Tuyển dụng Senior Admin tại Hồ Chí Minh

YÊU CẦU ĐẶC THÙ

Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động Administration dùng chung cho TCL GROUP; đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ sở vật chất và dịch vụ hành chính vận hành liên tục, tài sản được quản lý chặt chẽ, chi phí được kiểm soát và các nhu cầu hỗ trợ nội bộ được đáp ứng đúng thời hạn.

Đóng vai trò đầu mối phối hợp giữa HCNS, các phòng ban và nhà cung cấp trong việc chuẩn hóa, cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ Administration của toàn hệ thống

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

• 1.1. TRÁCH NHIỆM:
• 1.1.1. Quản lý văn phòng & cơ sở vật chất – Office & Facility Management
  • Theo dõi và đảm bảo điều kiện làm việc tại các văn phòng thuộc phạm vi TCL GROUP
  • Quản lý các dịch vụ điện, nước, vệ sinh, cây xanh, máy lạnh, pantry, phòng họp và các tiện ích văn phòng.
  • Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo trì cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.
  • Kiểm tra tình trạng văn phòng định kỳ; chủ động phát hiện và đề xuất xử lý các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động.
  • Theo dõi việc thực hiện 5S và tiêu chuẩn môi trường làm việc tại các đơn vị.
• 1.1.2. Mua sắm & quản lý nhà cung cấp – Procurement & Vendor Management
  • Tiếp nhận, tổng hợp và thực hiện nhu cầu mua sắm VPP, nhu yếu phẩm, đồng phục, quà tặng, thiết bị và các dịch vụ hành chính.
  • Tìm kiếm, khảo sát, lấy báo giá và so sánh nhà cung cấp.
  • Thực hiện hồ sơ đề nghị mua hàng/đề nghị thanh toán theo quy trình.
  • Theo dõi tiến độ giao hàng và nghiệm thu chất lượng hàng hóa/dịch vụ.
  • Quản lý danh sách và hồ sơ nhà cung cấp Administration.
  • Định kỳ đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: chất lượng, giá, SLA, khả năng đáp ứng và thái độ phục vụ.
  • Đề xuất thay thế hoặc phát triển nguồn nhà cung cấp dự phòng.
• 1.1.3. Quản lý tài sản & công cụ dụng cụ – Asset & CCDC Management
  • Quản lý việc cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản và công cụ dụng cụ.
  • Cập nhật danh mục và tình trạng sử dụng tài sản.
  • Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ.
  • Theo dõi việc sửa chữa, bảo trì và thanh lý tài sản theo quy định.
  • Kiểm soát việc bàn giao/thu hồi tài sản khi nhân viên nhận việc, điều chuyển hoặc nghỉ việc.
  • Đảm bảo dữ liệu tài sản thực tế và hồ sơ quản lý được cập nhật đầy đủ, chính xác.
• 1.1.4. Lễ tân, công văn & phòng họp – Front Office Administration
  • Kiểm soát hoạt động tiếp đón khách, tổng đài và hướng dẫn khách đến làm việc.
  • Quản lý thư từ, chuyển phát nhanh, công văn đến/đi và hồ sơ hành chính.
  • Điều phối việc đăng ký, chuẩn bị và sử dụng phòng họp.
  • Phối hợp chuẩn bị tiếp khách, nước uống, hậu cần khi BOD/Management có khách hoặc tổ chức họp.
  • Đảm bảo hình ảnh khu vực Reception và không gian tiếp khách luôn chuyên nghiệp.
• 1.1.5. Quản lý chi phí & hợp đồng hành chính
  • Theo dõi ngân sách và các khoản chi phí Administration định kỳ.
  • Kiểm soát các chi phí điện, nước, chuyển phát, VPP, hun trùng định kỳ, vệ sinh, cây xanh, sửa chữa, thuê dịch vụ và các chi phí hành chính khác.
  • Theo dõi thời hạn hợp đồng nhà cung cấp và chủ động thực hiện gia hạn/tái ký theo quy trình.
  • Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, đối soát và thanh toán.
  • Phân tích các khoản chi phí bất thường và đề xuất giải pháp tiết kiệm.
  • Lập báo cáo chi phí Administration định kỳ phục vụ công tác quản trị.
• 1.1.6. Dịch vụ nhân viên & hoạt động nội bộ – Employee Services
  • Thực hiện/cùng HR triển khai cấp phát đồng phục, thẻ nhân viên và các vật dụng phục vụ công việc.
  • Phối hợp triển khai khám sức khỏe định kỳ và các chương trình chăm sóc nhân viên theo kế hoạch.
  • Tham gia tổ chức sinh nhật, lễ/Tết, Team Building, Year End Party và các hoạt động nội bộ.
  • Chuẩn bị hậu cần cho đào tạo, hội họp và các chương trình của Công ty.
  • Phối hợp khảo sát và cải thiện môi trường làm việc.
• 1.1.7. Quản lý xe hành chính & hỗ trợ công tác
  • Điều phối lịch sử dụng xe hành chính theo nhu cầu được phê duyệt.
  • Theo dõi lịch làm việc của tài xế.
  • Theo dõi nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và các hồ sơ liên quan đến xe hành chính.
  • Phối hợp chuẩn bị phương tiện và các nhu cầu hậu cần phục vụ công tác.
  • Kiểm soát việc sử dụng xe đúng mục đích, an toàn và tiết kiệm.
• 1.1.8. Quản trị, báo cáo & cải tiến Administration
  • Xây dựng/cập nhật checklist, hướng dẫn và SOP Administration thuộc phạm vi phụ trách.
  • Theo dõi SLA xử lý yêu cầu hành chính.
  • Tổng hợp Dashboard Administration: chi phí, mua sắm, tài sản, vendor, facility và yêu cầu nội bộ.
  • Phân tích các vấn đề lặp lại và đề xuất hành động khắc phục.
  • Chủ động ứng dụng công nghệ, workflow và công cụ số để giảm thao tác thủ công.
  • Thực hiện báo cáo định kỳ/đột xuất cho quản lý.
  • Thực hiện các nhiệm vụ Administration khác theo phân công phù hợp với chức năng vị trí.

