Tuyển dụng [LOGISTICS] NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH - Admin Executive (HCM) tại Hồ Chí Minh

I. HÀNH CHÍNH – VẬN HÀNH VĂN PHÒNG (80%)

• 1. Quản lý hành chính văn phòng
• Quản lý và duy trì hoạt động văn phòng hàng ngày: văn phòng phẩm, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
• Theo dõi hợp đồng thuê văn phòng, điện nước, dịch vụ tòa nhà và các chi phí vận hành liên quan.
• Kiểm soát tài sản văn phòng, lập báo cáo và đề xuất mua sắm, sửa chữa khi cần thiết.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu, công văn đi – đến theo quy định của công ty.
• Theo dõi và kiểm soát ngân sách chi phí hành chính định kỳ.
• 2. Hỗ trợ Ban Lãnh đạo & Khách hàng
• Đặt vé máy bay, xe, khách sạn, nhà hàng phục vụ công tác cho Ban Lãnh đạo và khách hàng đối tác.
• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ và đối ngoại tại chi nhánh (hội nghị, họp mặt, tiếp đón đối tác).
• Lập kế hoạch và điều phối lịch công tác, cuộc hẹn khi được yêu cầu.
• 3. Lễ tân & Tiếp đón khách
• Tiếp đón khách đến thăm văn phòng một cách chuyên nghiệp, lịch sự.
• Hướng dẫn, sắp xếp phòng họp và điều phối thông tin giữa khách và các bộ phận liên quan.
• Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email đến văn phòng chi nhánh.

II. NHÂN SỰ (HR SUPPORT) (20%)

• 4. Phối hợp tuyển dụng & Onboarding
• Phối hợp chặt chẽ với Phòng HR tại Trụ sở chính (Hải Phòng) trong các hoạt động tuyển dụng tại chi nhánh.
• Đăng tuyển, thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên theo yêu cầu của bộ phận liên quan.
• Tổ chức và điều phối lịch phỏng vấn, tham gia đánh giá sơ bộ ứng viên.
• Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới (onboarding): hợp đồng, hồ sơ, hướng dẫn nội quy, bàn giao thiết bị.
• 5. Vận hành nhân sự tại chi nhánh
• Hỗ trợ theo dõi chấm công, nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên chi nhánh.
• Cập nhật dữ liệu nhân sự và hỗ trợ các quy trình hành chính nhân sự định kỳ.
• Lập và gửi các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Trưởng Chi nhánh và Phòng HR.
• Yêu cầu ứng viên
• Trình độ & Kinh nghiệm
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Hành chính hoặc tương đương.
• Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân hoặc Trợ lý văn phòng.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Vận tải, Logistics, hoặc Thương mại dịch vụ.
• Kỹ năng chuyên môn
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu tốt.
• Có khả năng sử dụng các công cụ đặt vé/khách sạn trực tuyến (Traveloka, Booking.com, ...).
• Đọc hiểu tiếng Anh cơ bản là lợi thế.
• Kỹ năng mềm & Tố chất
• Ngoại hình gọn gàng, thái độ chuyên nghiệp, thân thiện.
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
• Chủ động, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
• Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả.
• Biết cách ưu tiên công việc, quản lý thời gian tốt trong môi trường năng động.
• Quyền lợi được hưởng
• Mức lương cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và kết quả kinh doanh chi nhánh.
• Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định Nhà nước.
• Môi trường làm việc năng động trong lĩnh vực Vận tải & Logistics đang phát triển mạnh.
• Được đào tạo nghiệp vụ và có cơ hội thăng tiến rõ ràng.
• Teambuilding, du lịch công ty hàng năm.