Tuyển dụng Trưởng Ban, Quản Lý Vận Hành tại Hồ Chí Minh

Mô tả chung:

1. Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức dịch vụ vận hành khu đô thị cho các dự án của Tập đoàn Nam Long nhằm đảm bảo chất lượng từ giai đoạn tiếp nhận sản phẩm đến khi bàn giao cho Ban quản trị/Ban tự quản và chính quyền.

2. Chịu trách nhiệm về tổ chức và hoạt động tòa nhà/ Khu dân cư sau khi thành lập Ban quản trị/Ban tự quản. Đảm bảo hoạt động của hoạt động tòa nhà/ Khu dân cư diễn ra liên tục, xuyên suốt thông qua việc kiểm soát chi phí và hoạt động bảo trì, bảo dưỡng và các hạng mục liên quan thuộc chủ đầu tư. Hạn chế rủi ro về mặt vận hành và tránh khủng hoảng truyền thông.

3. Gia tăng giá trị cho sản phẩm và hoạt động tòa nhà/ Khu dân cư thông qua việc đảm bảo đạt mức độ hài lòng của khách hàng, kiểm soát các dịch vụ cũng như tạo các hoạt động tạo điểm đến, tiện ích cho cư dân và khu đô thị.

Trách nhiệm chính:

1. Quản lý hoạt động tòa nhà/ khu dân cư:

• Xây dựng mô hình về vận hành và phí quản lý để quản lý tòa nhà, Khu dân cư, chung cư, biệt thự và các công trình công cộng có thu phí.

• Lập kế hoạch, kiểm tra dự án trước và sau khi bàn giao với các bên liên quan. Đảm bảo việc vận hành, bảo trì, bảo dưỡng diễn ra kịp thời, đúng tiến độ và chất lượng sản phẩm.

• Kiểm soát các hoạt động về dịch vụ bao gồm cả các công ty quản lý dịch vụ tại chung cư, khu dân cư để đảm bảo chất lượng dịch vụ hậu mãi cho khách hàng.

• Xây dựng hệ thống, lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ có năng lực và kinh nghiệm phù hợp để đảm bảo thực hiện hiệu quả các dự án khu dân cư.

• Quản lý tài sản chung và tài sản chủ đầu tư như là cảnh quan, thang máy, hành lang, thiết bị, khu đỗ xe, câu lạc bộ v.v. các tiện ích có thu phí sau khi nhận sản phẩm và dự án tại tòa nhà và khu đô thị phụ trách.

• Triển khai, vận hành tòa nhà, Khu dân cư cùng với dịch vụ kiểm soát an ninh, vận hành kỹ thuật, app cho cư dân nhằm gia tăng sự tiện lợi và chất lượng dịch vụ.

2. Quản lý doanh thu – chi phí:

• Xây dựng, thực hiện và kiểm soát ngân sách hàng năm và chi phí thực tế để đảm bảo hiệu quả chi phí của công ty, dự án.

• Xây dựng kế hoạch tổng thể về dòng tiền quản lý vận hành và sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng cho tòa nhà, khu dân cư trong ngắn - dài hạn, hướng đến sự phát triển bền vững.

• Xây dựng và triển khai kế hoạch nhân sự, ngân sách hoạt động của dự án sau khi tiếp nhận và đưa vào vận hành.

• Theo dõi các khoản phí phải thu từ cư dân và nhắc nhở cư dân nộp phí đúng hạn; quản lý theo dõi công nợ.

• Cập nhật, tổng hợp doanh thu, chi phí báo cáo cho P. Quản lý dự án và các bộ phận liên quan theo yêu cầu.

• Lưu trữ tất cả hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi, liên quan đến quá trình quản lý và vận hành và bảo trì Dự án. Kiểm soát việc thu – nộp tiền theo đúng quy định quản lý tài chính.

• Đôn đốc công tác thu phí dịch vụ của Thư ký ban.

3. Dịch vụ khách hàng và quản lý cộng đồng cư dân:

• Kiểm soát việc sử dụng, vận hành, bảo trì một cách kịp thời và thuận tiện nhất.

• Đạt được sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành với thương hiệu thông qua các hoạt động gắn kết và tạo điểm đến.

• Đảm bảo thuận tiện sự kết nối với các dịch vụ, nhu cầu sinh hoạt từ tòa nhà, khu dân cư với chính quyền sở tại về mặt an ninh và dịch vụ hành chính công.

• .

