Admin Dự Án Cntt

Nhiệm vụ và Trách nhiệm chính 

1. Quản lý Tài liệu & Quy trình Dự án (40%) 

• Số hóa tài liệu: Khởi tạo, phân loại và lưu trữ toàn bộ tài liệu dự án (SRS, BRD, kiến trúc hệ thống, biên bản nghiệm thu...) trên các nền tảng đám mây (Confluence, SharePoint, Google Drive). 
• Kiểm soát phiên bản: Đảm bảo hệ thống tài liệu kỹ thuật luôn được cập nhật chính xác theo các phiên bản thay đổi (Change Request) của dự án. 
• Theo dõi Task: Cập nhật, điều phối và giám sát trạng thái các đầu việc của đội ngũ phát triển trên các công cụ quản trị (Jira, ClickUp, Asana). 
• Biên bản cuộc họp: Tham gia các buổi họp dự án (Kick-off, Daily Scrum, Retrospective), ghi nhận biên bản (Meeting Minutes) và theo dõi các hành động cần thực hiện (Action Items). 

2. Quản lý Tài chính & Thủ tục Hành chính Dự án (30%) 

• Theo dõi ngân sách: Ghi nhận chi phí thực tế của dự án, đối chiếu với ngân sách được duyệt (Budget tracking) và cảnh báo cho PM nếu có nguy cơ vượt chi. 
• Thủ tục mua sắm (Procurement): Phối hợp với phòng mua sắm để mua/thuê các bản quyền phần mềm (SaaS), thiết bị phần cứng, hạ tầng Cloud (AWS, Azure) phục vụ cho dự án. 
• Quản lý đối tác: Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, theo dõi tiến độ thanh toán (Milestone payments) cho các nhà thầu phụ (Subcontractor) hoặc nhân sự Freelance. 

3. Điều phối & Kết nối Nội bộ (30%) 

• Onboarding/Offboarding: Chuẩn bị tài nguyên, cấp quyền truy cập hệ sinh thái công nghệ (Slack, GitHub, Jira...) cho nhân sự mới tham gia dự án và thu hồi khi họ rời đi. 
• Báo cáo tiến độ: Tổng hợp dữ liệu thô từ các công cụ quản lý để lập báo cáo tiến độ (Project Status Report) định kỳ tuần/tháng gửi PMO và các bên liên quan (Stakeholders). 
• Kết nối đội ngũ: Tổ chức các hoạt động gắn kết (Team building nhỏ, gắn kết từ xa cho nhân sự làm việc Hybrid) nhằm duy trì động lực cho đội ngũ công nghệ. 

Yêu cầu ứng viên

. Học vấn và Kinh nghiệm 

• Tốt nghiệp Đại học các ngành: Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan. 
• Có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm Project Admin, Project Assistant hoặc Project Coordinator trong mảng CNTT/Phần mềm. 

2. Kỹ năng Công nghệ & Công cụ (Bắt buộc) 

• Quản lý dự án: Thành thạo Jira Software (biết cấu hình Dashboard cơ bản là lợi thế), Confluence, Trello hoặc Asana. 
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng tốt MS Excel/Google Sheets (Looker Studio hoặc Power BI cơ bản để làm dashboard báo cáo là điểm cộng lớn). 
• Ứng dụng AI: Biết cách ứng dụng AI (ChatGPT, Copilot) để tóm tắt biên bản họp, dịch tài liệu và soạn thảo văn bản hành chính nhanh chóng. 

3. Kỹ năng mềm & Hiểu biết chuyên môn 

• Có hiểu biết cơ bản về quy trình phát triển phần mềm (SDLC) và các mô hình quản trị dự án phổ biến (Agile, Scrum, Waterfall). 
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt, tư duy logic, cẩn thận và chú ý đến chi tiết. 
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh tốt (đọc hiểu tài liệu kỹ thuật, viết email và làm việc với khách hàng/nhân sự nước ngoài). 

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Lương cứng cạnh tranh (theo năng lực) + Thưởng dự án (Project Bonus) dựa trên hiệu suất bàn giao. 
• Môi trường làm việc: Hiện đại, linh hoạt (Hybrid working), văn hóa Agile cởi mở, khuyến khích sáng tạo. 
• Đào tạo & Phát triển: Được công ty tài trợ chi phí học và thi các chứng chỉ quốc tế uy tín (như PMP, CAPM, PSM I, PMI-ACP) để thăng tiến lên lộ trình làm Project Manager (PM) chuyên nghiệp. 
• Phúc lợi: Bảo hiểm đầy đủ, thưởng lễ tết, du lịch hàng năm và lộ trình thăng tiến lên Sales Operation Manager hoặc Key Account Manager.