Tuyển dụng Chuyên Viên Hỗ Trợ Văn Phòng tại Hồ Chí Minh

1. Hậu cần & Vận hành văn phòng

• Sắp xếp và quản lý chỗ ngồi làm việc cho CBNV.
• Chuẩn bị công cụ, dụng cụ và các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân sự mới.
• Quản lý và đảm bảo các dịch vụ văn phòng như cây xanh, nước uống, vệ sinh.
• Thực hiện đăng ký và quản lý danh sách gửi xe cho CBNV.
• Phối hợp hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ và hoạt động văn hóa của Công ty.

2. Công tác Lễ tân

• Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ và làm việc tại văn phòng.
• Trực tổng đài, tiếp nhận và chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
• Tiếp nhận, quản lý và thực hiện gửi/nhận thư từ, bưu phẩm, tài liệu.
• Sắp xếp, kiểm tra và đảm bảo phòng họp luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.

3. Điều phối với Ban Quản lý Tòa nhà

• Làm việc với Ban Quản lý Tòa nhà để phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến vận hành văn phòng.
• Thực hiện đăng ký hàng hóa, thiết bị ra/vào tòa nhà theo quy định.
• Tiếp nhận và xử lý công thư, thông báo định kỳ từ Ban Quản lý Tòa nhà.

4. Đối soát & Thanh toán chi phí

• Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi phí hành chính phát sinh.
• Thực hiện thủ tục thanh toán các khoản chi phí nội bộ và chi phí dịch vụ từ nhà cung cấp.
• Theo dõi hồ sơ, chứng từ và tiến độ thanh toán, đảm bảo đầy đủ và đúng quy trình.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên.
• Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Lễ tân/Hành chính hoặc công việc tương đương.
• Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp, thân thiện, ngoại hình chỉn chu.
• Có kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc và xử lý các tình huống phát sinh.
• Sử dụng tốt Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên có khả năng sử dụng tiếng Anh cơ bản trong công việc.
• Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và có tinh thần hỗ trợ.
• Có khả năng phối hợp với nhiều phòng ban và làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh

Quyền lợi được hưởng

• Hưởng chế độ BHYT, BHXH, BHTN theo quy định
• Phụ cấp ăn ca
• 12 ngày nghỉ phép có lương, nghỉ Lễ theo quy định
• Thưởng tháng 13+ Thưởng hiệu suất cuối năm (thưởng dựa trên kết quả kinh doanh/kết quả làm việc của Phòng ban và cá nhân trung bình 2-3 tháng lương gross)