CV WorkCách viết email xin báo giá chuyên nghiệp (kèm mẫu)
Phát triển sự nghiệp · 9 phút đọc
Email xin báo giá — trong tiếng Anh gọi là RFQ (request for quotation) — là việc hằng ngày của nhân viên mua hàng, hành chính, và của bất kỳ ai từng được sếp dặn "hỏi giá giúp anh mấy chỗ". Viết mơ hồ thì nhận về ba báo giá không so được với nhau: nơi báo giá đã gồm VAT, nơi chưa; nơi tính cả vận chuyển, nơi không; nơi báo cho 1.000 cái, nơi báo cho 5.000. Nguyên tắc của cả bài này gói trong một câu: báo giá chỉ so được khi mọi nhà cung cấp cùng trả lời một đề bài.
Một email xin báo giá cần những gì
| Thông tin | Vì sao cần | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tên hàng, quy cách | Tránh báo nhầm loại, nhầm chất lượng | Thùng carton 3 lớp, 60 x 40 x 40 cm, in 1 màu |
| Số lượng | Đơn giá thay đổi theo bậc số lượng | 5.000 thùng; báo thêm mức 10.000 thùng |
| Thời gian, nơi giao | Quyết định phí vận chuyển và khả năng đáp ứng | Giao tại KCN Amata, Đồng Nai trước 20/11 |
| Thuế, hoá đơn | Tránh vênh giá trước và sau thuế | Ghi rõ đã hay chưa gồm VAT, có xuất hoá đơn GTGT |
| Điều kiện thanh toán | Ảnh hưởng trực tiếp tới giá | Chuyển khoản 30 ngày sau khi nhận hàng |
| Hạn gửi báo giá | Để nhận đủ và so cùng một lúc | Trước 17h00 thứ Sáu 9/10 |
| Hiệu lực báo giá | Giá nguyên liệu biến động | Báo giá có hiệu lực ít nhất 30 ngày |
| Người liên hệ | Nhà cung cấp hỏi lại nhanh | Họ tên, số điện thoại, email |
Không phải email nào cũng cần đủ tám dòng — mua văn phòng phẩm một lần thì ba dòng đầu là đủ. Nhưng với đơn hàng lớn hay hợp đồng dài hạn, thiếu dòng nào thì gần như chắc chắn phải gửi thêm một vòng email hỏi lại.
Mẫu email xin báo giá (tiếng Việt)
Tiêu đề: [Yêu cầu báo giá] Thùng carton – Công ty TNHH ABC – hạn 09/10/2026 Kính gửi Phòng Kinh doanh Công ty Bao bì Xanh, Tôi là Nguyễn Thị Lan, nhân viên mua hàng Công ty TNHH ABC (sản xuất linh kiện điện tử tại KCN Amata, Đồng Nai). Công ty chúng tôi cần mua thùng carton cho quý IV và trân trọng đề nghị quý công ty gửi báo giá các mặt hàng sau: 1. Thùng carton 3 lớp, 60 x 40 x 40 cm, in 1 màu logo – số lượng 5.000 thùng 2. Thùng carton 5 lớp, 50 x 30 x 30 cm, không in – số lượng 2.000 thùng Yêu cầu kèm theo: - Giao hàng tại KCN Amata, Đồng Nai, trước ngày 20/11/2026 - Ghi rõ đơn giá, giá đã hay chưa gồm VAT, chi phí vận chuyển (nếu có) - Thời hạn hiệu lực của báo giá và điều kiện thanh toán đề xuất - Gửi kèm hàng mẫu hoặc hình ảnh sản phẩm tương tự (nếu có) Rất mong nhận được báo giá trước 17h00 thứ Sáu, ngày 09/10/2026. Cần làm rõ thông tin gì, xin liên hệ tôi qua số 0909 xxx xxx. Trân trọng, Nguyễn Thị Lan Nhân viên Mua hàng – Công ty TNHH ABC ĐT: 0909 xxx xxx | Email: lan.nguyen@example.com
Ba chi tiết khiến mẫu này hiệu quả: tiêu đề có hạn chót (người nhận biết phải xử lý trước khi nào), một câu giới thiệu công ty mình (nhà cung cấp mới cần biết bạn là ai để ưu tiên), và danh sách hàng đánh số (khi trao đổi lại chỉ cần nói "mục 2").
Mẫu hỏi lại khi báo giá còn thiếu
Chào anh Minh, Cảm ơn anh đã gửi báo giá thùng carton. Để so sánh trên cùng điều kiện, nhờ anh bổ sung giúp em ba thông tin: - Đơn giá đã gồm VAT chưa? - Phí vận chuyển tới KCN Amata tính riêng hay đã gồm trong giá? - Thời gian sản xuất kể từ khi chốt đơn là bao nhiêu ngày? Em cảm ơn anh.
Mẫu đề nghị điều chỉnh giá
Thương lượng qua email hiệu quả nhất khi bạn đưa ra lý do cụ thể và thứ đổi lại — số lượng lớn hơn, cam kết đặt nhanh, hợp đồng dài hơn.
