[LOGISTICS] NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH - Admin Executive (HCM)

I. HÀNH CHÍNH – VẬN HÀNH VĂN PHÒNG (80%)
1. Quản lý hành chính văn phòng
•    Quản lý và duy trì hoạt động văn phòng hàng ngày: văn phòng phẩm, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
•    Theo dõi hợp đồng thuê văn phòng, điện nước, dịch vụ tòa nhà và các chi phí vận hành liên quan.
•    Kiểm soát tài sản văn phòng, lập báo cáo và đề xuất mua sắm, sửa chữa khi cần thiết.
•    Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu, công văn đi – đến theo quy định của công ty.
•    Theo dõi và kiểm soát ngân sách chi phí hành chính định kỳ.
2. Hỗ trợ Ban Lãnh đạo & Khách hàng
•    Đặt vé máy bay, xe, khách sạn, nhà hàng phục vụ công tác cho Ban Lãnh đạo và khách hàng đối tác.
•    Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ và đối ngoại tại chi nhánh (hội nghị, họp mặt, tiếp đón đối tác).
•    Lập kế hoạch và điều phối lịch công tác, cuộc hẹn khi được yêu cầu.
3. Lễ tân & Tiếp đón khách
•    Tiếp đón khách đến thăm văn phòng một cách chuyên nghiệp, lịch sự.
•    Hướng dẫn, sắp xếp phòng họp và điều phối thông tin giữa khách và các bộ phận liên quan.
•    Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email đến văn phòng chi nhánh.
II. NHÂN SỰ (HR SUPPORT) (20%)
4. Phối hợp tuyển dụng & Onboarding
•    Phối hợp chặt chẽ với Phòng HR tại Trụ sở chính (Hải Phòng) trong các hoạt động tuyển dụng tại chi nhánh.
•    Đăng tuyển, thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên theo yêu cầu của bộ phận liên quan.
•    Tổ chức và điều phối lịch phỏng vấn, tham gia đánh giá sơ bộ ứng viên.
•    Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới (onboarding): hợp đồng, hồ sơ, hướng dẫn nội quy, bàn giao thiết bị.
5. Vận hành nhân sự tại chi nhánh
•    Hỗ trợ theo dõi chấm công, nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên chi nhánh.
•    Cập nhật dữ liệu nhân sự và hỗ trợ các quy trình hành chính nhân sự định kỳ.
Lập và gửi các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Trưởng Chi nhánh và Phòng HR.
Yêu cầu ứng viên
Trình độ & Kinh nghiệm
•    Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Hành chính hoặc tương đương.
•    Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân hoặc Trợ lý văn phòng.
•    Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Vận tải, Logistics, hoặc Thương mại dịch vụ.
Kỹ năng chuyên môn
•    Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
•    Kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu tốt.
•    Có khả năng sử dụng các công cụ đặt vé/khách sạn trực tuyến (Traveloka, Booking.com, ...).
•    Đọc hiểu tiếng Anh cơ bản là lợi thế.
Kỹ năng mềm & Tố chất
•    Ngoại hình gọn gàng, thái độ chuyên nghiệp, thân thiện.
•    Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
•    Chủ động, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
•    Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả.
•    Biết cách ưu tiên công việc, quản lý thời gian tốt trong môi trường năng động.
Quyền lợi được hưởng
•    Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
•    Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả kinh doanh chi nhánh.
•    Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định Nhà nước.
•    Môi trường làm việc năng động trong lĩnh vực Vận tải & Logistics đang phát triển mạnh.
•    Được đào tạo nghiệp vụ và có cơ hội thăng tiến rõ ràng.
•    Teambuilding, du lịch công ty hàng năm.