Warehouse & Logistics Operations Specialist / Chuyên Viên Vận Hành Kho & Logistics

1. Goods Receiving & Inventory System / Hệ thống Nhận hàng & Tồn kho

• Receive goods from suppliers and verify them against approved PO, Packing List, and delivery documents.

Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và đối chiếu với PO, Packing List và các chứng từ giao hàng đã được phê duyệt.

• Check SKU/item code, quantity, packaging, batch/lot, box seal, and product condition; promptly identify and report shortages, excess, wrong items, damages, or other discrepancies.

Kiểm tra mã hàng/SKU, số lượng, quy cách đóng gói, số lô, niêm phong thùng và tình trạng hàng hóa; kịp thời phát hiện và báo cáo hàng thiếu, thừa, sai mã, hư hỏng hoặc các sai lệch khác.

• Create Goods Receiving Notes (GRN) and complete all required receiving and inventory transactions accurately and on time.

Lập Phiếu Nhận Hàng (GRN) và hoàn tất các giao dịch nhận hàng, tồn kho đầy đủ, chính xác và đúng hạn.

• Maintain accurate inventory records by entering and verifying PO number, SKU, quantity, batch/lot, warehouse location, and other required information in the system.

Duy trì dữ liệu tồn kho chính xác bằng cách nhập và kiểm tra số PO, SKU, số lượng, số lô, vị trí kho và các thông tin cần thiết khác trên hệ thống.

• Conduct physical stock checks and reconcile physical inventory with system records; report and follow up on discrepancies with Procurement and relevant departments.

Thực hiện kiểm tra tồn kho thực tế, đối chiếu với số liệu trên hệ thống và báo cáo, phối hợp xử lý các sai lệch với bộ phận Mua hàng và các phòng ban liên quan.

• Maintain complete receiving and inventory records for traceability and audit purposes.

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhận hàng và tồn kho phục vụ truy xuất nguồn gốc và kiểm toán.

2. Stock Transfer & Outlet Replenishment / Chuyển kho & Bổ sung hàng Chi nhánh

• Create and process Inventory Stock Transfer (IST) transactions for stock movements between the warehouse and outlets.

Tạo và xử lý các giao dịch Chuyển kho (IST) giữa kho tổng và các cửa hàng/chi nhánh.

• Plan and allocate replenishment stock based on approved requirements, inventory levels, and replenishment plans.

Phân bổ và chuẩn bị hàng bổ sung dựa trên nhu cầu đã được phê duyệt, mức tồn kho và kế hoạch bổ sung hàng.

• Verify SKU/item codes, quantities, and destination outlets before each transfer and ensure transactions are accurately reflected in both warehouse and outlet inventory.

Kiểm tra mã hàng/SKU, số lượng và chi nhánh nhận trước khi chuyển kho, đảm bảo giao dịch được ghi nhận chính xác tại cả kho tổng và cửa hàng.

• Prepare transfer documents, coordinate delivery arrangements, and monitor transfer status until completion.

Chuẩn bị chứng từ chuyển kho, phối hợp sắp xếp giao hàng và theo dõi tình trạng chuyển kho đến khi hoàn tất.

• Report and follow up on stock shortages, transfer discrepancies, damaged goods, or other issues affecting outlet replenishment.

Báo cáo và theo dõi việc xử lý thiếu hàng, sai lệch chuyển kho, hàng hư hỏng hoặc các vấn đề ảnh hưởng đến việc bổ sung hàng cho cửa hàng.

• Maintain accurate stock transfer and outlet replenishment records for inventory control and traceability.

Lưu trữ chính xác hồ sơ chuyển kho và bổ sung hàng cho cửa hàng phục vụ kiểm soát tồn kho và truy xuất nguồn gốc.

3. Warehouse Operations / Vận hành kho

• Receive, inspect, label, arrange, and store incoming goods properly.

Tiếp nhận, kiểm tra, dán nhãn, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa đúng quy cách.

• Pick, pack, and prepare products accurately for delivery.

Soạn hàng, đóng gói và chuẩn bị sản phẩm chính xác để giao hàng.

