Tuyển dụng Thư Ký Hỗ Trợ Lãnh Đạo tại Hà Nội

Hỗ trợ phục vụ Lãnh đạo hằng ngày

· Chuẩn bị và kiểm tra phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, WC VIP và các vật dụng cần thiết trước khi Lãnh đạo làm việc.

· Theo dõi, phối hợp và kiểm tra tiêu chuẩn phục vụ trong các khung giờ làm việc, họp, tiếp khách hoặc ăn trưa của Lãnh đạo.

· Phối hợp với tea lady trong các phần việc liên quan đến cơm trưa, hoa quả tiếp khách, trà nước và phục vụ chung; đồng thời là đầu mối kiểm tra chất lượng phục vụ riêng cho Lãnh đạo.

Hỗ trợ lịch họp, tài liệu và tiếp khách

· Theo dõi lịch làm việc, lịch họp, lịch tiếp khách của Lãnh đạo.

· Book phòng họp, chuẩn bị link dịch, sắp xếp lịch họp theo yêu cầu.

· Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị, cập nhật, in ấn và sắp xếp tài liệu phục vụ Lãnh đạo.

· Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, nước uống, thiết bị và các điều kiện cần thiết trước, trong và sau cuộc họp.

· Hỗ trợ tiếp đón khách, đối tác đến làm việc với Lãnh đạo khi có yêu cầu.

Mua sắm, thanh toán và xử lý phát sinh

· Thực hiện các việc mua sắm nhỏ phục vụ Lãnh đạo như mua hoa cắm phòng, đồ dùng văn phòng, vật dụng phục vụ phòng làm việc/phòng họp và các nhu cầu phát sinh khác.

· Thực hiện mua sắm trong phạm vi chi phí được giao, tối đa dưới 10 triệu đồng/lần hoặc theo quy định nội bộ.

· Chuẩn bị, lưu giữ hóa đơn/chứng từ và thực hiện thủ tục thanh toán/hoàn ứng theo quy trình.

· Theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hồ sơ được xử lý kịp thời.

· Hỗ trợ đặt xe, đặt vé máy bay hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác theo yêu cầu.

· Thực hiện các công việc hành chính/phát sinh khác trong phạm vi được phân công.

Quản lý vật dụng, tài sản và tiêu chuẩn khu vực phục vụ Lãnh đạo

· Theo dõi, kiểm kê và đề xuất bổ sung tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm, đồ dùng phục vụ Lãnh đạo.

· Kiểm tra định kỳ tình trạng phòng làm việc, phòng họp, và khu vực liên quan.

· Chủ động phát hiện, báo cáo và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến vệ sinh, kỹ thuật, thiết bị hoặc tiêu chuẩn phục vụ.

· Duy trì trạng thái sẵn sàng của khu vực phục vụ Lãnh đạo, đặc biệt trước các cuộc họp, lịch tiếp khách hoặc khi Lãnh đạo quay lại văn phòng sau thời gian vắng mặt.

Yêu cầu ứng viên

· Có kinh nghiệm ở vị trí thư ký, hành chính, lễ tân, trợ lý phục vụ Lãnh đạo hoặc các vị trí hỗ trợ tương đương.

· Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu, nhanh nhẹn, kín đáo và cẩn thận.

· Có tinh thần phục vụ tốt, biết quan sát, chủ động chuẩn bị và xử lý công việc.

· Linh hoạt về thời gian, có thể hỗ trợ ngoài giờ hành chính khi lịch Lãnh đạo phát sinh.

· Cẩn thận, gọn gàng, quan sát tốt.

· Linh hoạt, bình tĩnh khi xử lý tình huống phát sinh.

· Biết ưu tiên công việc theo lịch và nhu cầu thực tế của Lãnh đạo.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và chính sách bảo hiểm sức khỏe theo quy định của Công ty.
• Khám sức khỏe định kỳ, teambuilding, company trip và các hoạt động nội bộ.
• Cơ hội tham gia từ giai đoạn đầu và đồng hành cùng các dự án mới của Masterise Group.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội được làm việc với lãnh đạo cấp cao