Trợ lý Vận hành khối TMDV (Cấp Trưởng phòng trở lên, kinh nghiệm Leasing và Vận hành tòa nhà, Thu nhập hấp dẫn

A. Công tác tham mưu, tổng hợp và hỗ trợ Ban Lãnh đạo Khối

1. Tiếp nhận, tổng hợp và hệ thống hóa các chỉ đạo, định hướng, kế hoạch của Ban Lãnh đạo Khối đối với hoạt động cho thuê (Leasing) và quản lý vận hành chung cư.
2. Theo dõi các mục tiêu kinh doanh cho thuê, khai thác diện tích thương mại và các chỉ tiêu vận hành tại dự án/khu chung cư; tổng hợp, báo cáo mức độ đáp ứng so với kế hoạch được phê duyệt.
3. Tổng hợp các vấn đề tồn đọng, khó khăn, vướng mắc trong hoạt động Leasing và vận hành chung cư; phân tích nguyên nhân, phối hợp với các đầu mối liên quan và đề xuất phương án xử lý.
4. Tổng hợp, chuẩn bị báo cáo, tài liệu và số liệu phục vụ các cuộc họp giao ban, họp điều hành và các buổi làm việc với Ban Lãnh đạo Tập đoàn.
5. Theo dõi, cập nhật và cảnh báo kịp thời các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến tỷ lệ lấp đầy, doanh thu cho thuê, tiến độ bàn giao mặt bằng, chất lượng vận hành, chi phí và sự hài lòng của cư dân/khách thuê để báo cáo lãnh đạo.

B. Công tác điều phối, phối hợp và giám sát

1. Theo dõi danh mục công việc, kế hoạch và đầu mối phụ trách của từng hoạt động Leasing và vận hành chung cư; kiểm soát thời hạn, tiến độ và kết quả đầu ra theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Khối.
2. Làm đầu mối phối hợp với các phòng ban, Ban quản lý dự án/tòa nhà và đối tác vận hành; theo dõi, giám sát việc đáp ứng các nhiệm vụ theo kế hoạch, tiêu chuẩn dịch vụ, hợp đồng và chỉ đạo của Tập đoàn.
3. Theo dõi, cập nhật tiến độ công việc định kỳ; kiểm soát các đầu việc chậm tiến độ, chưa đáp ứng yêu cầu hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu chung và kịp thời cảnh báo.
4. Phối hợp với các đơn vị liên quan và đối tác vận hành để rà soát, tháo gỡ các vướng mắc trong hoạt động tìm kiếm khách thuê, đàm phán – ký kết hợp đồng, bàn giao mặt bằng và quản lý vận hành chung cư.
5. Theo dõi các công việc quá hạn hoặc chưa đạt yêu cầu; phối hợp yêu cầu đầu mối/đơn vị phụ trách báo cáo nguyên nhân, tiến độ khắc phục và kết quả xử lý.

C. Công tác Leasing và kiểm soát hoạt động kinh doanh cho thuê

1. Theo dõi kế hoạch kinh doanh cho thuê đối với diện tích thương mại, mặt bằng kinh doanh, diện tích dịch vụ và các sản phẩm bất động sản cho thuê thuộc danh mục Tập đoàn quản lý/khai thác; tổng hợp mức độ hoàn thành các chỉ tiêu.
2. Phối hợp với bộ phận/đơn vị phụ trách Leasing rà soát phương án khai thác, chính sách giá thuê, phí dịch vụ, ưu đãi và các điều kiện thương mại phù hợp với từng dự án và mục tiêu kinh doanh.
3. Theo dõi tình hình tiếp cận, phát triển và duy trì khách thuê/đối tác tiềm năng; phối hợp với đầu mối Leasing trong việc giới thiệu sản phẩm, khảo sát mặt bằng, tiếp nhận nhu cầu và tư vấn phương án thuê.
4. Phối hợp với bộ phận Leasing, Pháp chế, Tài chính – Kế toán và các đơn vị liên quan trong việc rà soát điều khoản thương mại, hồ sơ thẩm định, hợp đồng thuê, gia hạn và thanh lý hợp đồng.
5. Theo dõi tình trạng khai thác diện tích, tỷ lệ lấp đầy, diện tích trống, tiến độ chốt khách thuê và bàn giao mặt bằng; tổng hợp các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác.
6. Kiểm soát việc tuân thủ các cam kết của khách thuê, tiến độ thanh toán tiền thuê/phí dịch vụ, công nợ và nghĩa vụ theo hợp đồng; phối hợp với các đầu mối liên quan theo dõi, xử lý các trường hợp vi phạm hoặc phát sinh tranh chấp.
7. Theo dõi doanh thu cho thuê, hiệu quả khai thác và mức độ hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh; phân tích chênh lệch so với kế hoạch, tổng hợp nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện.

