Tuyển dụng Nhân Viên Admin Khảo Thí tại Hồ Chí Minh

Thực hiện công tác hành chính, quản lý hồ sơ và hỗ trợ vận hành tại trung tâm khảo thí; phối hợp với Giám thị trưởng và các bộ phận liên quan để đảm bảo thủ tục trước, trong và sau kỳ thi được hoàn tất đầy đủ, đúng thời hạn.

1. Quản lý thủ tục và hồ sơ kỳ thi

- Chuẩn bị hồ sơ: Tổng hợp, chuẩn bị danh sách thí sinh, biểu mẫu, biên bản và giấy tờ phục vụ kỳ thi theo danh mục, phiên bản được phê duyệt.

- Kiểm tra và hoàn thiện: Tiếp nhận hồ sơ từ các bộ phận; kiểm tra thông tin, chữ ký và tài liệu cần có; theo dõi, nhắc bổ sung để hoàn tất đúng thời hạn.

- Lưu trữ và bảo mật: Phân loại, sắp xếp, số hóa và cập nhật hồ sơ bản giấy, bản điện tử; đảm bảo dễ tra cứu, lưu trữ đúng quy định và kiểm soát quyền tiếp cận.

- Theo dõi bàn giao: Quản lý việc giao nhận, chuyển phát hồ sơ, tài liệu và chứng chỉ theo phân công; ghi nhận đầy đủ tình trạng bàn giao, hỗ trợ cung cấp hồ sơ phục vụ báo cáo và kiểm tra.

2. Hỗ trợ thí sinh và theo dõi lệ phí

- Tiếp nhận đăng ký: Hướng dẫn thủ tục, kiểm tra thông tin và hồ sơ đăng ký; cập nhật danh sách thí sinh, lịch thi và tình trạng hồ sơ trên hệ thống.

- Thông tin và đón tiếp: Gửi lịch thi, hướng dẫn dự thi; đón tiếp, hỗ trợ kiểm tra thông tin và hướng dẫn thí sinh hoàn tất thủ tục tại điểm thi.

- Theo dõi lệ phí: Thực hiện thu, hỗ trợ hoàn lệ phí theo quy trình và phê duyệt; cập nhật tình trạng thanh toán, đối soát với kế toán và lưu chứng từ.

- Tiếp nhận yêu cầu: Giải đáp các thắc mắc thông thường; chuyển yêu cầu thay đổi, hủy thi hoặc vấn đề phát sinh đến bộ phận phụ trách và theo dõi phản hồi.

3. Hỗ trợ hành chính và tổ chức thi

- Chuẩn bị ca thi: Phối hợp kiểm tra khu vực đón tiếp, phòng thi, biểu mẫu và vật tư; ghi nhận, báo bộ phận phụ trách các vấn đề cần khắc phục.

- Hỗ trợ điều phối: Theo dõi lịch thi, phối hợp với giám thị và Giám thị trưởng trong quá trình tổ chức; cập nhật và báo cáo kịp thời các phát sinh.

- Hành chính tổng hợp: Thực hiện in ấn tài liệu được phép, giao nhận văn thư, theo dõi văn phòng phẩm và tổng hợp báo cáo hành chính khảo thí theo yêu cầu.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên ngành Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, Giáo dục, Ngoại ngữ hoặc ngành liên quan.

- Có khả năng đọc hiểu hướng dẫn, xử lý email và giao tiếp tiếng Anh trong các tình huống công việc thông thường.

- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt Word và Excel; sử dụng được hệ thống quản lý trực tuyến và công cụ lưu trữ tài liệu.

- Có khả năng sắp xếp hồ sơ khoa học, kiểm tra dữ liệu chính xác và theo dõi thời hạn hoàn tất công việc.

- Giao tiếp lịch sự, phối hợp nhóm tốt; cẩn thận, trách nhiệm và có ý thức bảo mật thông tin.

- Ưu tiên có kinh nghiệm hành chính, quản lý hồ sơ, học vụ h

Yêu cầu công việc

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên ngành Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, Giáo dục, Ngoại ngữ hoặc ngành liên quan.

- Có khả năng đọc hiểu hướng dẫn, xử lý email và giao tiếp tiếng Anh trong các tình huống công việc thông thường.

- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt Word và Excel; sử dụng được hệ thống quản lý trực tuyến và công cụ lưu trữ tài liệu.

- Có khả năng sắp xếp hồ sơ khoa học, kiểm tra dữ liệu chính xác và theo dõi thời hạn hoàn tất công việc.

- Giao tiếp lịch sự, phối hợp nhóm tốt; cẩn thận, trách nhiệm và có ý thức bảo mật thông tin.

- Ưu tiên có kinh nghiệm hành chính, quản lý hồ sơ, học vụ hoặc hỗ trợ tổ chức thi.

- Sẵn sàng làm việc theo lịch thi và di chuyển đến các điểm thi theo phân công.

QUYỀN LỢI

- Thu nhập: 10 - 15 triệu dựa trên năng lực và kinh nghiệm làm việc

- Lương tháng 13, thưởng và xét điều chỉnh thu nhập theo hiệu quả công việc, chính sách công ty.

- Được đào tạo về quy trình khảo thí LanguageCert, nghiệp vụ hành chính và quản lý hồ sơ kỳ thi.

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển trong lĩnh vực vận hành khảo thí quốc tế.

- Hưởng chế độ BHXH, BHYT và các phúc lợi theo quy định của pháp luật và công ty.

- Tham gia team building, du lịch thường niên.

THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC

- Thời gian: 8h00 - 17h30, nghỉ trưa 1,5 giờ; từ thứ Hai đến thứ Sáu và 2 thứ Bảy cách tuần trong tháng. Lịch làm việc có thể điều chỉnh theo ca thi.

- Văn phòng làm việc:

+ Hà Nội: Tháp B Keangnam Landmark, Khu đô thị mới Cầu Giấy, phường Yên Hoà, thành phố Hà Nội.

+ TP. Hồ Chí Minh: Số 275 Điện Biên Phủ, phường Gia Định, thành phố Hồ Chí Minh.

+ Làm việc tại các điểm thi của EGO theo lịch phân công.

Quyền lợi

• Thưởng: Lương tháng 13, thưởng và xét điều chỉnh thu nhập theo hiệu quả công việc, chính sách công ty.
• Chăm sóc sức khoẻ: Hưởng chế độ BHXH, BHYT và các phúc lợi theo quy định của pháp luật và công ty.
• Đào tạo: Được đào tạo về quy trình khảo thí LanguageCert, nghiệp vụ hành chính và quản lý hồ sơ kỳ thi.
• Cơ hội du lịch: Tham gia team building, du lịch thường niên.
• Hoạt động nhóm: Tham gia team building, du lịch thường niên.
• Khác: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển trong lĩnh vực vận hành khảo thí quốc tế.