Tuyển dụng Thư Ký Tổng Hợp / General Secretary tại Hồ Chí Minh

1. Tham mưu và tổng hợp

-        Tổng hợp, phân tích thông tin từ các phòng ban để báo cáo Giám đốc

-        Chuẩn bị nội dung, số liệu, tài liệu tham khảo cho các cuộc họp, sự kiện của Giám đốc.

-        Đề xuất phương án xử lý công việc dựa trên tình hình thực tế và định hướng của Ban Giám đốc.

2. Quản lý lịch và điều phối công việc

-        Xây dựng, cập nhật lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của Giám đốc.

-        Sắp xếp, xác nhận các cuộc hẹn, cuộc họp trong và ngoài công ty.

-        Điều phối nguồn lực (phòng họp, phương tiện, hậu cần) phục vụ lịch trình của Giám đốc.

3. Soạn thảo và quản lý văn bản

-        Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp, thư từ đối nội và đối ngoại.

-        Rà soát, chỉnh sửa văn bản trước khi trình ký, đảm bảo đúng thể thức và chính xác về nội dung.

-        Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản đi - đến theo quy định của công ty, đảm bảo bảo mật thông tin.

4. Theo dõi và đôn đốc công việc

-        Theo dõi tiến độ triển khai các chỉ đạo của Giám đốc tại các phòng ban liên quan.

-        Đôn đốc các bộ phận hoàn thành công việc, báo cáo đúng thời hạn đã đề ra.

-        Cập nhật, báo cáo kịp thời cho Giám đốc về những vướng mắc, chậm trễ phát sinh.

5. Công tác hành chính và phối hợp

-        Tiếp đón, hỗ trợ khách đến làm việc với Giám đốc; phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị của công ty.

-        Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo thông tin thông suốt giữa Ban Giám đốc và các bộ phận.

-        Quản lý các thủ tục hành chính liên quan đến công tác của Giám đốc (công tác phí, hồ sơ pháp lý cá nhân...).

6. Các nhiệm vụ khác

-        Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc

Yêu cầu ứng viên

-        Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Xã hội (Ngôn ngữ, Quan hệ quốc tế, Báo chí - Truyền thông, Luật, Quản trị văn phòng...).

-        Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký Giám đốc hoặc trợ lý cấp quản lý cao cấp.

-        Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (event) hoặc dịch vụ.

-        Giao tiếp tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết), có khả năng soạn thảo văn bản tiếng Anh.

-        Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt trong môi trường nhiều đầu việc.

-        Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn xác, cẩn thận, chú trọng chi tiết.

-        Kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban; xử lý tình huống linh hoạt, kín đáo.

-        Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Email, lịch làm việc điện tử).

Quyền lợi được hưởng

-Tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

-Hưởng lương tháng 13 theo chính sách của công ty.

-Thưởng các dịp lễ, Tết và các khoản thưởng khác tùy theo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.

-Tham gia các hoạt động team building, du lịch, gắn kết nội bộ được tổ chức định kỳ.

- Review lương: Xét tăng lương định kỳ hàng năm hoặc theo năng lực thực tế.

- Khám sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho nhân viên.