• Tham gia hỗ trợ Chủ Đầu Tư trong công tác tổ chức HNNCC lần đầu, chủ trì việc tổ chức HNNCC thường niên, bất thường với BQT/cư dân. Lập phương án kiểm soát các vấn đề của dự án tiềm ẩn nguy cơ khủng hoảng truyền thông, ảnh hưởng đến danh tiếng của khu đô thị và NLG.

4. Quản lý hành chính – chăm sóc cư dân tại dự án:

• Cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc cho cư dân.

• Triển khai công tác chăm sóc khách hàng theo quy định, đảm bảo cư dân được hưởng môi trường sống trong lành, an toàn và văn minh.

• Hỗ trợ cư dân các thủ tục hành chính (đăng ký tạm vắng, tạm trú, điện, nước,…). Hỗ trợ cư dân khi cần về các dịch vụ như internet, điện thoại,…

• Tổ chức và giám sát xử lý các công việc hành chính phát sinh hàng ngày.

• Đề xuất các thay đổi/nâng cấp cần thiết để đảm bảo tòa dự án luôn được vận hành trong tình trạng tốt nhất.

• Tổ chức soạn thảo: công văn, thông báo… gửi cho Chủ Đầu Tư/Ban Quản Trị/Cư dân.

5. Quản lý điều hành nhân sự tại dự án:

• Xây dựng sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc cho các vị trí nhân sự vận hành tại dự án.

• Quản lý đội ngũ nhân sự tại dự án làm việc hiệu quả và có tính chuyên nghiệp cao.

• Giám sát các bộ phận thuộc ban quản lý (hành chính, kế toán, kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh).

• Phối hợp với Phòng kỹ thuật & Nghiệp vụ: Lên kế hoạt bảo trì bảo dưỡng, giám sát bảo trì bảo dưỡng, đề xuất sửa chữa, vận hành các hệ thống … với mục đích để dự án và máy móc thiết bị trong các tòa nhà luôn trong tình trạng tốt, vận hành ổn định.

• Tổ chức họp giao ban định kỳ của tất cả các bộ phận thuộc Ban quản lý dự án để lên kế hoạch công việc, báo cáo tình hình thực hiện, quán triệt nhân viên theo chỉ đạo và nhu cầu công việc tại dự án.

• Tổ chức điều hành nhân viên Ban quản lý phối hợp cùng làm việc chặt chẽ, đoàn kết để việc quản lý vận hành dự án hiệu quả và tốt hơn.

• Theo dõi và cập nhật thường xuyên (hàng ngày) các thông tin vào máy tính, hồ sơ và phần mềm thu phí. Nhắc nhở và kiểm tra nhân viên theo phân quyền cập nhật, lưu trữ dữ liệu đúng tiến độ quản lý dự án thực tế, không chậm trễ.

• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các nhân viên mới được bổ nhiệm, luân chuyển,… về phục vụ tại ban quản lý.

• Tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc của toàn thể nhân viên tại ban quản lý (định kỳ, hàng năm) làm cơ sở cho việc đề xuất: ký kết hợp đồng lao động, điều chỉnh lương, thưởng, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…

6. Quản lý nhà thầu và dịch vụ:

• Quản lý giám sát nhà thầu thi công.

• Quản lý giám sát các đơn vị cung cấp dịch vụ: vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, … dựa trên phương án và hợp đồng ký kết.

7. Quản lý khác tại dự án:

• Phối hợp với các Khối / Bộ phận khác trong NLTP/ NLG để đáp ứng quy trình, chuẩn mực và định hướng chiến lược từ tập đoàn.

• Tham mưu, đề xuất với BGĐ các vấn đề liên quan đến công tác quản lý vận hành tại dự án nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.

8. Công việc khác:

• Quản lý kiểm kê vật tư, phiếu xuất kho, hàng tồn kho. Nhân viên luôn ý thức phải tuân thủ đúng nội quy, quy định chung của công ty và các công việc cấp trên giao.

• Theo dõi Đề xuất (VPP, tiêu hao phẩm…).

Trình độ / Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp đại học – cao đẳng chuyên ngành quản trị/ngôn ngữ/kỹ thuật/dịch vụ;

• Ưu tiên cho người có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương hoặc người đã làm 5 năm kinh nghiệm quản lý tòa nhà;

• Chứng chỉ hành nghề;

• Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.