Chào anh Minh, Bên em đã nhận báo giá ngày 07/10. Đơn giá thùng 3 lớp hiện cao hơn khoảng 8% so với mức bên em nhận được từ một nhà cung cấp khác cho cùng quy cách. Nếu bên anh điều chỉnh được đơn giá hoặc hỗ trợ phí vận chuyển, bên em sẵn sàng chốt đơn 5.000 thùng trong tuần sau và cân nhắc ký hợp đồng theo quý. Anh xem giúp và phản hồi trước thứ Tư 14/10 nhé. Em cảm ơn anh.
Đừng nêu tên hay gửi báo giá của nhà cung cấp khác cho người đang thương lượng: đó là thông tin của họ, và lộ ra thì chính bạn mất uy tín với cả hai bên.
Mẫu tiếng Anh (Request for Quotation)
Subject: Request for Quotation – Corrugated Cartons – ABC Co., Ltd. Dear Sales Team, My name is Lan Nguyen, Purchasing Officer at ABC Co., Ltd., an electronic components manufacturer in Amata Industrial Park, Dong Nai, Vietnam. We would like to request a quotation for the following items: 1. 3-ply corrugated carton, 60 x 40 x 40 cm, 1-color logo print – 5,000 pcs 2. 5-ply corrugated carton, 50 x 30 x 30 cm, no print – 2,000 pcs Please include unit prices, applicable taxes, delivery cost to Amata Industrial Park, lead time, payment terms and the validity period of your quotation. We would appreciate receiving your quotation by 5:00 PM on Friday, October 9, 2026. Best regards, Lan Nguyen Purchasing Officer | ABC Co., Ltd. Tel: +84 909 xxx xxx
Gửi cho nhà cung cấp Nhật thì dùng khuôn thư khác hẳn — có lời chào, câu xưng danh và cách liệt kê riêng. Xem mẫu お見積りのお願い trong bài mẫu thư, email bằng tiếng Nhật.
Gửi cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc
- Cùng một đề bài: sao nguyên phần mô tả hàng và yêu cầu cho mọi nơi. Sửa ở một nơi thì sửa ở tất cả.
- Gửi riêng từng nơi hoặc dùng BCC — không để các nhà cung cấp thấy địa chỉ của nhau.
- Lập bảng so sánh theo đúng các cột đã hỏi: đơn giá, VAT, vận chuyển, thời gian giao, thanh toán, hiệu lực. Giá thấp nhất chưa chắc là rẻ nhất khi cộng đủ các cột.
- Trả lời cả nơi không được chọn bằng một câu cảm ơn ngắn. Lần sau cần gấp, họ sẽ nhớ bạn.
Nhiều doanh nghiệp quy định đơn hàng từ một giá trị nhất định phải có ít nhất ba báo giá. Hỏi phòng mua hàng hoặc kế toán mức quy định ở công ty bạn trước khi gửi.
Khi bạn là người GỬI báo giá
Ở phía nhà cung cấp, email báo giá tốt trả lời đúng từng dòng khách hỏi, không bắt khách mở tệp đính kèm mới biết con số chính. Số liệu dưới đây là ví dụ minh hoạ:
Tiêu đề: Báo giá thùng carton theo yêu cầu ngày 02/10/2026 – Bao bì Xanh Kính gửi chị Lan, Cảm ơn chị đã quan tâm tới sản phẩm của Bao bì Xanh. Theo yêu cầu ngày 02/10/2026, chúng tôi gửi kèm báo giá chi tiết (file PDF), tóm tắt như sau: - Thùng 3 lớp 60 x 40 x 40 cm, in 1 màu: 12.500 đ/thùng (chưa gồm VAT) - Thùng 5 lớp 50 x 30 x 30 cm: 14.800 đ/thùng (chưa gồm VAT) - Miễn phí vận chuyển tới KCN Amata cho đơn từ 3.000 thùng - Thời gian sản xuất: 10 ngày kể từ khi xác nhận đơn - Thanh toán: 30% khi đặt hàng, 70% sau khi giao hàng - Báo giá có hiệu lực đến hết ngày 31/10/2026 Chúng tôi có thể gửi thùng mẫu tới công ty chị trong tuần này để chị kiểm tra chất lượng. Trân trọng, Trần Văn Minh Phòng Kinh doanh – Công ty Bao bì Xanh
Năm lỗi làm báo giá về chậm hoặc sai
- Không ghi số lượng — nhà cung cấp phải đoán, và thường đoán theo mức có lợi cho họ.
- Quy cách chung chung ("thùng carton loại tốt") — mỗi nơi hiểu một kiểu, báo giá không so được.
- Không có hạn gửi — báo giá về rải rác trong hai tuần, cái đầu tiên đã hết hiệu lực khi cái cuối về.
- Quên hỏi hiệu lực báo giá — tới lúc chốt thì giá đã đổi.
- Gửi từ email cá nhân, ký tên không có công ty — nhà cung cấp không chắc đây là yêu cầu thật nên xếp sau.
Nghề mua hàng cần gì
Viết email hỏi giá, so sánh và thương lượng là phần việc chính của nhân viên mua hàng, thu mua. Tin tuyển các vị trí này thường yêu cầu Excel để lập bảng so sánh, tiếng Anh hoặc tiếng Nhật để làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, và kỹ năng đàm phán. Xem các tin nhân viên mua hàng, nhân viên thu mua đang tuyển, hoặc các việc làm yêu cầu Excel.