Mẫu thư, email bằng tiếng Nhật: cách viết và 10 mẫu

Viết thư, email bằng tiếng Nhật khó không nằm ở từ vựng mà ở khuôn. Người Nhật đọc email công việc theo một trình tự gần như cố định: tiêu đề, người nhận, lời chào, xưng danh, nội dung, câu kết, chữ ký. Thiếu một khối — chẳng hạn không xưng danh ngay sau lời chào — thì dù ngữ pháp đúng, người đọc vẫn thấy thư "lạ". Bài này đi đúng theo trình tự đó, kèm bảng kính ngữ hay dùng, cách viết thư tay trang trọng khác email ở đâu, và 10 mẫu có dịch nghĩa cho những tình huống người ứng tuyển và người đang làm ở công ty Nhật gặp nhiều nhất.

Nếu chỉ nhớ được hai câu, hãy nhớ いつもお世話になっております (cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ) để mở thư và よろしくお願いいたします (rất mong được anh/chị giúp) để kết thư. Phần lớn email công việc gửi ra ngoài công ty đều mở và kết bằng hai câu này.

Email tiếng Nhật công sở gồm 7 phần

1. Tiêu đề (件名)

Người Nhật lọc hộp thư bằng tiêu đề, nên tiêu đề phải nói được việc chính mà không cần mở thư. Khuôn hay dùng là 【loại việc】nội dung（họ tên） — cặp ngoặc 【 】 giúp tiêu đề nổi lên giữa hộp thư.

• 【ご応募】営業事務職への応募（グエン・ヴァン・アン） — ứng tuyển vị trí hành chính kinh doanh
• 面接のお礼（グエン・ヴァン・アン） — cảm ơn sau buổi phỏng vấn
• 【欠勤連絡】本日の欠勤について — báo nghỉ làm hôm nay
• 【お見積りのお願い】梱包資材について — đề nghị báo giá vật tư đóng gói

Khi trả lời, giữ nguyên tiêu đề có sẵn chữ "Re:". Đừng tự đổi: người nhận dựa vào tiêu đề để tìm lại cả chuỗi trao đổi.

2. Người nhận (宛名)

• Gửi cho một người: họ + 様 (sama), ví dụ 田中様.
• Gửi cho công ty hoặc phòng ban, không rõ tên người: 御中 (onchū), ví dụ 株式会社さくら商事 人事部 御中.
• Gửi cho nhiều người cùng lúc: 各位 (kakui), ví dụ 関係者各位 — gửi các bên liên quan.
• Ứng tuyển mà chưa biết tên người phụ trách: 採用ご担当者様 (saiyō go-tantōsha-sama) — anh/chị phụ trách tuyển dụng.

Ba lỗi hay gặp: dùng cùng lúc 御中 và 様 (chỉ chọn một); thêm 様 sau 各位 (各位 đã là kính ngữ); và viết tắt tên công ty thành (株) — trong thư luôn viết đủ 株式会社, đặt trước hay sau tên đúng như cách công ty đó đăng ký (株式会社さくら và さくら株式会社 là hai tên khác nhau). Có chức danh thì cách an toàn nhất là đặt chức danh trước tên: 営業部 部長 田中様.

3. Lời chào (挨拶)

• Lần đầu liên hệ: 初めてご連絡いたします。(Xin phép được liên hệ lần đầu.) hoặc 突然のご連絡失礼いたします。(Xin lỗi vì liên hệ đột ngột.)
• Đã có trao đổi — khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng đang làm việc với bạn: いつもお世話になっております。
• Đồng nghiệp, cấp trên trong công ty: お疲れ様です。
• Lâu không liên lạc: ご無沙汰しております。
• Trả lời thư của người khác: ご連絡ありがとうございます。(Cảm ơn anh/chị đã liên hệ.)

Đừng dùng ご苦労様です với cấp trên hay khách hàng — câu này là người trên nói với người dưới.

4. Xưng danh (名乗り)

Người Nhật xưng danh ngay sau lời chào, kể cả khi tên đã nằm ở chữ ký.

• Lần đầu: 〇〇大学経済学部4年のグエン・ヴァン・アンと申します。 hoặc ABC株式会社営業部のグエンと申します。
• Đã quen: ABC株式会社のグエンです。

Tên người Việt viết bằng katakana, họ trước tên, các tiếng ngăn bằng dấu chấm giữa: グエン・ヴァン・アン (Nguyễn Văn An). Ở chữ ký nên ghi thêm tên chữ Latin trong ngoặc, để phòng nhân sự tra đúng hồ sơ của bạn.

