Tuyển dụng Studio Administrator – Vietnam tại Hồ Chí Minh

Với vai trò Admin / Office Coordinator, bạn sẽ chịu trách nhiệm điều phối các công việc hành chính và vận hành hàng ngày của studio, đồng thời hỗ trợ HR, tuyển dụng, tài chính và các hoạt động nội bộ.

Bạn sẽ làm việc trực tiếp với Studio Director tại Việt Nam và phối hợp với Singapore HQ để đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng được tổ chức hiệu quả và chuyên nghiệp.

Trách nhiệm chính

Quản lý & Vận hành văn phòng

●​ Điều phối các hoạt động vận hành hàng ngày của văn phòng.

●​ Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, cơ sở vật chất và các nhu cầu hành chính.

●​ Theo dõi việc bảo trì, sửa chữa và các dịch vụ liên quan đến văn phòng.

●​ Tiếp đón và hỗ trợ khách hàng, đối tác, ứng viên và nhà cung cấp khi đến văn phòng.

●​ Phối hợp với các nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ bên ngoài.

HR & Hỗ trợ nhân sự

●​ Quản lý và cập nhật hồ sơ, hợp đồng và thông tin nhân viên.

●​ Theo dõi ngày phép, chấm công và các thông tin hành chính liên quan.

●​ Hỗ trợ quy trình onboarding, offboarding và probation.

●​ Hỗ trợ các công việc HR và hành chính theo yêu cầu.

Tuyển dụng

●​ Đăng tuyển và theo dõi các vị trí đang tuyển dụng.

●​ Tiếp nhận, sắp xếp và theo dõi hồ sơ ứng viên.

●​ Điều phối lịch phỏng vấn và liên hệ với ứng viên.

●​ Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho nhân viên mới.

Tài chính, mua sắm & hồ sơ

●​ Theo dõi các chi phí và ngân sách hành chính của văn phòng.

●​ Chuẩn bị và quản lý invoice, receipt và các chứng từ liên quan.

●​ Điều phối việc mua sắm và thanh toán cho nhà cung cấp.

●​ Duy trì hồ sơ chi phí, tài sản và các tài liệu hành chính.

●​ Phối hợp với kế toán và Singapore HQ khi cần.

Điều phối Việt Nam & Singapore

●​ Là đầu mối hỗ trợ trao đổi thông tin hành chính giữa đội ngũ Việt Nam, Studio

Director và Singapore HQ.

●​ Theo dõi và xử lý các yêu cầu từ management một cách kịp thời.

●​ Hỗ trợ giao tiếp với các thành viên và đối tác quốc tế bằng tiếng Anh.

Team & Workplace Support

●​ Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ, team events và training.

●​ Hỗ trợ sắp xếp travel hoặc các hoạt động khác của team khi cần.

●​ Góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực và thân thiện.

●​ Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Studio Director.

●​ Có kinh nghiệm ở vị trí Admin, Office Coordinator, Office Manager Assistant, HR

Admin hoặc vị trí tương đương.

●​ Giao tiếp tiếng Anh tốt, đặc biệt trong môi trường làm việc hàng ngày; có khả năng viết email và trao đổi với đồng nghiệp/đối tác nước ngoài.

●​ Thành thạo Google Workspace, Microsoft Office hoặc các công cụ văn phòng tương đương.

●​ Có khả năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

●​ Cẩn thận, chú ý đến chi tiết và có tinh thần trách nhiệm cao.

●​ Chủ động, đáng tin cậy và có khả năng tự quản lý công việc.

●​ Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhiều bộ phận, cấp bậc và

Yêu cầu công việc

●​ Có kinh nghiệm ở vị trí Admin, Office Coordinator, Office Manager Assistant, HR

Admin hoặc vị trí tương đương.

●​ Giao tiếp tiếng Anh tốt, đặc biệt trong môi trường làm việc hàng ngày; có khả năng viết email và trao đổi với đồng nghiệp/đối tác nước ngoài.

●​ Thành thạo Google Workspace, Microsoft Office hoặc các công cụ văn phòng tương đương.

●​ Có khả năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

●​ Cẩn thận, chú ý đến chi tiết và có tinh thần trách nhiệm cao.

●​ Chủ động, đáng tin cậy và có khả năng tự quản lý công việc.

●​ Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhiều bộ phận, cấp bậc và đối tượng khác nhau.

●​ Tác phong chuyên nghiệp, thân thiện và có khả năng xử lý các tình huống phát sinh.

●​ Thoải mái làm việc trong môi trường nhanh, năng động và sáng tạo.

Ưu tiên

●​ Có kinh nghiệm trong công ty quốc tế, creative studio, production, media hoặc entertainment.

●​ Có kinh nghiệm về recruitment, onboarding hoặc HR administration.

●​ Có kinh nghiệm làm việc và giao tiếp trực tiếp với team/management ở nước ngoài.

Quyền lợi

• Chăm sóc sức khoẻ: Được tham gia BHXH đầy đủ theo mức lương thực tế và theo quy định của pháp luật.
• Nghỉ phép có lương: ●​ Làm việc tại studio quốc tế với đội ngũ Việt Nam và Singapore. ●​ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo và thân thiện. ●​ Văn phòng tại khu vực Thảo Điền, TP. Thủ Đức.
• Đào tạo: ●​ Có cơ hội sử dụng và phát triển tiếng Anh trong công việc hàng ngày. ●​ Công việc đa dạng, có cơ hội học hỏi và phát triển nhiều kỹ năng về office management, HR, recruitment và studio operations.