• Maintain proper stock arrangement, product handling, and warehouse organization.

Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp, bảo quản và xử lý đúng quy định.

• Conduct regular stock counts and support monthly stocktaking activities.

Thực hiện kiểm đếm tồn kho định kỳ và hỗ trợ công tác kiểm kê hàng tháng.

• Monitor inventory levels and promptly report discrepancies, damaged, missing, or lost stock.

Theo dõi mức tồn kho và kịp thời báo cáo hàng sai lệch, hư hỏng, thiếu hoặc thất thoát.

• Maintain a clean, safe, and organized warehouse environment.

Duy trì kho hàng sạch sẽ, an toàn và ngăn nắp.

4. E-commerce Fulfilment & Support / Vận hành & Hỗ trợ Thương mại điện tử

• Process daily orders from Shopee, Lazada, TikTok Shop, website, and other online channels.

Xử lý đơn hàng hàng ngày từ Shopee, Lazada, TikTok Shop, website và các kênh trực tuyến khác.

• Pick, pack, and dispatch orders accurately within the required platform cut-off time.

Soạn, đóng gói và gửi đơn hàng chính xác trong thời gian cut-off quy định của từng sàn.

• Coordinate with courier partners for pickup and delivery, and monitor order status, cancellations, returns, and failed deliveries.

Phối hợp với đơn vị vận chuyển trong việc lấy và giao hàng; theo dõi trạng thái đơn, đơn hủy, hàng hoàn và giao hàng thất bại.

• Check and record returned products according to the required process.

Kiểm tra và ghi nhận hàng hoàn trả theo đúng quy trình.

• Coordinate with the e-commerce team on promotions, campaigns, and peak sales events.

Phối hợp với đội ngũ TMĐT trong các chương trình khuyến mãi, chiến dịch và sự kiện bán hàng cao điểm.

• Prepare additional stock, packing materials, promotional items, free gifts, bundles, and special customer requests for campaigns.

Chuẩn bị hàng bổ sung, vật liệu đóng gói, hàng khuyến mãi, quà tặng, sản phẩm combo và các yêu cầu đặc biệt của khách hàng cho các chiến dịch.

• Support product listing updates when required, including stock availability and SKU information.

Hỗ trợ cập nhật thông tin sản phẩm khi cần, bao gồm tình trạng tồn kho và thông tin SKU.

Yêu cầu công việc

• 1–3 years of experience in warehouse, logistics, e-commerce fulfilment, or a related field.

Có 1–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kho, logistics, xử lý đơn hàng TMĐT hoặc vị trí liên quan.

• Basic knowledge of inventory management and stock control.

Có kiến thức cơ bản về quản lý và kiểm soát hàng tồn kho.

• Good computer skills, especially Excel and inventory/order management systems.

Kỹ năng vi tính tốt, đặc biệt là Excel và các hệ thống quản lý kho/đơn hàng.

• Careful, responsible, organized, detail-oriented, and able to work under pressure during peak periods.

Cẩn thận, có trách nhiệm, có tổ chức, chú ý đến chi tiết và chịu được áp lực trong các giai đoạn cao điểm.

• English communication skills required.

Yêu cầu kỹ năng giao tiếp tiếng Anh.

Quyền lợi

• Thưởng: 13th month salary bonus subject to company profitability and personal performance appraisal. Thưởng lương tháng 13 căn cứ vào tình hình lợi nhuận của Công ty và kết quả đánh giá hiệu quả công việc cá nhân.
• Chăm sóc sức khoẻ: Full SI, HI & UI in accordance with Vietnamese law. Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT & BHTN theo quy định pháp luật.
• Nghỉ phép có lương: Annual leave, public holidays, and statutory paid leave. Nghỉ phép năm, lễ/Tết và các chế độ nghỉ hưởng lương theo quy định.
• Đào tạo: Professional and supportive working environment with training opportunities. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ và có cơ hội đào tạo.
• Hoạt động nhóm: Company trip and employee engagement activities. Tham gia company trip và các hoạt động gắn kết nhân viên.