5. Nội dung chính (本文)

• Kết luận trước: câu đầu nói luôn bạn cần gì hoặc báo việc gì. Lý do, chi tiết để sau.
• Dòng ngắn, cách dòng nhiều: xuống dòng sau khoảng 30–35 chữ và để một dòng trống giữa các ý. Email tiếng Nhật trông "thưa" hơn email tiếng Việt, và đó là chủ ý.
• Ngày kèm thứ: 10月2日（金）14時 — người Nhật hay ghi thứ trong ngoặc để tránh nhầm ngày.
• Một thư một việc: hai việc khác nhau thì tách hai thư, để người nhận chuyển tiếp đúng người.

6. Câu kết (結び)

• よろしくお願いいたします。— dùng được gần như mọi lúc.
• 何卒よろしくお願い申し上げます。— trang trọng hơn, dùng khi nhờ việc quan trọng hoặc liên hệ lần đầu.
• ご確認のほど、よろしくお願いいたします。— nhờ kiểm tra tài liệu gửi kèm.
• ご検討のほど、よろしくお願いいたします。— nhờ cân nhắc một đề nghị.
• 引き続きよろしくお願いいたします。— mong tiếp tục hợp tác.

7. Chữ ký (署名)

――――――――――――――――
グエン・ヴァン・アン（Nguyen Van An）
ABC株式会社　営業部
携帯：+84-90-123-4567
メール：an.nguyen@example.com
――――――――――――――――

Kính ngữ dùng nhiều nhất trong email

Tiếng Nhật công sở dùng hai loại kính ngữ chính: tôn kính ngữ (尊敬語 — nâng hành động của người khác) và khiêm nhường ngữ (謙譲語 — hạ hành động của mình). Cách nhớ nhanh: nói về người nhận thì dùng cột tôn kính, nói về mình và công ty mình thì dùng cột khiêm nhường.

Năm lỗi kính ngữ người mới hay mắc

• 了解しました với cấp trên, khách hàng → dùng 承知しました hoặc かしこまりました.
• ご苦労様です với cấp trên → dùng お疲れ様です.
• 御社 trong thư → viết 貴社. 御社 là cách gọi khi NÓI (phỏng vấn, điện thoại), 貴社 là cách gọi khi VIẾT (email, CV, thư). Người ứng tuyển nhầm chỗ này rất nhiều.
• Kính ngữ chồng kính ngữ: おっしゃられる → おっしゃる; 拝見させていただきます → 拝見いたします.
• すみません trong thư xin lỗi → dùng 申し訳ございません.

Thư tay trang trọng khác email ở đâu

Thư giấy (手紙) — thư cảm ơn khách hàng, thư chúc mừng, thư gửi đối tác — theo khuôn chặt hơn email. Bốn thứ email thường lược đi mà thư tay phải có:

• Cặp từ mở – đóng thư (頭語・結語): 拝啓 (haikei) mở thì 敬具 (keigu) đóng — cặp dùng nhiều nhất. Trang trọng hơn: 謹啓 – 謹白. Thư trả lời: 拝復 – 敬具. Thư cần gửi gấp, bỏ phần chào mùa: 前略 – 草々.
• Lời chào theo mùa (時候の挨拶) ngay sau 拝啓, dạng "〜の候" (vào tiết…).
• Câu hỏi thăm: gửi công ty thì 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。(chúc quý công ty ngày càng thịnh vượng); gửi cá nhân thì 皆様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。(chắc hẳn mọi người vẫn mạnh khoẻ).
• Phần cuối thư (後付け): ngày viết, tên người viết, rồi mới tới tên người nhận kèm 様.

Mẫu thư cảm ơn đối tác đã đến thăm nhà máy:

拝啓　新涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日はご多忙の中、弊社工場の見学にお越しいただき、
誠にありがとうございました。
皆様からいただいたご意見は、今後の改善に役立ててまいります。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中にてお礼申し上げます。

敬具

2026年9月28日
ABC株式会社　営業部　グエン・ヴァン・アン

株式会社さくら商事
営業部長　田中一郎様

Dịch ý: Kính thư. Vào tiết đầu thu mát mẻ, chúc quý công ty ngày càng thịnh vượng, và cảm ơn sự ủng hộ đặc biệt của quý công ty. Hôm trước, dù rất bận, quý vị đã đến tham quan nhà máy của chúng tôi, xin chân thành cảm ơn. Những góp ý của quý vị sẽ được chúng tôi dùng để cải tiến. Rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ. Xin gửi lời cảm ơn qua lá thư này. Kính thư.

