Tuyển dụng Trợ Lý Trưởng Ban tại Hồ Chí Minh

Soạn thảo công văn gửi BQT/BQL theo sự chỉ đạo trực tiếp từ BQT/BQL.

Thực hiện theo dõi, phản hồi, cập nhật thông tin, văn bản của BQL, Công ty, BQT và các phản ánh của cư dân trên ứng dụng Independent.

Lập bảng kế hoạch kiểm tra công tác QLVH, cụ thể gồm các nội dung sau:
Ngoại khu: kiểm tra từ vòng ngoài đến vành đai xung quanh (tình hình cây cối, đèn chiếu sáng, gạch nền, vị trí đậu xe, tác phong bảo vệ, …).
Nội khu: kiểm tra tình hình thang máy, vệ sinh, nền gạch, trần các sảnh, hành lang các tầng, sân thượng, các phòng kỹ thuật (gas, điện, PCCC,…), quầy lễ tân, …

Kiểm tra hồ sơ, sổ sách của các bộ phận: Bảo vệ (bảo vệ cổng vào, cổng ra, bảo vệ phòng camera), Kỹ thuật, Lễ tân.

Thường xuyên theo dõi, giám sát, kiểm tra các nhóm công việc của các bộ phận để kịp thời đưa ra hướng giải quyết, đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng, kịp thời và phục vụ tốt nhất cho cư dân, cụ thể:
Nhóm Kỹ thuật: các vấn đề thẻ từ, sửa chữa, các hạng mục công cộng (hành lang các tầng, hồ bơi, phòng gym, tầng hầm, gạch, tường, …); các vấn đề sửa chữa trong căn hộ cư dân (bóng đèn, vòi nước, máy lạnh, …).
Nhóm Lễ tân: các vấn đề liên quan đến khiếu nại, phản ánh của cư dân, liên hệ thông tin, thông báo phí, …
Nhóm Bảo vệ: các vấn đề liên quan đến đậu xe, vận chuyển hàng hóa, đăng ký nhà thầu thi công, …

Tiếp nhận ý kiến phản ánh của cư dân từ các bộ phận (Lễ tân, Kỹ thuật, Bảo vệ, Vệ sinh) hoặc qua các kênh thông tin (app Independent, Zalo, Email, …); phối hợp với các bộ phận liên quan trực tiếp giải quyết các yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại liên quan đến tòa nhà nhằm đảm bảo sự hài lòng của cư dân (đối với các vấn đề quan trọng vượt quá thẩm quyền sẽ trình PM xem xét và giải quyết).

Theo dõi, giám sát công việc thực hiện của nhân sự tại dự án; phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng bộ phận, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng cách và đúng hạn.

Thường xuyên cập nhật và báo cáo kịp thời cho Trưởng ban.

Chủ động xử lý các công việc được giao trong phạm vi cho phép (đối với các vấn đề vượt quá thẩm quyền sẽ trình PM xem xét và giải quyết).

Nhập công việc tuần của APM vào báo cáo tuần trên Drive.

Theo dõi, quản lý nội dung công việc trong báo cáo của các bộ phận, kiểm tra mức độ sát với thực tế, hoàn chỉnh và cập nhật lên Cloud đúng thời hạn quy định.

Kiểm tra nội dung báo cáo hoạt động tháng của các bộ phận: Hành chính, Giám sát, Kỹ thuật.

Hoàn thiện báo cáo QLVH bao gồm:

Báo cáo điểm danh của các bộ phận;

Hình ảnh tiêu biểu các công việc bảo trì, sửa chữa, quản lý của Kỹ thuật, Vệ sinh, Bảo vệ trong tháng;

Tình hình tài chính thu/chi của tòa nhà trong tháng;

Các hoạt động và kế hoạch thực hiện trong tháng của BQL.

Tổng hợp các báo cáo QLVH, Kỹ thuật, Tài chính gửi PM tòa nhà phê duyệt để báo cáo BQT đúng hạn quy định.

Tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ, so sánh và thương thảo để đạt mức giá tốt nhất cho từng hạng mục.

Lập bảng kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức sự kiện: quà tặng, âm thanh, ánh sáng, thức ăn nhanh (gà rán, khoai tây, bánh, sữa, …), trò chơi dân gian, tiết mục văn nghệ, thuê bàn ghế, backdrop, standee, …

Trình BQT xem xét và phê duyệt.

Soạn thông báo gửi cư dân đăng ký tham dự.

Phối hợp các bộ phận thực hiện trang trí, setup sân khấu, …

Chuẩn bị tài liệu, bánh, nước, máy chiếu, …

Tham dự và lập biên bản cuộc họp.

Trao đổi, thương thảo giá và các điều khoản hợp đồng theo chỉ đạo và hướng dẫn của PM.

Yêu cầu ứng viên

• Bằng Cao đẳng trở lên
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở các vị trí Trợ lý trưởng ban
• Thành thạo vi tính văn phòng;
• Nhanh nhẹn, siêng năng;
• Cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc;
• Có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng xử lý tình huống;
• Có khả năng đưa ra quyết định độc lập và làm việc theo nhóm, chịu được áp lực công việc

Quyền lợi được hưởng

• Lương thỏa thuận theo năng lực, ngân sách dự án
• Lương tháng 13;
• Lương thưởng lễ, Tết;
• Các chế độ bảo hiểm theo Luật Lao Động;
• Được cấp đồng phục hàng năm;
• Xét nâng lương hàng năm;
• Du lịch, team building
• Thưởng thâm niên