D. Công tác giám sát và kiểm soát chất lượng vận hành chung cư

1. Theo dõi, giám sát tổng thể hoạt động quản lý vận hành tại các tòa nhà/khu chung cư thuộc phạm vi quản lý; kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình, quy định, tiêu chuẩn dịch vụ, hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.
2. Giám sát, đánh giá chất lượng dịch vụ của đối tác vận hành, Ban quản lý tòa nhà và các nhà thầu/đơn vị cung cấp dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, cảnh quan, kiểm soát côn trùng và dịch vụ tiện ích.
3. Theo dõi tình trạng vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng, sửa chữa và xử lý sự cố do đối tác vận hành báo cáo; giám sát việc đáp ứng yêu cầu an toàn, ổn định đối với hệ thống điện, nước, thang máy, điều hòa, PCCC và các hạng mục kỹ thuật.
4. Giám sát, kiểm tra và ghi nhận mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn về an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, cảnh quan, tiện ích và chất lượng dịch vụ tại khu chung cư.
5. Theo dõi, tổng hợp phản ánh, kiến nghị, khiếu nại của cư dân; giám sát tiến độ, chất lượng và kết quả xử lý của đối tác vận hành, bảo đảm các phản hồi được tiếp nhận và xử lý theo tiêu chuẩn dịch vụ.
6. Giám sát việc tuân thủ quy định về quản lý cư dân, khách ra vào, khu vực công cộng, diện tích sở hữu chung/sử dụng chung và nội quy, quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư thông qua báo cáo và hoạt động kiểm tra, đánh giá.
7. Theo dõi các sự cố, rủi ro vận hành; phối hợp với đối tác vận hành, Ban quản lý và các đơn vị liên quan kiểm soát tiến độ xử lý, biện pháp khắc phục và phòng ngừa tái diễn.
8. Đánh giá, đề xuất với Ban Lãnh đạo Khối các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả giám sát đối tác vận hành và trải nghiệm cư dân.

E. Công tác kiểm soát chi phí và hiệu quả hoạt động

1. Phối hợp với các bộ phận/đơn vị liên quan rà soát, theo dõi và kiểm soát ngân sách hoạt động Leasing và ngân sách quản lý vận hành tại các dự án/khu chung cư.
2. Tổng hợp, đối chiếu doanh thu cho thuê, phí dịch vụ, các khoản thu khác và chi phí vận hành so với kế hoạch/ngân sách được phê duyệt.
3. Theo dõi các khoản chi phí phát sinh bất thường, chi phí vượt ngân sách; rà soát tính hợp lý, yêu cầu giải trình khi cần thiết và đề xuất biện pháp kiểm soát, tiết giảm chi phí.
4. Phối hợp với bộ phận Tài chính – Kế toán và đối tác vận hành rà soát doanh thu, chi phí, công nợ khách thuê/cư dân và hiệu quả khai thác – vận hành.
5. Theo dõi tình hình thu tiền thuê, phí dịch vụ, phí quản lý và các khoản phải thu; kiểm soát tình trạng đối soát, thanh toán và công nợ, phối hợp đôn đốc các đầu mối liên quan theo quy định.
6. Tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng dự án/tòa nhà; theo dõi các chỉ số về doanh thu, chi phí, chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành.
7. Báo cáo lãnh đạo Khối các nguy cơ thất thoát doanh thu, phát sinh công nợ, vượt ngân sách, lãng phí chi phí hoặc rủi ro ảnh hưởng đến tài sản và hoạt động của dự án.