10 mẫu email tiếng Nhật theo tình huống

Các mẫu dưới dùng tên công ty và người giả định. Thay phần tên, ngày, vị trí cho đúng với bạn; phần câu chữ còn lại dùng được nguyên.

Mẫu 1: Email ứng tuyển kèm hồ sơ (応募メール)

Nhiều công ty Nhật yêu cầu hai giấy tờ: 履歴書 (rirekisho — sơ yếu lý lịch theo mẫu Nhật) và 職務経歴書 (shokumu keirekisho — bản kể chi tiết kinh nghiệm làm việc). Email ứng tuyển chỉ cần ngắn: bạn là ai, thấy tin ở đâu, một hai điểm nổi bật, và nhắc có tệp đính kèm.

件名：【ご応募】通訳・翻訳職への応募（グエン・ヴァン・アン）

株式会社さくら商事
人事部　採用ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
グエン・ヴァン・アンと申します。

求人サイトにて貴社の通訳・翻訳職の募集を拝見し、
応募させていただきたくご連絡いたしました。

私は大学卒業後、日系の製造会社で3年間、
日本人管理者の通訳と社内文書の翻訳を担当してまいりました。
日本語能力試験N2を取得しております。

履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、
ご確認いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐縮ですが、
面接の機会をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

グエン・ヴァン・アン（Nguyen Van An）
携帯：+84-90-123-4567
メール：an.nguyen@example.com

Dịch ý: Kính gửi anh/chị phụ trách tuyển dụng, phòng Nhân sự. Xin lỗi vì liên hệ đột ngột, tôi là Nguyễn Văn An. Tôi đã xem tin tuyển vị trí phiên dịch – biên dịch của quý công ty trên trang tuyển dụng và xin gửi hồ sơ ứng tuyển. Sau khi tốt nghiệp, tôi có 3 năm phiên dịch cho quản lý người Nhật và dịch tài liệu nội bộ tại một công ty sản xuất Nhật, đã có chứng chỉ N2. Tôi gửi kèm sơ yếu lý lịch và bản kê kinh nghiệm, mong anh/chị xem giúp. Biết anh/chị bận, nhưng rất mong có cơ hội được phỏng vấn.

Mẫu 2: Xác nhận lịch phỏng vấn (面接日程の返信)

件名：Re: 面接日程のご連絡

株式会社さくら商事
人事部　田中様

お世話になっております。
グエン・ヴァン・アンです。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、
10月2日（金）14時からでお願いできますでしょうか。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Cảm ơn anh/chị đã cho tôi cơ hội phỏng vấn. Trong các khung giờ anh/chị đề xuất, tôi xin chọn 14 giờ thứ Sáu ngày 2/10. Rất mong được gặp anh/chị. Cần xin đổi lịch hay hỏi thêm thông tin thì cách xử lý giống hệt thư tiếng Việt, xem các tình huống ở bài cách trả lời email mời phỏng vấn.

Mẫu 3: Cảm ơn sau phỏng vấn (面接のお礼)

Gửi ngay trong ngày phỏng vấn. Thư không làm bạn đỗ, nhưng một chi tiết cụ thể nhắc lại từ buổi nói chuyện giúp người phỏng vấn nhớ ra bạn.

件名：面接のお礼（グエン・ヴァン・アン）

株式会社さくら商事
人事部　田中様

お世話になっております。
本日14時より面接をしていただきました、グエン・ヴァン・アンです。

本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

田中様から伺った工場での通訳業務のお話を通じて、
貴社で働きたいという気持ちがいっそう強くなりました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Tôi là Nguyễn Văn An, người được anh/chị phỏng vấn lúc 14 giờ hôm nay. Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu dù rất bận. Qua câu chuyện anh/chị kể về công việc phiên dịch ở nhà máy, tôi càng mong được làm việc tại quý công ty. Chúc quý công ty ngày càng phát triển. Xem thêm các biến thể bằng tiếng Việt ở bài thư cảm ơn sau phỏng vấn.