1.2. QUYỀN HẠN:

• Chủ động xử lý các yêu cầu Administration trong phạm vi quy trình, ngân sách và thẩm quyền được giao.
• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp về báo giá, tiến độ, chất lượng và SLA.
• Yêu cầu nhà cung cấp khắc phục hoặc thực hiện lại dịch vụ chưa đạt yêu cầu.
• Yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin cần thiết để xử lý yêu cầu hành chính.
• Đề xuất lựa chọn, thay đổi hoặc bổ sung nhà cung cấp.
• Đề xuất phương án mua sắm, sửa chữa, bảo trì và cải thiện môi trường làm việc.
• Đề xuất giải pháp kiểm soát và tối ưu chi phí Administration.
• Hướng dẫn và kiểm tra công việc của Admin Staff theo phạm vi được phân công.
• Tạm dừng việc nghiệm thu dịch vụ/hàng hóa khi phát hiện không đáp ứng yêu cầu và báo cáo cấp quản lý xử lý.

1.3. BÁO CÁO VÀ QUẢN TRỊ:

• Báo cáo trực tiếp: Deputy HR Manager / HR Manager.
• Phạm vi phối hợp: Các phòng ban TCL – ADC – KHP; Finance/Accounting; IT; BOD/Management; các nhà cung cấp dịch vụ.
• Hướng dẫn công việc: Admin Staff/Receptionist trong phạm vi được phân công.
• Báo cáo quản trị chính:
  • Administration Weekly Report.
  • Administration Monthly Cost Report.
  • Asset & CCDC Report.
  • Procurement/Vendor Status.
  • Facility & Maintenance Status.
  • Administration SLA.
  • Báo cáo sự cố hoặc chi phí bất thường.

Yêu cầu công việc

• Trình độ: Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Nhân sự, Kinh tế hoặc ngành liên quan.
• Kinh nghiệm:
  • Tối thiểu 04–05 năm kinh nghiệm tại vị trí ứng tuyển, ưu tiên môi trường Logistics, Freight Forwarding hoặc doanh nghiệp có nhiều văn phòng/chi nhánh.
  • Có kinh nghiệm trực tiếp quản lý nhà cung cấp, tài sản, mua sắm, tài sản, CCDC, tổ chức sự kiện nội bộ.
• Kiến thức chuyên môn: Hồ sơ, hợp đồng và quy trình thanh toán hành chính.
• Kỹ năng:
  • Lập kế hoạch và quản lý nhiều đầu việc song song.
  • Phân tích, so sánh báo giá và kiểm soát chi phí.
  • Giao tiếp và đàm phán nhà cung cấp.
  • Xử lý sự cố nhanh, logic và có khả năng theo sát đến khi hoàn thành.
  • Excel/Google Sheets tốt; có khả năng xây dựng báo cáo và dashboard.
  • Có tư duy kiểm soát chi phí và ứng dụng công nghệ trong Administration.
  • Tiếng Anh giao tiếp và xử lý email/tài liệu công việc là lợi thế.
• Phẩm chất: Chủ động, trách nhiệm và có tinh thần ownership, giao tiếp khéo léo, linh hoạt trong xử lý tình huống nhưng tuân thủ nguyên tắc và quy trình.

Quyền lợi được hưởng