F. Công tác theo dõi hồ sơ, quy trình và hệ thống báo cáo

1. Theo dõi, kiểm soát tình trạng cập nhật và lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ mặt bằng, danh mục diện tích cho thuê, hợp đồng thuê, hồ sơ khách thuê và tài liệu liên quan đến hoạt động vận hành chung cư.
2. Theo dõi việc xây dựng, ban hành, sửa đổi và áp dụng các quy trình, quy định, tiêu chuẩn nghiệp vụ Leasing và quy trình quản lý vận hành chung cư; tổng hợp các nội dung chưa phù hợp để báo cáo, đề xuất điều chỉnh.
3. Kiểm soát tính đầy đủ, thống nhất và bảo mật của hồ sơ, dữ liệu khách thuê, cư dân, hợp đồng, doanh thu và tài liệu vận hành theo quy định của Tập đoàn.

G. Công tác phối hợp liên phòng ban và đối tác vận hành

1. Làm đầu mối phối hợp giữa Khối Thương mại – Dịch vụ với các Khối chức năng, Ban quản lý dự án/tòa nhà, đối tác vận hành và khách thuê.
2. Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, Pháp chế, Tài chính – Kế toán, Kỹ thuật, Dịch vụ khách hàng và đối tác vận hành để theo dõi, giám sát, kiểm soát các hoạt động Leasing và vận hành chung cư theo phân công của Ban Lãnh đạo Khối.

1. Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Quản lý bất động sản, Quản lý tòa nhà, Kỹ thuật, Xây dựng hoặc các ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm & kiến thức chuyên môn:

- Kinh nghiệm: Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Leasing bất động sản, quản lý/giám sát vận hành tòa nhà – chung cư hoặc quản lý thương mại – dịch vụ; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm phối hợp với chủ đầu tư và đơn vị vận hành chuyên nghiệp.

- Kiến thức chuyên môn:

• Có kiến thức về hoạt động Leasing: thị trường, phương án khai thác và giá thuê, khách thuê, điều khoản thương mại, hợp đồng thuê, bàn giao mặt bằng, tỷ lệ lấp đầy, doanh thu và công nợ.
• Có kiến thức về quản lý vận hành chung cư và năng lực giám sát đối tác vận hành: chất lượng dịch vụ, Ban quản lý và nhà thầu, hệ thống kỹ thuật, bảo trì, an ninh, an toàn, PCCC, vệ sinh, cảnh quan, tiện ích, quản lý cư dân và xử lý phản ánh/khiếu nại.
• Am hiểu các quy định pháp luật có liên quan đến kinh doanh bất động sản, hợp đồng thuê và quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Ưu tiên: Ứng viên từng làm việc tại chủ đầu tư bất động sản, tập đoàn đa ngành có hoạt động đầu tư – khai thác bất động sản, đơn vị Leasing hoặc có kinh nghiệm làm việc/giám sát nhà cung cấp dịch vụ vận hành chuyên nghiệp.

3. Kỹ năng:

• Kỹ năng phối hợp, điều phối và giám sát các đầu mối Leasing, Ban quản lý tòa nhà và đối tác vận hành.
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc với khách thuê/đối tác; nắm bắt và rà soát các điều khoản hợp đồng thuê.
• Kỹ năng theo dõi, kiểm soát chất lượng dịch vụ, tiến độ công việc và mức độ tuân thủ cam kết của đối tác.
• Kỹ năng tổng hợp, phân tích số liệu về tỷ lệ lấp đầy, doanh thu, công nợ, ngân sách và chi phí vận hành.
• Kỹ năng nhận diện rủi ro, xử lý tình huống, tiếp nhận phản ánh và phối hợp giải quyết khiếu nại.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel và PowerPoint.
• Tiếng Anh tốt trở lên.
• Nữ giới là một lợi thế.

