Tuyển dụng Thư Ký Trưởng Phòng Pháp Chế

Hỗ trợ Trưởng phòng Pháp chế trong công tác hành chính, tổ chức công việc và quản lý thông tin hằng ngày; đảm bảo công việc đúng tiến độ và các đầu mối liên lạc được xử lý kịp thời.

Quản lý lịch làm việc, lịch họp của Trưởng phòng Pháp chế và chuẩn bị tài liệu liên quan khi có yêu cầu.

Tiếp nhận, sàng lọc và phân loại thông tin, cuộc gọi, email và văn bản gửi đến Trưởng phòng Pháp chế; xử lý hoặc chuyển tiếp đúng người phụ trách theo mức độ ưu tiên.

Soạn thảo, trình bày và rà soát lỗi hình thức các văn bản, công văn, biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu.

Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ được Trưởng phòng Pháp chế giao cho các thành viên trong phòng; tổng hợp tình hình và nhắc hạn khi cần.

Thu thập, tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ lập báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu.

Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ của Phòng Pháp chế.

Hỗ trợ liên hệ, phối hợp giữa Phòng Pháp chế với các phòng ban khác và đối tác/đơn vị bên ngoài theo chỉ đạo của Trưởng phòng.

Thực hiện các công việc hành chính, văn phòng khác liên quan đến hoạt động của Phòng Pháp chế theo phân công.

Các công việc phát sinh theo phân công của cấp trên, nếu có.

Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành chính văn phòng, Thư ký, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan; có kiến thức cơ bản về Luật là lợi thế, không bắt buộc.

Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký/trợ lý hành chính cho cấp quản lý, ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các công ty luật hoặc văn phòng luật.

Có kinh nghiệm sắp xếp lịch làm việc, quản lý hồ sơ và hỗ trợ hành chính cho cấp quản lý.

Có kinh nghiệm soạn thảo văn bản hành chính, biên bản họp.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường doanh nghiệp đa quốc gia.

Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

Khả năng tổng hợp, trình bày thông tin/báo cáo rõ ràng, chính xác.

Khả năng giao tiếp, phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban và đối tác bên ngoài.

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và chăm sóc quan hệ với các bên liên quan.

Thành thạo Microsoft Office.

Tiếng Anh tối thiểu IELTS 5.0 hoặc tương đương.

Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao với công việc được giao.

Chủ động, linh hoạt, chịu được áp lực công việc.

Trung thực, bảo mật thông tin.

Có tinh thần hỗ trợ và hợp tác tốt với các phòng ban.

Chính sách & Phúc lợi

• Lương 13 và Thưởng lợi nhuận theo kết quả kinh doanh.
• Thưởng chuyên cần hàng tháng.
• Đánh giá năng lực và điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
• Bảo hiểm sức khoẻ 24/7 cho cá nhân.
• Khám sức khoẻ định kỳ hằng năm do công ty tổ chức.
• Nghỉ phép 12 ngày/ năm và phép năm thâm niên.
• Làm việc từ xa 1 ngày/ tháng.
• Phát triển năng lực cá nhân thông qua các hoạt động đào tạo về chuyên môn và kỹ năng mềm do công ty tổ chức.
• Teambuilding hàng năm để nâng cao tinh thần đội nhóm trong tổ chức.
• Nhiều hoạt động gắn kết nội bộ: Friday hàng tháng, YEP, Trung Thu, Ngày phụ nữ 20/10, 8/3, Ngày nam giới và các dịp lễ khác.
• Chính sách chăm sóc sức khoẻ toàn diện, bao gồm sức khoẻ thể chất và tinh thần.
• Chương trình đào tạo hội nhập và Buddy đồng hành trong suốt thời gian thử việc.

Thời gian làm việc

Từ 8h30 – 18h00 (nghỉ trưa 1 tiếng rưỡi), từ Thứ 2 – sáng Thứ 7. Riêng sáng Thứ 7 tuỳ theo tính chất công việc mà làm việc tại nhà hoặc tại công ty.

Môi trường làm việc

• Luôn đề cao tinh thần hướng đến mục tiêu, chủ động và trách nhiệm trong công việc.
• Thúc đẩy sự tử tế thông qua giao tiếp hoà nhã và chính trực.
• Sử dụng lời nói tử tế bằng cách lắng nghe, phản hồi tích cực và đóng góp thẳng thắn mang tính xây dựng.
• Hành động với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và biểu hiện lòng biết ơn khi nhận được sự giúp đỡ.