Account Payable Manager (Holding)

1. Quản lý toàn bộ hoạt động AP tập trung (END-TO-END): Tổ chức và giám sát toàn bộ quy trình Accounts Payable , bao gồm

a) Tiếp nhận yêu cầu thanh toán - Payment Request

b) Kiểm tra đối chiếu chứng từ : bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp

c) Ghi nhận công nợ phải trả theo đúng entity và Finance dimesion

d) Lập đề xuất thanh toán : đảm bảo

• 100% giao dịch có đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hợp pháp

• không phát sinh giao dịch ngoài qui trình hoặc không được kiểm soát.

2. Rà soát hợp đồng mua hàng (Domestic & International Contracts)

a) Rà soát các điều khoản liên quan đến:

• Điều khoản thanh toán

• Nghĩa vụ tài chính, hóa đơn chứng từ, thuế

• Điều khoản phạt

b) Phát hiện và báo cáo các điều khoản bất lợi

c) Đối với hợp đồng ngoại thương cần:

• Rà soát điều kiện thanh toán quốc tế (T/T, L/C, DP, DA…)

• Rà soát điều kiện giao hàng (Incoterms)

• Phối hợp và hỗ trợ Treasury

 Chuẩn bị hồ sơ mở L/C

 Theo dõi tiến độ thực hiện L/C

•Kiểm soát điều khoản L/C phù hợp với hợp đồng

•Nhận diện rủi ro thanh toán quốc tế

3. Kiểm soát hồ sơ thanh toán (document control) :

a) Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra:

• Contract / PO /Invoice

• Biên bản nghiệm thu

• Đảm bảo:

 Matching 3 chiều (PO – GR – Invoice)

 Không thanh toán khi thiếu hồ sơ

b) Đối với thanh toán quốc tế :

• Kiểm soát toàn bộ các giao dịch thanh toán quốc tế cho:

 Nhà cung cấp nguyên vật liệu (Ingredient Suppliers)

 Các khoản đầu tư tài sản cố định (Capex)

 Các dịch vụ nước ngoài

• Đảm bảo :

 Tuân thủ quy định ngoại hối

 Hồ sơ đầy đủ (hợp đồng, PO, invoice,Bill, chứng từ nhập khẩu nếu có)

 Phù hợp với điều khoản thanh toán

4. Kiểm soát chi phí và xác thực khoản chi (Cost Control & Expense Validation)

a) Đóng vai trò là tuyến kiểm soát đầu tiên đối với tất cả các khoản chi

b) Đảm bảo:

• Sự phù hợp giữa hợp đồng, PO và hóa đơn

• Các khoản chi phí (bao gồm phí logistics, vận chuyển , dịch vụ…):

 Có căn cứ hợp đồng

 Không trùng lặp

 Không vượt ngân sách được phê duyệt

5. Kiểm soát tuân thủ thuế (tax compliance)

a) Đảm bảo hóa đơn đầu vào đáp ứng:

• Tính hợp lệ

• Tính hợp lý

• Tính hợp pháp

b) Ngăn ngừa:

• Chi phí không được khấu trừ thuế

• Rủi ro thuế

6. Kiểm soát ngân sách (Budget Control)

a) Đảm bảo tất cả các khoản chi phí được kiểm tra đối chiếu với ngân sách

b) Áp dụng cơ chế kiểm soát:

• Cảnh báo hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền đối với các khoản vượt ngân sách

• Đảm bảo phân bổ chi phí đúng Finance Dimension (Cost center/Expense Type/Business unit/…)

7. Lập kế hoạch chi tiền và phối hợp Treasury

a. Lập kế hoạch thanh toán định kỳ (tuần/tháng)

b. Chuyển payment proposal đúng SLA

c. Phối hợp với Treasury Manager Group về:

• Điều phối dòng tiền

• Đảm bảo khả năng thanh toán

8. Quản lý tín dụng nhà cung cấp

a) Xây dựng và quản lý Credit limit và payment terms của Vendor

b) Định kỳ đánh giá:

• Năng lực tín dụng nhà cung cấp

• Cơ hội tối ưu chu kỳ thanh toán

9. Quản lý AP Aging & DSO

a) Đảm bảo báo cáo công nợ phải trả (AP Aging):

• Chính xác

• Đầy đủ

• Không thiếu nghĩa vụ phải trả

b) Theo dõi và tối ưu chỉ số: DPO (Days Payable Outstanding) của toàn tập đoàn

c) Đề xuất tăng DPO hợp lý

10. Quản lý lưu trữ chứng từ

a) Thiết lập hệ thống lưu trữ chứng từ đầy đủ

b) Đảm bảo:

• Dễ truy xuất

• Có đầy đủ audit trail

c) Phục vụ:

• Kiểm toán độc lập

• Thanh tra thuế/cơ quan chức năng

• Kiểm toán nội bộ

11. Quản lý Vendor Master Tập Đoàn

a) Đảm bảo dữ liệu vendor được tạo trên ERP : Đúng chuẩn và đồng bộ

b) Kiểm soát thông tin Vendor Bank Account đảm bảo:

• Thông tin chính xác

• Không thay đổi trái phép

c) Phối hợp CA Group để: Kiểm soát rủi ro fraud

12. Tham gia triển khai hệ thống & chuẩn hóa quy trình (Policy & Sop)

a) Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa SOP AP và Credit Limit policy toàn tập đoàn

• Chính sách Accounts Payable

• Chính sách quản lý chi phí – Cost policy

• Chính sách thanh toán nhà cung cấp- Vendor Payment Policy

• Chính sách hoàn tiền cho nhân viên -Reimbursement Policy

b) Thiết lập SOP chi tiết cho:

• Xử lý hóa đơn

• Phê duyệt thanh toán

• Quản lý ngoại lệ-exception

c) Tham gia triển khai : ERP ; AP Automation; Dash board - BI module AP và KPIs để quản lý bộ phận AP

13. Phối hợp với CA Entity và các khối phòng ban

a) Phối hợp CA Entity (legal Control) : Đảm bảo:

• Hồ sơ đủ cho CA Entity ký

• Approval đúng DOA

• Hỗ trợ CA Entity trong:

 Kiểm tra pháp lý- Check legal

 Giải trình kiểm toán và cơ quan chức năng (thuế/công an…)

b) Phối hợp với các khối/phòng ban :

• Treasury Group (dòng tiền)

• Procurement & Legal Group (hợp đồng)

• Business (nhu cầu chi tiêu)

14. Quản lý & phát triển đội ngũ

a) Quản lý team AP : Phân công/đào tạo/đánh giá và tối ưu (automation/Workflow)

b) Phân công công việc theo entity / function : Đảm bảo:

• Hiệu suất làm việc

• SLA

• Nâng cao năng lực và tự động hóa

Yêu cầu công việc

- Tốt nghiệp chuyên ngành Tài chính – Kế toán – Kinh tế – Quản trị Kinh doanh

- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí AP Manager

- Ưu tiên ứng viên từng làm tại: Công ty thương mại /phân phối, Tập đoàn nhiều pháp nhân

- Có kinh nghiệm quản lý team 10 người

- Hiểu sâu về: AP & Financial Operation; Tax compliance; International Payment

- Hiểu sâu AP process

- Hiểu sâu quy định thuế liên quan đến chứng từ, hoá đơn và chi phí hợp lý, hợp lệ

- Sử dụng tốt các hệ thống ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics). Excel/Power BI

- Tiếng Anh tốt

Quyền lợi

• Thưởng: 13th salary commitment and attractive performance bonus
• Chăm sóc sức khoẻ: Premium healthcare
• Đào tạo: Training and development program