoa học và có hệ thống theo quy định của công ty và tiêu chuẩn ISO
Yêu cầu:
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Ngoại thương, Logistics, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế hoặc các ngành có liên quan.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 02 năm trở lên trong lĩnh vực forwarder/logistics hoặc Chăm sóc Khách hàng Logistics.
Có kinh nghiệm làm chứng từ hàng SEA (Đường biển) là một lợi thế lớn.
Nghiệp vụ: Nắm vững quy trình nghiệp vụ chứng từ XNK, hiểu rõ về các loại chứng từ vận tải.
Ngoại ngữ: tiếng Anh sử dụng tốt trong công việc Toeic 650 , ielts 6.0
Kỹ năng vi tính: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel) để lập báo cáo và quản lý dữ liệu.
Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng tổ chức công việc và quản lý hồ sơ tốt.
Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao về tiến độ chứng từ.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng và phối hợp nội bộ tốt.
Quyền lợi:
Thu nhập cạnh tranh;
Thưởng tháng lương thứ 13 và các gói phúc lợi đa dạng;
Chính sách phúc lợi toàn diện cho cá nhân và gia đình;
Chương trình đào tạo chuyên sâu (E-learning...);
Môi trường làm việc toàn cầu (với gần 30 chi nhánh/Văn phòng đại diện), Văn phòng làm việc hạng A;
Văn hóa làm việc đa dạng & hòa nhập (D&I)