Kỹ năng chuyên môn:

• Kiến thức về nguyên tắc quản lý doanh nghiệp, nhân sự, quản lý hành chính, quản lý dự án (nói chung);

• Kiến thức chung về kinh doanh bất động sản và dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng;

• Hiểu biết cơ bản luật doanh nghiệp, các chính sách, quy trình quy phạm quản lý dự án, quản lý khu dân cư/chung cư và điều lệ quản lý khu dân cư/chung cư;

• Hiểu biết về luật xây dựng, nhà ở, chung cư, các quy định của chính phủ và các vấn đề pháp lý liên quan đến Đầu tư – kinh doanh Bất Động Sản (BĐS), kỹ thuật xây dựng;

• Hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp để giới thiệu, tư vấn và chăm sóc tốt cho khách hàng;

• Kiến thức chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng (đánh giá nhu cầu, đáp ứng chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng);

• Phải có kỹ năng mềm (giao tiếp, ứng xử, quản lý đội nhóm, văn hóa doanh nghiệp, .....).

Năng lực:

• Kỹ năng lãnh đạo, quản trị văn phòng, nhân lực;

• Khả năng sáng tạo và áp dụng các kiến thức quản lý mới trong công việc thực tế;

• Khả năng xử lý tình huống linh hoạt;

• Khả năng đàm phán, thương lượng, thuyết phục, thuyết trình trước đám đông;

• Kỹ năng giao tiếp tốt (biết lắng nghe, trình bày ý kiến rõ ràng, súc tích), khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh là một lợi thế;

• Kỹ năng hướng dẫn, giải trình tốt;

• Kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết sắp xếp và phân bổ, điều phối nhân viên, công việc phù hợp.

Tư duy & hành vi:

• Có tinh thần trách nhiệm cao;

• Mềm dẻo trong ứng xử, quyết đoán trong công việc;

• Năng động, nhạy bén;

• Hòa đồng, trung thực, minh bạch, nhiệt

Yêu cầu công việc

Trình độ / Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp đại học – cao đẳng chuyên ngành quản trị/ngôn ngữ/kỹ thuật/dịch vụ;

• Ưu tiên cho người có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương hoặc người đã làm 5 năm kinh nghiệm quản lý tòa nhà;

• Chứng chỉ hành nghề;

• Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.

Kỹ năng chuyên môn:

• Kiến thức về nguyên tắc quản lý doanh nghiệp, nhân sự, quản lý hành chính, quản lý dự án (nói chung);

• Kiến thức chung về kinh doanh bất động sản và dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng;

• Hiểu biết cơ bản luật doanh nghiệp, các chính sách, quy trình quy phạm quản lý dự án, quản lý khu dân cư/chung cư và điều lệ quản lý khu dân cư/chung cư;

• Hiểu biết về luật xây dựng, nhà ở, chung cư, các quy định của chính phủ và các vấn đề pháp lý liên quan đến Đầu tư – kinh doanh Bất Động Sản (BĐS), kỹ thuật xây dựng;

• Hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp để giới thiệu, tư vấn và chăm sóc tốt cho khách hàng;

• Kiến thức chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng (đánh giá nhu cầu, đáp ứng chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng);

• Phải có kỹ năng mềm (giao tiếp, ứng xử, quản lý đội nhóm, văn hóa doanh nghiệp, .....).

Năng lực:

• Kỹ năng lãnh đạo, quản trị văn phòng, nhân lực;

• Khả năng sáng tạo và áp dụng các kiến thức quản lý mới trong công việc thực tế;

• Khả năng xử lý tình huống linh hoạt;

• Khả năng đàm phán, thương lượng, thuyết phục, thuyết trình trước đám đông;

• Kỹ năng giao tiếp tốt (biết lắng nghe, trình bày ý kiến rõ ràng, súc tích), khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh là một lợi thế;

• Kỹ năng hướng dẫn, giải trình tốt;

• Kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết sắp xếp và phân bổ, điều phối nhân viên, công việc phù hợp.

Tư duy & hành vi:

• Có tinh thần trách nhiệm cao;

• Mềm dẻo trong ứng xử, quyết đoán trong công việc;

• Năng động, nhạy bén;

• Hòa đồng, trung thực, minh bạch, nhiệt tình;

• Sẵn sàng nhận trách nhiệm công việc do mình làm.

Quyền lợi

• Thưởng: 13th Salary Month, Performance Bonus,...
• Chăm sóc sức khoẻ: Annual Health check-up, PTI Insurance,...
• Nghỉ phép có lương: 14 days full paid leave a year,...