Tuyển dụng General Affairs Officer / Nhân viên Hành chính (Shuttle Bus) tại Hồ Chí Minh

Bộ phận Hành chính Nhân sự

Báo cáo cho Trợ lý Quản lý Nhân sự

Địa điểm Nhà máy VSSC tại Phú Mỹ - Đường N7, Khu công nghiệp Phú Mỹ II, Phường Tân Phước, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ). TP.HCM

VSSC Steel Center hoạt động trong lĩnh vực gia công cắt xẻ và thương mại thép, do Tập đoàn Samsung C&T quản lý. Chúng tôi tìm kiếm ứng viên có chuyên môn, tinh thần hợp tác và ý thức tuân thủ để đồng hành cùng hoạt động của nhà máy tại Phú Mỹ.

Mục tiêu vị trí

Tổ chức các dịch vụ hành chính và hậu cần phục vụ hoạt động hằng ngày của Công ty; quản lý hồ sơ, mua sắm và chi phí trong phạm vi được giao, bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ và quy trình phê duyệt.

Trách nhiệm chính

Vận hành hành chính và dịch vụ

• Tổng hợp suất ăn hằng ngày; kiểm tra vệ sinh khu vực văn phòng và phối hợp xử lý các vấn đề về chất lượng dịch vụ.

• Theo dõi, đối chiếu bảng công và khối lượng dịch vụ thuê ngoài như vệ sinh, chăm sóc cây xanh, thuê xe và lao động thuê ngoài. Điều phối sắp xếp xe văn phòng

Mua sắm và quản lý cấp phát

• Tiếp nhận nhu cầu đã được phê duyệt; lấy và so sánh báo giá, lập đề nghị mua sắm văn phòng phẩm, đồng phục và vật dụng phục vụ văn phòng, sản xuất theo phân công.

• Theo dõi giao nhận, cấp phát và tồn kho; phối hợp với bộ phận phụ trách để sửa chữa thiết bị văn phòng khi phát sinh sự cố.

Chi phí và chứng từ

• Tổng hợp hóa đơn, đối chiếu dịch vụ với nhà cung cấp và chuẩn bị hồ sơ thanh toán chuyển Kế toán; theo dõi chi phí hành chính và hỗ trợ lập dự trù ngân sách.

• Lập báo cáo định kỳ về suất ăn, nhiên liệu, dịch vụ và số liệu phế liệu theo phân công; kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ trước khi trình duyệt.

Văn thư và hậu cần

• Quản lý công văn đi đến, hợp đồng và hồ sơ hành chính; lưu trữ có hệ thống, bảo mật và thuận tiện tra cứu.

• Tiếp đón khách, chuẩn bị phòng họp và hỗ trợ sự kiện; đặt vé máy bay, khách sạn, xe, visa công tác và các dịch vụ hậu cần theo yêu cầu được duyệt.

Thủ tục và phối hợp nội bộ

• Chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú và thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài; theo dõi thời hạn và phối hợp với HR, đơn vị dịch vụ.

• Hỗ trợ tiếp nhận nhân viên mới, khám sức khỏe, hồ sơ ISO và hậu cần đánh giá khách hàng; thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan do quản lý giao.

Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính hoặc ngành liên quan.
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm hành chính tổng hợp.
• Tiếng anh hoặc tiếng hàn giao tiếp tốt.

Nghiệp vụ

• Hiểu quy trình văn thư, lưu trữ, mua sắm và thanh toán; có khả năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi chi phí. Nắm được các thủ tục hành chính liên quan đến phạm vi công việc.

Kỹ năng

• Sử dụng tốt Word, Excel và email; biết tổng hợp, đối chiếu số liệu và lập báo cáo.
• Giao tiếp rõ ràng, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên; làm việ

  Yêu cầu công việc

  Trình độ và kinh nghiệm

  • Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính hoặc ngành liên quan.
  • Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm hành chính tổng hợp.
  • Tiếng anh hoặc tiếng hàn giao tiếp tốt.

  Nghiệp vụ

  • Hiểu quy trình văn thư, lưu trữ, mua sắm và thanh toán; có khả năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi chi phí. Nắm được các thủ tục hành chính liên quan đến phạm vi công việc.

  Kỹ năng

  • Sử dụng tốt Word, Excel và email; biết tổng hợp, đối chiếu số liệu và lập báo cáo.
  • Giao tiếp rõ ràng, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên; làm việc độc lập và phối hợp tốt.

  Phẩm chất

  • Cẩn thận, trung thực, chủ động và linh hoạt; có tinh thần phục vụ nội bộ, ý thức tiết kiệm chi phí và bảo mật thông tin.

  Yếu tố ưu tiên

  • Ưu tiên ứng viên giao tiếp được bằng tiếng Anh; từng làm việc tại nhà máy hoặc doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài; có kinh nghiệm thủ tục lao động nước ngoài, quản lý dịch vụ thuê ngoài hoặc hỗ trợ ISO và audit.

  CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ & PHÚC LỢI

  • Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực (Thử việc 02 tháng).

  • Thời gian làm việc: Từ 07h30 đến 16h30, từ Thứ 2 đến Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ Nhật).

  • Chính sách đưa đón: Có xe đưa rước hai tuyến: TP. Hồ Chí Minh – Công ty và Bà Rịa Vũng Tàu – Công ty.

  • Phụ cấp: Phụ cấp công tác, phụ cấp chuyên cần.

  • Thưởng & Lễ tết: Thưởng các ngày lễ lớn của Việt Nam, quà nhân dịp sinh nhật, hiếu hỉ.

  • Chăm sóc sức khỏe:

  • Tham gia đầy đủ BHXH theo quy định và đóng mức tổng lương thỏa thuận.

  • Bảo hiểm tai nạn 24/7.

  • Chương trình bảo hiểm sức khỏe đặc biệt.

  • Đãi ngộ khác: Xét tăng lương định kỳ hàng năm, hỗ trợ cơm trưa tại nhà máy, cấp Laptop làm việc.

  Quyền lợi

  • Chăm sóc sức khoẻ: Chương trình khám sức khỏe định kì cho nhân viên yêu quí
  • Đào tạo: Cơ hội đào tạo với những chuyên gia nước ngoài từ Samsung