Tuyển dụng Thư Ký Dự Án tại Hồ Chí Minh

Hồ sơ và điều phối dự án

• Soạn thảo, gửi và lưu trữ hợp đồng với khách hàng, thầu phụ, nhà cung cấp; công văn, thông báo, biên bản họp, báo cáo.
• Quản lý hồ sơ từng dự án: thiết kế, nghiệm thu, bàn giao, hoàn công, CO/CQ, bảo hành thiết bị; nhắc hạn hợp đồng, bảo hành, bảo lãnh, chứng chỉ.
• Lên lịch họp, ghi biên bản, theo dõi đầu việc; tổng hợp báo cáo tiến độ thi công và báo cáo O&M định kỳ gửi khách hàng.
• Điều phối, trao đổi hành chính giữa các phòng ban, công trường, khách hàng và thầu phụ.

Thanh toán và hành chính

• Lập đề nghị thanh toán; hồ sơ nghiệm thu khối lượng, thanh toán với thầu phụ và nhà cung cấp; hỗ trợ hồ sơ thanh toán/thu tiền từ khách hàng.
• Theo dõi chi phí hành chính và lập báo cáo định kỳ cho quản lý.
• Theo dõi chấm công, lịch công tác, nghỉ phép; hồ sơ nhân sự, hồ sơ an toàn lao động và hồ sơ thầu phụ.
• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản văn phòng và lịch bảo trì.

Ứng dụng AI

• Dùng AI soạn nháp công văn, email, biên bản; tóm tắt họp, hợp đồng; dịch tài liệu kỹ thuật; chuẩn hóa mẫu biểu và báo cáo lặp lại.
• Kiểm tra lại nội dung AI tạo ra trước khi gửi; không đưa thông tin mật của khách hàng lên công cụ chưa được công ty cho phép.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kỹ thuật, Kinh tế, Quản trị hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký dự án hoặc hành chính dự án và từng làm ở công ty xây dựng, kỹ thuật, năng lượng là lợi thế.
• Thành thạo Word, Excel, Email, lưu trữ đám mây; tiếng Anh đọc hiểu cơ bản
• Cẩn thận, chủ động, giao tiếp và xử lý tình huống tốt; có khả năng phối hợp nhiều bộ phận.
• Điểm mạnh về AI: Ưu tiên: đã dùng hoặc sẵn sàng học các công cụ AI (Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot…), biết viết prompt, có thói quen kiểm chứng kết quả; biết Excel/Google Sheets nâng cao hoặc tự động hóa đơn giản.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: 12.000.000đ - 15.000.000đ hoặc thỏa thuận theo năng lực
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ ngơi theo quy định.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và các phúc lợi khác theo quy định của Pháp luật
• Teambuilding định kỳ