4. Thái độ làm việc:

• Chính trực, khách quan, bảo mật và tuân thủ quy trình, quy định của Tập đoàn;
• Chủ động, trách nhiệm, có tư du

  Yêu cầu công việc

  1. Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Quản lý bất động sản, Quản lý tòa nhà, Kỹ thuật, Xây dựng hoặc các ngành liên quan.

  2. Kinh nghiệm & kiến thức chuyên môn:

  - Kinh nghiệm: Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Leasing bất động sản, quản lý/giám sát vận hành tòa nhà – chung cư hoặc quản lý thương mại – dịch vụ; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm phối hợp với chủ đầu tư và đơn vị vận hành chuyên nghiệp.

  - Kiến thức chuyên môn:

  • Có kiến thức về hoạt động Leasing: thị trường, phương án khai thác và giá thuê, khách thuê, điều khoản thương mại, hợp đồng thuê, bàn giao mặt bằng, tỷ lệ lấp đầy, doanh thu và công nợ.
  • Có kiến thức về quản lý vận hành chung cư và năng lực giám sát đối tác vận hành: chất lượng dịch vụ, Ban quản lý và nhà thầu, hệ thống kỹ thuật, bảo trì, an ninh, an toàn, PCCC, vệ sinh, cảnh quan, tiện ích, quản lý cư dân và xử lý phản ánh/khiếu nại.
  • Am hiểu các quy định pháp luật có liên quan đến kinh doanh bất động sản, hợp đồng thuê và quản lý, sử dụng nhà chung cư.
  • Ưu tiên: Ứng viên từng làm việc tại chủ đầu tư bất động sản, tập đoàn đa ngành có hoạt động đầu tư – khai thác bất động sản, đơn vị Leasing hoặc có kinh nghiệm làm việc/giám sát nhà cung cấp dịch vụ vận hành chuyên nghiệp.

  3. Kỹ năng:

  • Kỹ năng phối hợp, điều phối và giám sát các đầu mối Leasing, Ban quản lý tòa nhà và đối tác vận hành.
  • Kỹ năng giao tiếp, làm việc với khách thuê/đối tác; nắm bắt và rà soát các điều khoản hợp đồng thuê.
  • Kỹ năng theo dõi, kiểm soát chất lượng dịch vụ, tiến độ công việc và mức độ tuân thủ cam kết của đối tác.
  • Kỹ năng tổng hợp, phân tích số liệu về tỷ lệ lấp đầy, doanh thu, công nợ, ngân sách và chi phí vận hành.
  • Kỹ năng nhận diện rủi ro, xử lý tình huống, tiếp nhận phản ánh và phối hợp giải quyết khiếu nại.
  • Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel và PowerPoint.
  • Tiếng Anh tốt trở lên.
  • Nữ giới là một lợi thế.

  4. Thái độ làm việc:

  • Chính trực, khách quan, bảo mật và tuân thủ quy trình, quy định của Tập đoàn;
  • Chủ động, trách nhiệm, có tư duy dịch vụ và tư duy kinh doanh; khách quan trong đánh giá, giám sát và kiểm soát chất lượng vận hành, hiệu quả khai thác cũng như trải nghiệm khách thuê/cư dân.

  Quyền lợi

  • Chăm sóc sức khoẻ: Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định và khám sức khỏe định kỳ;
  • Đào tạo: Cơ hội đào tạo, nâng cao chuyên môn và kỹ năng quản lý;
  • Hoạt động nhóm: Teambuilding và các chế độ phúc lợi theo chính sách của Tập đoàn.
  • Khác: Thu nhập và chế độ phúc lợi cạnh tranh theo chính sách của Tập đoàn; Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tham gia các dự án bất động sản quy mô lớn; Cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến theo năng lực;