Mẫu 4: Nhận lời mời làm việc (内定承諾)

件名：内定承諾のご連絡（グエン・ヴァン・アン）

株式会社さくら商事
人事部　田中様

お世話になっております。
グエン・ヴァン・アンです。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたします。

入社後は一日も早く貴社のお役に立てるよう努めてまいります。
今後の手続きについてご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Cảm ơn anh/chị đã thông báo tôi trúng tuyển. Tôi xin trân trọng nhận lời. Sau khi vào làm, tôi sẽ cố gắng sớm đóng góp cho công ty. Mong anh/chị hướng dẫn các thủ tục tiếp theo.

Mẫu 5: Báo nghỉ ốm đột xuất (欠勤の連絡)

Ở công ty Nhật, nghỉ đột xuất thường phải gọi điện cho cấp trên trước, email chỉ để xác nhận lại bằng văn bản — trừ khi nội quy cho phép báo qua chat hay email. Nội dung cần đủ: tình trạng, xin nghỉ bao lâu, việc hôm nay đã nhờ ai, liên lạc bằng cách nào.

件名：【欠勤連絡】体調不良のため本日お休みをいただきます（グエン）

山本課長

お疲れ様です。グエンです。

昨夜から38度の熱があり、本日は出社が難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、お休みをいただけますでしょうか。

本日予定していた取引先への資料送付は、
佐藤さんに引き継ぎをお願いしております。

急ぎのご用件がございましたら、携帯までご連絡ください。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

グエン

Dịch ý: Gửi trưởng nhóm Yamamoto. Từ tối qua tôi sốt 38 độ, hôm nay không thể đến công ty. Thành thật xin lỗi, cho tôi xin nghỉ hôm nay. Việc gửi tài liệu cho khách dự kiến hôm nay tôi đã nhờ anh Sato làm thay. Có việc gấp xin gọi vào di động của tôi. Xin lỗi vì gây phiền, mong anh thông cảm. Mẫu tin nhắn xin nghỉ ốm bằng tiếng Việt và quyền lợi BHXH khi nghỉ ốm có ở bài cách nhắn tin xin sếp nghỉ ốm.

Mẫu 6: Xin nghỉ phép có kế hoạch (有給休暇の申請)

件名：有給休暇取得のご相談（10月16日）

山本課長

お疲れ様です。グエンです。

私用のため、10月16日（金）に有給休暇を取得したく、
ご相談いたします。

当日の業務は前日までに佐藤さんへ引き継ぎ、
進捗も共有しておきます。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

グエン

Dịch ý: Vì việc riêng, tôi muốn xin nghỉ phép năm ngày thứ Sáu 16/10. Công việc hôm đó tôi sẽ bàn giao cho anh Sato và cập nhật tiến độ trước một ngày. Mong anh xem xét.

Mẫu 7: Xin lỗi vì chậm trễ (お詫び)

Thư xin lỗi kiểu Nhật đi theo bốn bước: xin lỗi ngay câu đầu → nguyên nhân (ngắn, không đổ lỗi) → mốc khắc phục cụ thể → cách phòng lần sau.

件名：【お詫び】月次報告書の提出遅延について

山本課長

お疲れ様です。グエンです。

本日提出予定の月次報告書が遅れており、
大変申し訳ございません。

集計データの確認に想定以上の時間がかかっております。
明日10月1日（木）の12時までに必ず提出いたします。

今後はスケジュールに余裕を持って進めるよう徹底いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

グエン

Dịch ý: Báo cáo tháng lẽ ra nộp hôm nay bị chậm, tôi thành thật xin lỗi. Việc kiểm tra số liệu tổng hợp mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Tôi sẽ nộp chắc chắn trước 12 giờ trưa mai, thứ Năm 1/10. Từ nay tôi sẽ lên lịch có khoảng dự phòng.

Mẫu 8: Gửi tài liệu đính kèm (資料送付)

件名：【資料送付】新製品のご案内

株式会社さくら商事
購買部　田中様

いつもお世話になっております。
ABC株式会社のグエンです。

先日のお打ち合わせでご案内した新製品の資料を、
添付にてお送りいたします。

・新製品カタログ（PDF）
・価格表（Excel）

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Tôi gửi kèm tài liệu về sản phẩm mới đã giới thiệu ở buổi họp hôm trước: catalogue (PDF) và bảng giá (Excel). Có gì chưa rõ, anh/chị cứ hỏi. Mong tiếp tục hợp tác.

Mẫu 9: Đề nghị báo giá (見積もり依頼)

Gửi cho nhà cung cấp đã có giao dịch. Nếu liên hệ lần đầu, đổi câu chào thành 初めてご連絡いたします。 và giới thiệu công ty mình một câu.

件名：お見積りのお願い（梱包用段ボール）

株式会社みどり包装
営業部　鈴木様

いつもお世話になっております。
ABC株式会社購買部のグエンです。

下記の商品について、お見積りをお願いしたく
ご連絡いたしました。

・品名：梱包用段ボール箱（60×40×40cm）
・数量：5,000枚
・希望納期：11月20日（金）
・納品場所：ドンナイ省アマタ工業団地

お手数ですが、10月9日（金）までに
ご送付いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Chúng tôi muốn nhờ quý công ty báo giá mặt hàng sau: thùng carton 60×40×40 cm, số lượng 5.000 thùng, giao trước thứ Sáu 20/11 tại KCN Amata, Đồng Nai. Phiền anh gửi báo giá trước thứ Sáu 9/10. Cách viết đủ ý cho một yêu cầu báo giá — kèm mẫu tiếng Việt và tiếng Anh — có ở bài email xin báo giá.

Mẫu 10: Chào khi nghỉ việc (退職の挨拶)

Gửi vào ngày làm việc cuối cùng, cho những người đã làm việc cùng. Không cần nêu lý do nghỉ.

件名：退職のご挨拶（グエン）

関係者各位

お疲れ様です。営業部のグエンです。

私事で恐縮ですが、10月30日をもちまして
退職することとなりました。

在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
皆様から教えていただいたことを、次の職場でも生かしてまいります。

皆様のますますのご活躍をお祈りしております。
本当にありがとうございました。

グエン・ヴァン・アン

Dịch ý: Gửi các anh chị. Xin phép báo tin riêng: tôi sẽ nghỉ việc từ ngày 30/10. Cảm ơn mọi người đã giúp đỡ tôi suốt thời gian qua; những gì học được ở đây tôi sẽ mang theo tới nơi làm mới. Chúc mọi người ngày càng thành công. Chuẩn bị nghỉ việc ở công ty Việt thì xem thêm cách xin nghỉ việc chuyên nghiệp.

Soát sáu điểm trước khi bấm gửi

• Tên công ty viết đủ, không viết tắt (株), đúng thứ tự chữ 株式会社 đứng trước hay sau tên.
• Dùng đúng 様, 御中 hoặc 各位 — không chồng hai loại.
• Có câu xưng danh ngay sau lời chào.
• Ngày có kèm thứ, giờ ghi rõ; phỏng vấn trực tuyến với người ở Nhật thì ghi rõ giờ Nhật hay giờ Việt Nam (Nhật đi trước Việt Nam 2 tiếng).
• Không có 了解しました, ご苦労様です, 御社 trong thư.
• Tệp đính kèm đặt tên rõ ràng, ví dụ 履歴書_NguyenVanAn.pdf, và trong thư có nhắc là đã đính kèm.

Có nên nhờ công cụ dịch viết hộ?

Công cụ dịch hữu ích để hiểu thư người Nhật gửi cho bạn, nhưng dịch nguyên một email tiếng Việt sang tiếng Nhật thường sai đúng hai chỗ người Nhật nhạy nhất: kính ngữ (máy hay trộn thể thường với thể kính trọng trong cùng một thư) và khuôn thư (thiếu câu chào, thiếu xưng danh, kết thư cụt). Cách an toàn hơn: lấy khuôn ở các mẫu trên, chỉ thay phần nội dung, rồi nhờ người biết tiếng Nhật đọc lại trước khi gửi những thư quan trọng như ứng tuyển hay xin lỗi khách hàng.

Tiếng Nhật trên thị trường việc làm

Viết được email công việc bằng tiếng Nhật là kỹ năng được trả tiền: phần lớn tin tuyển có yêu cầu tiếng Nhật là vị trí phiên dịch, biên dịch, hành chính, kinh doanh hay kỹ sư cầu nối ở doanh nghiệp Nhật. Xem các việc làm cần tiếng Nhật đang tuyển hoặc riêng nhóm phiên dịch tiếng Nhật. Nhiều doanh nghiệp Nhật còn cho ứng viên làm một bài kiểm tra riêng của họ — bài test cộng dồn Kraepelin — trước vòng phỏng vấn; biết trước cách làm là có lợi.